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계정을 잊어버리셨나요?

by 복치 Feb 13. 2018

Gmail 스마트하게 사용하기(1)

'필터'와 '라벨', '미리보기 창'을 활용해 봅시다.

카카오톡과 페이스북 메신저로도 커뮤니케이션이 가능한 시대에 메일 서비스를 이용하는 이유는 무엇일까? 각자의 이유가 있겠지만 나는 상대방과 공식적인 커뮤니케이션 기록을 남기기 위함에 있다고 생각한다.

그렇다면 메일 서비스에 요구되는 핵심 기능은 무엇일까? 메일 전송의 안정성과 용량일 것이다. 해외 거래처와 메일 교류가 잦은 아버지 덕분에 "보낸 메일이 있는데 상대방은 받지를 못했다"는 소리와 "상대방은 보냈다는데 내가 받지를 못했다"는 소리를 자주 들었다.

2018년 2월 13일 기준 포털사이트 메일 제공용량 비교

특히 작은 회사는 하나의 대표 메일을 공유하여 사용하는 경우가 꽤 있다. 그래서 업무의 편의를 위해 여러 사람이 메일을 하나둘 지우지 않고 보관하다 보면 순식간에 메일 용량이 차는 경우가 비일비재하다.

(메일함 백업 등의 기능을 활용할 수는 있겠지만 백업의 주기가 짧아져 번거로울 것으로 예상한다.)

해외 메일 미 발송과 미 수취, 용량 초과로 인한 반송 같은 여러 가지 상황을 고려해 본다면 N사 메일은 비즈니스용으로 적합한 메일이 아니라고 생각한다. (이 부분에 대해서 별도의 기업용 솔루션을 제공하고 있다.)

그렇다면 전 세계 표준 메일 서비스를 사용해보는 것은 어떨까? 우리나라 인구는 이제 막 5천1백만 명을 조금 넘을 뿐인데 Gmail의 사용자는 전 세계적으로 10억 명에 달한다. 기본 제공 용량도 넉넉하고 Google 계정 하나만 있으면 이를 무료로 사용할 수 있다! 일단 Gmail에 로그인해보자!

서비스에 로그인하면 상단 사진과 같은 형태의 화면을 볼 수 있을 것이다. 빨간색 테두리로 표시된 것처럼 Gmail은 기본적으로 '기본'과 '소셜' 그리고 '프로모션', 이 세 가지 카테고리로 메일을 분류한다. 각 메일함의 역할은 아래와 같다.

기본 : "개인적인 대화 및 메일, 또는 다른 카테고리에 속하지 않는 메일"

소셜 : "소셜 네트워크, 미디어 공유 사이트, 온라인 데이트 서비스 및 기타 소셜 웹사이트에서 온 메일"

프로모션 : "특가 정보, 쿠폰 및 기타 마케팅 이메일"

업데이트(환경설정 - 추가) : "예약이나 주문 확인, 영수증, 청구서, 명세서 등 나에게 자동으로 발송된 메일"

우선 메일함을 하나 추가해보자. 상단 사진과 같이 우측 상단의 '환경설정'(톱니바퀴)을 눌러 '받은 편지함'탭에 들어가 '기본', '소셜', '프로모션' 외 '업데이트' 항목도 체크하자. 그리고 스크롤을 내려 하는 김에 '마커' 기능도 설정해보자.

'마커'는 ☆(별표) 외에도 중요 메일에 체크를 할 수 있도록 도와주는 기능이다. 여러 사람이 하나의 메일을 사용할 때 담당자 확인 여부로 활용하면 유용하다. 그리고 반드시 '변경사항 저장'을 눌러주자. 그럼 하단 사진과 같은 화면이 나타날 것이다.

개인정보라 보낸 사람의 이름과 메일 일부는 지운 상태

편지함과 마커 기능을 추가했으니 라벨과 필터링 기능을 알아보자. 구직을 위해 채용사이트에 개인 정보를 올려놨는데 매일 채용정보가 나에게 온다. 문제는 아르바이트나 인턴 경험을 경력으로 인식해서 경력 채용이라던가 활동을 분석했답시고 전혀 관련도 없는 정보를 너무 많이 보낸다. 자, 하단 사진과 같이 필터링할 대표 메일을 하나 선택하고 유사한 메일 필터링을 눌러준다.

