[북리뷰] 직장에서 쓸모 있는 고수의 업무노트
고수의 노하우로 업무 생산성을 높여보자
업무를 잘하는 사람들은 그들만의 노하우가 있습니다. 옆에서 보면 별다른 것이 없어 보이지만, 일의 성과와 속도는 다르게 나타나는데요. 정병익 님의 “직장에서 쓸모 있는 고수의 업무노트”에서 업무 고수들의 숨겨진 비결의 몇 가지를 알 수 있었습니다. 이 책은 일과 업무를 더 잘하고자 하는 직장인들에게 도움이 될 40가지의 내용을 법칙으로 정리하고 있는데요. ‘법칙’이라기보다는 ‘업무 스킬’이나 보유하면 도움이 될 ‘역량’에 대한 내용으로 이해하시면 좋을 것 같네요.
[출처] 리디북스, https://ridibooks.com/books/2855000035책은 총 2부 - 작은 차이, 기본기 - 로 구성되어 있으며 주제별로 해외 사례나 논문의 내용을 소개하고 있어 법칙의 필요와 배경에 대한 “왜(why)”를 이해하는데 도움이 되었네요. 책을 읽으면서 개인적으로 유익했던 몇 가지 내용들을 정리하면 아래와 같습니다.
실패가 주는 감정적 경험과 이성적 깨달음을 구분하자
실패에 대해 감정이 좋지 않은 것은 사실입니다. 처음부터 순수히 받아들이기 쉽지 않은데요. 저자는 일의 수행과정과 결과를 모두 살펴보고 실패를 판단하는 것이 바람직하다고 합니다. 결과로서 “실패”와 과정으로서 “실패”가 모두 같다면, 진짜 실패인 것이지요. 반면, 최선을 다했다면 그 과정은 “실패하지 않은 것”입니다. (이성적인) 되돌아보기를 통해 진짜 실패한 것과 실패하지 않은 것을 구분하고 보완할 부분들을 알아차리고 올바르게 대응하는 것이 다음번에 주어질 기회를 성공으로 이끌 수 있는 초석이 될 수 있습니다. 저 역시도 일을 하면서 실패를 감정적으로 받아들이기보다 “실행의 교훈”으로 받아들이는 생각의 전환 기회를 몇 번 갖게 되었는데요. 이후, 실패를 좀 더 긍정적으로 받아들이고 다음 기회를 위한 디딤돌로 만드는 일이 좀 더 수훨해지더군요. 개인적으로 “실패”를 어떤 관점에서 생각해 보고 받아들일지에 대한 생각과 자세의 변화가 확실히 일의 성과에 영향을 가져오는 것 같네요.
구조화하여 보여줘라
자신의 생각을 남에게 이야기할 때, 어떻게 이야기하는 편인지 한번 되돌아볼 필요가 있습니다. 앞뒤 내용이 없이 결론만 이야기를 해서 대화가 끊겨버린 경우나 서론이 길어 본론에 다다르기 전에 상대방이 지쳐버리는 경우를 경험해 본 적이 있으신가요? 이런 경우가 있다면, 이야기를 전달받는 사람이 쉽게 내용을 이해하도록 전달할 내용을 일정 크기로 나누어 하나씩 전달하면서 단계적으로 요약해 나가는 방식이 효과적입니다(책에서 언급한 바바라 민토의 “논리의 기술”에 나오는 "논리 피라미드" 방식이 유용합니다). 논리적 전개가 좀 더 복잡하다면, 그림을 그려 설명하는 방안도 효과적입니다. 2x2 matrix나 표, 순차적인 과정을 도식화하여 내용을 설명한다면 부분과 전체 이해를 돕는데 유용합니다. 개인적으로 2x2 매트릭스를 사업 환경 분석이나 비즈니스 기회 발굴에 많이 활용하고 있는데요. 생각을 시각화하여 구조적으로 분해해 보는 일은 상대방에게 내용을 전달하는 가장 효과적인 방법인 것 같네요.
작은 성공으로 스스로를 격려하라
책에서는 MBA를 준비하던 저자의 목표 달성 방법이 소개되어 있는데요. 요지는 "꾸준히 작게 작게" 성공의 경험을 누적해 보는 경험과 가치에 대해 강조하고 있습니다. 일상의 작은 성공을 자축하려면 성공의 내용을 기록하는 일이 중요한데요. 저자는 애덤 그랜트가 제안한 "하루동안 가장 잘한 일 세 가지"를 기록하는 방식을 책에서 소개하고 있는데요. 개인적으로 하루 일과를 보내면서 한 일이나 이루어진 결과를 별도로 기록하거나 적어두지는 않는데요. 곰곰이 생각해 보니, 이런 사소해 보이는 일상의 기록이 언젠가 되돌아보면 무엇인가 큰 결심과 결정의 순간이었다는 것을 알게 될 것 같다는 생각이 많이 들었습니다. 삶과 일 속에서 스스로에게 전환과 변환의 순간을 가져다주는 일들이 무엇인지 알게 되는 놀라움과 기쁨은 기록의 습관을 통해서만 얻어질 수 있다는 점에서 일상의 기록을 습관화하는 필요성이 크게 느껴지네요.
