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by 엘프화가 Sep 27. 2023

GTD 실전 편 I. 폴더관리

실제 GTD 폴더관리는 어떻게 이루어질까?

GTD 실전 편

안녕하세요. 엘프화가 조지훈입니다.
신기현 님의 요청으로 GTD 실전 편을 준비하였는데요.
적다 보니, 분량이 넘쳐서;;; 2~3 챕터로 나누어서 이야기할 예정입니다.

실전 편 I. 폴더 관리

실전 편 II. 프로세스 관리

오늘 드릴 이야기는 폴더 관리를 어떻게 하는가에 대한 이야기입니다.

모든 것이 프로젝트다

저는 GTD추종자지만, 청개구리 같은 성격이라 데이비드 앨런의 설명을 그대로 따르지는 않습니다.
좀 더 연구하고 제 취향대로(?) 발전시켜 사용하고 있습니다.

모든 프로젝트는 하위 프로젝트로 나눌 수 있다.

액션은 사실 하위 프로젝트를 '행동'으로 표현한 것이다.

반대로 프로젝트는 상위 프로젝트로 얼마든지 묶을 수(분류할 수) 있다.

하나의 프로젝트는 목표에 따라 여러 상위 프로젝트에 동시에 속할 수 있다. ('감자사기'는 장보기 프로젝트와 카레 만들기 프로젝트, 퇴근길 프로젝트에 동시에 속한다.)

초점의 지평선(horizon of focus)은 상위 프로젝트들과 그 목표를 의미한다.

모든 프로젝트의 최상위 프로젝트는 '삶'이다.

프로젝트는 오로지 하위 프로젝트와, 프로젝트 지원 재료로만 구성된다.

이 부분에 대해서는 언젠가 자세하게 설명하고, 이번 시간에는 위 개념을 토대로, 제가 실제 사용하는 GTD 폴더들을 소개하며 설명해 볼까 합니다.

Life 폴더

당신의 삶을 통해 당신이 이 행성에서 하기 위해 여기 있는 일은 무엇입니까?

데이비드 앨런은 초점의 지평선(Horizon of Focus)의 5단계 '목적과 원칙'에서 삶의 목표를 이야기합니다.

저에게 초점의 지평선은 상위 프로젝트이며, 삶(Life)을 최상위 프로젝트로 정의해서 관리합니다.

이 프로젝트는 유일하게 제가 죽을 때 끝나는 프로젝트기도 합니다. 제가 하는 모든 프로젝트들. 숨 쉬고, 일하고, 성장하고, 사랑하는 모든 것들은 '와이프님과 더 행복한 삶', 내가 숨을 거둘 때 '그래, 내 삶은 나쁘지 않았어'라고 말할 수 있는 것을 이 프로젝트의 목표이자 결과물로 삼고 있습니다.

아래는 Life 프로젝트 폴더의 모습입니다. 구글드라이브를 통째로 쓰고 있죠.
폴더 관리 툴은 Total Commander를 사용합니다.

2023 - 2023년 프로젝트들을 관리합니다. 올해가 토끼띠라 토끼모양 아이콘을 사용했습니다.

RESOURECs - 제가 만들었고, 재 사용할 것들이 들어있습니다. 강연자료/집필자료/판매용 3D리소스 등이 포함되어 있습니다.

REFERENCEs - 제가 만들지 않았지만, 참고해야 할 것들이 들어있습니다.

Archive - 2022년 이전에 끝난 프로젝트들이 담겨있습니다.

SomedayMayBe - GTD하시는 분들은 익숙한 개념이겠네요. 언젠가/아마도 항목으로 언젠가 할 것 같은 프로젝트를 담아두었습니다.

_setting - 제가 늘 사용하는 툴 세팅 파일들을 모아두었습니다.

TotalCommander 화면입니다.

앞서, 프로젝트는 하위 프로젝트와 프로젝트 지원 재료로만 구성한다고 말씀드렸습니다.
Life 프로젝트 역시 2023만 제가 해야 하는 하위 프로젝트들이고, 나머지는 'Life'라는 프로젝트를 더 잘 꾸리기 위한 프로젝트 지원 재료입니다.

폴더 하나하나 살펴볼까요?

Life/2023 폴더 - 2023년 진행 중인 폴더

데이비드 앨런은 프로젝트를 '1년 이내'로 제한하라고 이야기합니다.
1년 이상은 관리하기 힘드니까요.

저 역시 Life 프로젝트 이외에는 연도별로 묶어서 관리하고 있습니다. 올해는 2023년 폴더네요. 역시 아이콘을 이용해서 좀 더 이쁘게 / 구별하기 좋게 구성합니다.

(A)~(C) : 우선순위가 있는 프로젝트는 주로 제가 해야 하는 일들입니다. 가장 먼저 끝내야 하는 일들이기도 합니다.

x 날짜 형태: 종료한 프로젝트들은 종료날짜를 기재하고, 앞에 x를 붙입니다.

그 외 폴더: 급하지는 않으며, 중간중간 치고 들어오거나 꾸준히 관리해야 하는 일들입니다. 브런치 글쓰기도 이 중 하나죠.^^

Index.md: 2023년부터 5년 이후의 방향까지 적어둔 문서입니다. GTD 초점의 지평선 중 4번째인 '3~5년 비전'에 가깝습니다.

in-tray.txt: 주간 목표를 적어둡니다. 휴대폰 위젯으로 동기화되며, 매주 주간리뷰를 하면서 다음 주 목표를 새롭게 작성합니다.

rabbit-face_1f430: 폴더용 토끼아이콘입니다.

