중요한 일 vs 급한 일

일정관리와 아이젠하워 우선순위 원리

일정관리(Schedule Management) 또한 중요한 소프트 스킬 중 하나이다. 제 시간에 업무가 처리되지 않는 문제는 업무 중 가장 많이 직면하는 갈등 유형 중 하나일 것이다. 업무 기한을 지나치게 낙관적(Optimistic)이거나 야심 차게(Ambitious) 설정하면 제 시간에 처리하지 못할 수 있다. 이 경우 담당자는 과도한 스트레스를 받을 수 있고 기한 내 완성하지 못하는 경우가 많아 목표대비 상대적인 성과 측면에서도 부정적인 평가를 받기 쉽다. 반대로 과도하게 보수적(Conservative)으로 계획하면 업무가 루즈해져서 절대적인 성과가 저하될 수 있다. 

큰 틀에서 보면 일정 관리도 위험성 관리(Risk Management)의 하나라고 볼 수 있고, 업무적으로 보면 매출 등의 목표 관리(Goal Management) 또한 유사한 속성을 갖는다. 목표를 너무 낮게 잡으면 동기부여가 저하되어 더 할 수 있어도 노력하지 않는 부작용이 발생할 수 있다. 반대로 목표를 너무 높게 잡으면 직원 입장에서 비현실적이라 여겨져 동기부여에 실패하게 될 것이다. 이러한 딜레마 속에서 효과적인 위험성 관리를 통해 밸런스(Balance)를 잡을 수 있을 것이다. 일정이나 목표를 계획함에 있어 발생 가능한 최상(Best) 및 최악(Worst)의 시나리오를 면밀하게 분석하고, 각종 변수들에 대한 검토 및 이에 대한 대책(Countermeasure)을 사전에 준비하는 것이 방법이 될 것이다.

 일정관리 측면에서 부딪치는 딜레마가 있다. 직장인들은 참 바쁘다는 것. 출근해서 메일 함을 열면 수십 통의 읽지 않은 이메일이 기다리고 있고, 각종 회의에 이리저리 불려 다니다 보면 정말이지, 할 일이 끝이 없다. 그러다 동료 업무를 도와주고 잠깐 이야기를 나누다 보면 어느새 하루가 끝나 있다. 그런데, 막상 이렇게 정신없는 일과를 마치고 하루를 돌아보면 정작 계획했던 일은 손도 못 댄 경우가 허다하다. 혹시라도, '나 오늘 대체 뭐했지?' 하는 생각이 든다면.., 모든 회사원들이 그런 것은 아니겠지만 (심지어 하루 종일 한가한 직장인도 없진 않을 것이다) 바쁜 일상은 지극히 자연스러운 일이니 자책할 필요는 없다. 그렇다고, 계속 이런 상태를 유지하는 게 바람직하다고는 못 하겠다. 효율적이고 효과적인 시간관리를 위해 업무에 대한 우선순위를 세우는 것(Prioritization)이 중요하다. 

이에 앞서 중요한 일(Important task)과 급한 일(Urgent task)을 구분할 필요가 있다. 우리는 흔히 이 두 가지를 혼동하는 경향이 있다. 예를 들어, 직장상사나 동료가 급하다 재촉하면 은연 중에 '중요한' 일로 착각하기 쉽다. 하지만, 이 두 가지는 서로 다른 독립적인 개념이다. 중요한 일은 개인 또는 회사의 목표(Goal)에 영향을 미치는 업무이다. 커리어에 대한 고민과 계획이 이에 해당될 수 있을 것 같다. 반면, 급한 일은, 비용청구 보고서를 제출 등과 같이, 기한(Deadline)이 임박하거나 이미 지나서 즉각적인 행동이 요구되는 업무를 가리킨다. 중요하다고 해서 반드시 급한 것은 아니고, 급하다고 해서 반드시 중요한 것이 아닐 수 있다. 

아이젠하워(Eisenhower) 미국 34대 대통령(1953년 ~ 1961년)은 업무를 중요성(Importance)과 긴급성(Urgency)에 따라 우선순위(Priority)를 정하는 원리를 고안하였다. 주어진 업무에 대해 중요한지 아닌지, 급한지 아닌지 두 가지 축에 따라 네 부분으로 구분하고 이를 바탕으로 행동지침을 결정하기 때문에 아이젠하워 의사결정 행렬(Eisenhower Decision Matrix)이라고 부른다.

이미지 출처: 위키피디아 First Things First (https://en.wikipedia.org/wiki/First_Things_First_(book))

이 원리에 따르면 업무는 크게 네 가지로 분류할 수 있다. 먼저, 중요하고 급한 일이다. 매니저에 당장 보고해야 하는 중요 문서를 검토하는 업무가 이에 해당될 수 있다. 이러한 업무는 말할 필요도 없이 최우선적으로 실행해야(Do) 한다. 그 다음은 중요하지만 당장 급하진 않은 일이다. 일상에서는 건강관리를 위한 운동, 업무적으로는 전문성 강화를 위한 교육이 이에 해당될 것이다. 장기적으로 중요하긴 하지만 급한 일상으로 시달리다 보면 차일피일 미뤄지고 놓치기 쉽다. 이를 실행에 옮기기 위해서는 구체적인 일정(Schedule) 또는 계획(Plan)을 세우는 것이 좋다. 세 번째는 급하지만 딱히 중요하진 않은 일이다. 타인에게 중요한 업무를 지원하는 경우, 이에 해당될 수 있다. 상대적으로 우선순위는 떨어지므로 다른 중요한 일들이 남아 있다면 다른 동료에게 위임(Delegate)하여 대응할 수 있다. 이때, 해당 업무의 진행사항을 어느정도 확인하면서 필요한 부분을 지원할 수도 있다. 마지막은 중요하지도, 급하지도 않은 일이다. 이러한 일은 시간낭비라고 간주해도 된다. 할일 목록(To do list)에서 과감히 지워버리고(Eliminate) 중요한 일에 집중(Focus)하자.