구글시트 활용 - 업무 효율화 장난감 소개
근태 알림, Jira 목록 조회, Slack 칭찬 수집
제목 길이 제한 때문에 장난감 이름을 쓰지 못하는 아픔이 있네요.
소제목에 있는 것처럼 근태 알림, Jira 목록 조회, Slack 칭찬 통계 알림에 대해 간단히 소개합니다.
2022년이 된 것이 얼마 전인 것 같은데 벌써 5월이 되었고, 새로운 곳에서 업무를 한지도 이제 3개월(수습기간)이 다 되어가고 있네요. 지난 3개월간의 주요 업무 내용을 개인(private) 노션에 적어보다가, 언제나 그렇듯 업무 효율화를 겸해서 만든 장난감 몇 가지가 있어서 브런치에도 소개를 해봅니다.
예전에는 구글시트, Zapier, 잔디를 활용한 내용이 많았는데요, 현재 회사는 잔디가 아닌 Slack을 메신저로 사용하고 있고 Zapier는 쓰고 있지는 않고 있습니다. 그래도 몇 가지 간단한 것들은 만들어 볼 수 있었고 팀 업무에 활용해보고 있습니다.
예전 글들과 마찬가지로 결과 내용만 소개를 일단 해보고, 새롭게 사용해 본 Slack의 workflow 부분은 차후에 좀 더 다뤄볼 예정입니다.
#1. Jira Viewer
이 부분은 예전에 사용했던 시트의 일부 기능을 수정한 버전인데요, 기존 시트가 WBS와 유사하게 보이는 형태였던 반면에 이번 시트는 스프린트 단위로 계층 구조를 잘 보이게 구성을 했습니다.
(예전 Jira Viewer 관련 글 : https://brunch.co.kr/@muyeolhong/18)
이 시트는 사실 제가(팀원들이 아니라) 필요해서 만들게 되었습니다. 각 실무자들은 Jira 안의 기능만으로도 본인이 담당하는 개별 task 들을 별문제 없이 파악을 할 수 있는데요, 제가 20명에 가까운 인원들의 task를 전체적으로 살펴보려고 할 경우에는 파악하기 힘든 경우가 있었습니다.
현재 저희 Squard의 경우 스토리와 작업 간의 연결을 만드는 형태가 대부분인데, 작업 밑에 하위 작업이 추가로 있는 경우는 논리적으로 2-depth의 구조가 되지만 Jira 안에서는 이런 목록을 트리 형태로 볼 방법이 없는 상태입니다.
결과적으로 아래와 같이 제가 원하는 형태의 순서로 depth를 포함한 목록이 보이는 구조를 만들었고, 필요한 경우 스프린트와 Assignee 필터를 활용해서 볼 수도 있습니다.
그래서 만든 Jira Viewer#2. 근태 알림
근태 알림은 기존의 조직과 운영 상태가 달라서 적용한 방법도 많이 다른 상태입니다.
(예전 근태 알림 관련 글 : https://brunch.co.kr/@muyeolhong/11)
예전의 경우는 회사의 공식 프로세스가 없는 상태에서 팀원들이 서로의 시간을 잘 파악하기 위해 시트에 각자 입력한 값을 메신저에 보여주는 형태였지만, 지금은 flex를 통해 입력을 하는 과정은 있지만 서로의 시간을 알기는 불편한 상황을 해결해 보려는 시도입니다.
등록된 정보를 연동할 수 있었으면 좋았겠지만, 현재 flex 라이선스가 API를 쓸 수는 없는 상태로 보여서 일단은 휴가가 등록되거나 재택 신청이 등록될 때 메일이나 flex 알림으로 매니저인 제가 알 수 있는 점을 활용했습니다. 시트에 제가 해당 정보를 기록하는 수작업 파이프라인으로 일단 데이터는 만들어서 동작을 확인 중인 것이죠. (나중에 이 부분은 개선을 해야겠죠)
일단은 손으로 입력!그 이후에 날짜별로 시트 데이터 가공 및 슬랙 알림 메시지 구성해서 발송하는 부분의 상세는 다음 기회에...
슬랙 근태 알림결과적으로 위와 같은 형태의 슬랙 알림으로 조금은 편하게 동료분들의 근태 현황을 알 수 있는 상태인데요, 몸이 아프거나 해서 급하게 재택이나 휴가를 결정하는 경우에는 당일에 기안으로 올리게 되어서, 오전 9시뿐만 아니라 오후 1시에도 알림을 넣어서 보완을 하고 있습니다.
추가로 현재는 저만 시트 안에서 보고 있는 내용인데요, 날짜가 잘 입력이 되었는지 등을 살펴보기 위해 달력 형태로도 볼 수 있게 구성을 해서 활용을 하고 있습니다.
일단 저만 활용하고 있는 달력 뷰#3. 칭찬 문화 만들기 - 파일럿
이 부분은 차후에 아주 많이 발전이 되어야 할 부분인데요, 현재는 어떻게 하면 좋을지 얘기를 나누기 위해 간단한 파일럿 형태로만 만들어서 테스트 중입니다.
다른 회사의 칭찬 문화에 대한 글이 내부에 공유되면서 HeyTaco(https://www.heytaco.chat/) 서비스와 같은 것을 도입하면 어떨까 하는 얘기들이 있었다는 것을 알게 된 것이 출발점이 되었습니다. (제가 입사하기 전 메시지 히스토리)
해당 서비스의 경우 인원당 비용이 들어가는 형태여서 바로 활용하기는 어려운 점이 있는데요, 간단하게나마 이미 서로의 글에 대해서 리액션(이모지)을 하고 있는 부분을 활용하는 형태로 파일럿 장난감을 만들었습니다. 아마도 아이디어가 차후에 정리가 되면 여러 기능을 추가하지 않을까 생각됩니다.
오전에 올라오는 슬랙 칭찬 통계 알림참고로 Zapier가 없는 상태에서 타이머나 액션 트리거링을 하는 것을 어떻게 해야 하나 고민이 있었는데, 슬랙 자체적으로 간단한 workflow는 지원을 하고 있는 것을 알게 되어서 쉽게 구현을 할 수 있었습니다.
장난감 소개는 일단 이렇게 마무리하고, 차후에 좀 더 구성이 정리되면 개별적으로 만드는 과정을 포함한 글을 써볼까 합니다.