업데이트 편지함은 잠시 숨긴 상태

대표 메일을 선택 한 뒤 '유사 메일 필터링'을 누르면 아래와 같이 유사 메일을 찾아준다. 라벨링을 위해 '이 검색 기준으로 필터 만들기'를 눌러보자!

하단의 화면에서 새 라벨과 메일함을 분류할 수 있다. 우선 '새 라벨 만들기'를 눌러주자.

여기서 라벨은 '포스트잇 플래그' 같은 개념이라 생각하면 편하다. 별도의 편지함을 생성하는 것이 아니라 메일을 특정 주제로 분류해서 보겠다는 의미에 가깝다.

<출처> https://goo.gl/k8MMxM

아무튼 '새 라벨 만들기'를 누르면 이름을 입력하는 창이 나온다. 이 이름은 메일의 앞과 Gmail 좌측에 표시되는 이름이다. 여기서는 채용사이트로 분류하기로 한다. (1,2,3 넘버링을 사용하게 되는 경우 1, 11, 12, 2, 3과 같이 분류되는 상황이 발생할 수 있어 01, 02, 03 넘버링을 사용하는 것이 편리하다.)

이후 'xx 개의 일치하는 대화에도 필터 적용'을 누르고 '필터 만들기'를 누르면 아래와 같이 필터가 적용된 모습을 확인할 수 있다. 필터 적용 결과 Gmail의 좌측 메뉴에 '새로운 라벨' 항목이 생겼으며 해당 주소에서 온 메일의 앞에는 '00.채용사이트'라는 라벨이 붙게 되었다. 이를 잘 활용하면 부서와 업무에 따라 메일을 분류할 수 있을 것으로 생각한다.

상단의 사진처럼 사람인은 다수의 계정을 사용하여 채용 정보를 보내준다. 몇 번의 노가다를 통해 필터를 더 만들어주기로 한다. 이렇게 생성된 필터는 Gmail 좌측 상단의 '환경설정' - '필터 및 차단된 주소' 탭을 통해 확인과 관리가 가능하다.

문제는 이를 별도의 편지함으로 옮기는 것이 아니기 때문에 라벨링과는 별개로 기본 편지함에 메일들이 표시가 된다. 이러한 메일들에 묻혀 중요한 메일을 놓치는 경우를 방지하기 위해 별도의 편지함으로 분류하는 과정이 필요하다. '수정' 버튼을 눌러 만들어진 필터를 수정해보자!

라벨을 적용했던 것처럼 '프로모션'을 선택해서 카테고리 분류를 체크하고 'xx 개의 일치하는 대화에도 필터 적용'을 눌러주자. 그리고 '필터 업데이트' 버튼을 눌러 필터 수정을 마무리하자. '필터 및 차단된 주소' 탭에서 하단과 같이 필터가 업데이트 된 모습을 확인할 수 있다.

몇 번의 노가다를 통해 다른 필터에도 카테고리 분류를 적용해 준 상태.

'00.채용사이트'에 해당하는 메일을 프로모션 카테고리로 분리하자 받은 편지함의 메일 수가 줄어든 것이 보인다. 이것이 라벨과 보관함의 차이다. 이렇게 설정해 줌으로써 메일이 기본 편지함에 무분별하게 쌓이는 것을 방지할 수 있다.

자 메일은 분류가 끝났다. 그런데 메일이 단순하게 나열되어 있을 뿐 메일 내용을 미리 확인할 수 없다는 약간의 아쉬움이 남아있다. 그런데 아쉽게도 Gmail은 '미리 보기'를 기본 기능으로 제공하질 않는다. 그래서 '미리 보기 창'을 설정하려면 별도의 활성화 절차가 필요하다.

상단의 사진처럼 환경설정으로 들어와 '실험실' 탭을 선택하자. 이곳에선 기본 기능은 아니지만 개발 중인 실험적 기능들을 제공한다. 여기서 '미리 보기 창'을 눌러 해당 기능을 활성화시켜주자! (미리 준비된 답변(CR) 기능은 이후 소개하기로 한다.) 그리고 반드시 스크롤을 내려 '변경사항 저장'버튼을 눌러주자!