Total Commander를 사용하면 폴더 순서나, 폴더 이름에 따라 색상도 설정할 수 있어 편리합니다.

Life/2023/(A) XXX 폴더

2023년 프로젝트들 중 하나를 보겠습니다. 이 프로젝트는 집필 관련 프로젝트입니다.

TODO : 할 일 = 서브 프로젝트들을 모아두었습니다.

BrainStorming : 아이디어 마인드맵을 정리합니다.

Fonts : ExcaliDraw용 폰트들을 보관합니다.

MD : 집필 중인 글 폴더입니다. 옵시디언 MD파일로 작업합니다.

PNG : 집필에 필요한 이미지를 모아두는 폴더입니다.

OUTPUTs : 집필이 끝나고 전달하기 위한 최종출력물을 보관합니다.

REFERENCEs : 집필하는 책에 들어가진 않지만, 참고할 내용을 담습니다.

@편집자 이름 : 집필을 하다 보면 특정 편집자와 꾸준히 메일/카톡 등으로 연락을 하게 됩니다. 특정 인물과 주고받는 내용은 @이름 폴더를 만든 다음 내부에 날짜별로 정리합니다.

joystick_1f579-fe0f : 조이스틱 아이콘입니다.

앞서 Life폴더처럼, 프로젝트는 서브 프로젝트와 프로젝트 지원재료로 나눌 수 있습니다.

Life 폴더로부터 한꺼번에 보면 아래와 같습니다.
프로젝트 = 하위 프로젝트 리스트 + 프로젝트 지원재료의 구조가 마트료시카처럼 이어집니다.

프로젝트라는 동일한 구조가 반복되므로, 통일성을 유지하면서도 세부로 나누어가며 유연한 관리가 가능합니다.

Life/RESOURCEs & Life/REFERENCEs - 숙성육과 오븐

저는 디지털 크리에이터입니다.
그래서 프로젝트 대부분 디지털 자료를 사용하고, 그 결과 역시 디지털 자료로 남게 됩니다.

RESOURECEs 폴더는 프로젝트가 끝난 뒤, 재사용할 것들을 모아 정리하는 장소입니다.
강연을 하든, 판매용 제품을 만들든, 개인 프로그램을 만들어 사용하든, 웹툰용 3D캐릭터를 만들든, 만든 것들은 재사용을 위해 꾸준히 관리하고 보충하게 됩니다.

REFERENCEs와 유사하지만 나에게 저작권이 있는가, 혹은 팔 수 있는가 유무에 따라 REFERENCEs와 RESOURCEs로 나누고 있습니다.

요리로 치자면 RESOURECs는 손님에게 직접 나갈 특제 숙성 고기나 육수, REFERENCEs는 손님에게 나가진 않지만, 요리에 필요한 칼이나 오븐에 가깝겠네요.

아래는 RESOURCEs 폴더입니다. 제가 진행한 것들을 카테고리별로 모으고 있습니다. 역시 TODOSLASH 문법과 아이콘으로 분류하고 있습니다.

아래는 REFERENCEs 폴더입니다.
이곳은 제가 만들지 않은 외부의 참고자료들이 모여 있습니다.
차이점이 보이시나요?

덤. PROGRAMs 폴더는 양쪽에 있습니다. 하지만 각각 차이는 있습니다.
REFERENCEs에는 외부에서 다운로드한 스크립트나, 플러그인, 모델 등이 / RESOURCEs에는 제가 만든 스크립트, 플러그인, 모델 등이 들어가게 됩니다.

필요한 것들 중 찾을 때는, 내가 만든 것인지 남이 만든 것인지 판단하고, 찾아가게 되지요.

끝으로 Index.md 파일은 앞서와 마찬가지로 각각 해당 폴더의 방향성을 정리하고 있습니다.

Life/SomedayMayBe

GTD의 SomedayMayBe 개념은 '언젠가/아마도'의 개념입니다.

이 폴더는 친구들이랑 대화하다가, 혹은 갑자기 해야지!라고 떠올렸지만, 당장 할 것은 아닌 것들을 정리하고 있습니다.

여기 폴더의 내용은 평소에 보진 않습니다. 검토할 시기는 보통

프로젝트 하나가 끝났을 때: 다음 프로젝트를 준비할 때, 시작할 만한 것은 없는지 검토합니다.

상반기/하반기 종료 때: 상반기, 하반기를 리뷰하고 다음 분기 목표를 설정하면서 검토합니다.

Life/Archive - 끝난 프로젝트들의 무덤

끝으로 Archive는 제가 지금까지 진행했던 완료 프로젝트들을 모으는 곳입니다.
결혼 전부터 시작해 거의 20년 분량이네요. 와우.

TODOSLASH문법으로 폴더명을 통일해 두었기 때문에, 필터링이나 검색으로 손쉽게 원하는 자료를 찾을 수 있고, 타임라인처럼 한눈에 20년의 흐름을 확인할 수 있도록 하위 폴더 없이 한 줄로 구성하고 있습니다.

2022년까지 이어집니다.

Archive 폴더 관리시점

Archive는 매년 말에 포스트모템을 하면서 정리합니다. 한 해동안 열심히 진행완료한 프로젝트들을 다시금 돌이켜보며 이곳으로 한꺼번에 옮기게 되죠..
올해 2023년도가 끝나가게 되면 2023 폴더에서 끝난 프로젝트들을 이곳으로 옮길 것입니다. 끝나지 않은 프로젝트는 2024 폴더로 옮겨 계속 진행할 테고요.

끝난 프로젝트는 앞서 x 연월일 형태로 이미 만들어두었기 때문에 잘라 붙여 넣기만 하면 관리가 끝납니다.