메모를 귀찮게 생각하지 마라
성공한 사람들이 모두 메모를 중요하게 생각하고 실천한다는 책 속의 이야기도 흥미롭지만, 메모가 가진 효과들 - 1) 기억을 연장하고 2) 생각을 정리할 원천을 확보하며 3) 대화나 일의 상황을 보다 정확히 이해 - 가 더 관심이 가네요. 메모는 짧고 중요한 키워드들을 명확히 알 수 있도록 간결하게 작성하는 것이 바람직합니다(개인적 경험으로는 펜으로 작성한다면, 나중에 알아볼 수 있도록 정확히 작성하는 일이 무엇보다 중요!!). 선 메모, 후 정리(기록)의 2단계로 나누어 메모의 생성과 활용을 구분하는 습관을 갖는다면, 수집의 목적이 강한 "선 메모" 단계에 너무 많은 에너지와 시간을 들이지 않고, 정리에 보다 집중함으로써 메모의 효율을 크게 높일 수 있을 것 같습니다.
약속시간 15분 전에 도착하라
위의 제목 글이 "넬슨 제독(영국의 해군제독으로 트라팔가 해전의 영웅)"의 성공 비결이었다니...!! 책을 읽으면서 새롭게 알게 되었네요. 유명인들의 성공 비결로 "시간엄수" 혹은 "시간관리"가 반드시 포함되는데요. 사람이 사는 세상에서 모든 이들에게 공통적으로 적용되는 가장 소중하고 희소성이 높은 자원이 "시간"이기 때문이지요. 저 역시도 교통이 막히거나 지하철의 도착시간이 지연되어 여유 없이 미팅과 강의를 했던 순간들을 몇 번 경험하면서 이제는 최소 20분 전 도착을 목표로 합니다. 미리 도착해서 미팅이나 강의 장소들도 살펴보거나 교육진행 내용이나 미팅 의제등을 검토하는 준비 시간을 가져보니, 여유 있게 일들을 진행할 수 있어서 많은 도움이 되었네요. "누군가를 기다리게 하면 그는 당신의 단점을 생각한다"는 책에서 소개한 프랑스의 속담이 시간 약속과 시간 엄수의 중요성을 다시 한번 일깨워줍니다.
번아웃을 예방하라
번아웃(burn-out)이란 정신적 "탈진"이나 "소진"을 뜻하는 말로, 정신적 혹은 신체적인 극도의 피로감을 느끼면서 무기력해지는 증상을 말합니다. 누구나 번아웃 상태에 처할 수 있으며, 지속되면 집중력이나 신체기능등의 저하가 있을 수 있어서 빠르게 탈출하는 것이 필요하지요. 무엇보다 번아웃 상태에 들어가지 않도록 관리가 필요한데요. 책에서는 "덕질"이 유용하다고 하네요. 한 가지 주제나 관심사에 좀 더 시간과 에너지를 쏟아붓다보면, 업무와 일의 현실에서 좀 더 떨어지게 되고 이를 통해 일로 인한 긴장이나 스트레스등을 해소함으로써 스스로 심리적 완화상태를 만들 수 있다고 합니다. 덕질 이외에도 산책이나 산행, 운동, 식사, 숙면등도 번아웃에 도움이 된다고 하니, 건강하고 활기차게 현재를 헤처 나갈 수 있도록 활력을 불어넣는 자신만의 방법을 찾아보면 좋을 것 같습니다.
위에서 나열한 내용들 이외에 책에서는 리더로서 팀원들이 성과를 내도록 돕는 서번트 리더십, 연습의 중요성, 결론부터 시작하는 효율적인 대화법, 아침을 일깨우는 자신만의 리추얼 만들고 실천하기, 업무 시간의 강도를 견디기 위한 운동의 필요성, 칭찬/사과/감사의 힘, 작은 인연의 소중함 등 일과 업무에 있어 실천적 관점에서 도움이 될 부분들이 많이 포함되어 있습니다. 지금보다 더 나은 자신을 만들어가고, 자신에게 부족한 단면들을 찾고 이를 빠르게 보완할 방법들을 찾으신다면, 이 책이 좋은 안내자가 될 것으로 기대합니다.
