재택근무 - 팀이 꼭 알아야 할 신뢰 요소 4가지
성과를 만드는 재택근무를 위해 당신이 알아야 할 신뢰공식
재택근무에 필수 '신뢰' 챙기셨나요?
최근 많은 기업에 거세게 부는 '위계적인' 조직문화에서 '수평적' 조직문화로의 변화는 더욱 거세어졌습니다. 밀레니엄 세대를 끌어안고, 인터넷과 모바일로 인해 너무나 빠르게 변화하고 있는 시장 변화에 생존을 위해 어쩌면 필연적 변화이기도 합니다. 조직 내 의사결정 단계를 단순화해서 대부분 5~7단계 이상이었던 결제 단계를 가능하면 3~5단계 혹은 전결권의 확장을 통해 일선의 빠른 결정이 가능하게 전략적, 시스템적으로 변화할 뿐만 아니라, 근무복 자유화를 통해 '상명하복'의 의전 중심의 위계 문화에서 젊은 구성원의 자신의 창의적인 아이디어를 더욱 편하게 발제하고, 실행에 옮길 수 있는 분위기를 만들어 주는 노력도 더해졌습니다.
여기에 그치지 않고 몇몇 대기업들은 이제까지 소수의 외국계 회사 또는 스타업에서나 가능할 것처럼 보이는 '스마트 오피스' 방식으로 구성원들이 자유롭게 자신의 워크스테이션을 정해서 일할 수 있는 프로세스와 사무실의 편의시절을 완전히 바꾸기도 했습니다. 대부분의 기업들이 가지고 있는 정형화된 사무실 레이아웃과 위계적인 책상 배열을 완전히 벗어버린 셈이지요.
이런 참신한 변화도 잠시, 갑자기 코로나 확진자가 늘어나면서 대부분의 기업들이 감염의 추가 확산을 막고 직원들의 피해뿐만 아니라 공장 또는 사무실의 폐쇄 상황을 막기 위해서 재택(원격) 근무 모델을 도입해서 운영중입니다. 사무실에서 면대면 상황에서 커뮤니케이션을 하는 것과 각자 다른 공간에서 리모트로 일하는 것은 매우 다른 업무방식 (Work style)을 요구합니다. 그리고 이제 어쩌면 코로나 사태는 우리의 바램과는 달리 더 산발적으로 확대되어 백신이 나오기 전까지는 한시적 근무형태로 취할 수밖에 없었던 재택근무는 아예 근무의 주요 행태로 자리 잡을 수밖에 없어서 우리는 어떻게 리더십을 발휘하며 성과를 낼 수 있을지 고민해야 합니다.
같은 사무실에서 일정 시간과 공간을 공유하는 상황에는 서로 직접적인 커뮤니케이션을 하지 않아도 적당히 알아서 각자 일을 할 수도 있고, 돌아가는 상황에 대해서 서로 정보 공유도 쉬운 편입니다. 하지만 재택근무를 해야 하는 상황이라면 이야기가 달라집니다. 팀원들 개별적으로 서로가 해야 할 일에 대한 역할과 책임이 명확히 하고, 결과물에 대한 합의를 이끌어 내고, 그 과정에서 소속감과 일을 통한 성장을 이끌어 내야 하는 데 일련의 과정들은 함께 사무실에서 일할 때 보다 더 큰 서로 간의 신뢰가 필수요건이 됩니다.
어떤 팀은 팀원 간의 신뢰가 상당히 높아서 재택근무방식에서도 별달리 커뮤니케이션 오류 없이 성과를 낼 수 있는 반면에 팀원 간의 신뢰가 낮은 경우 재택근무로 인한 면대면 커뮤니케이션의 부재가 조직에 대한 불안과 상대에 대한 불신을 키워서 성과를 내는 것이 어려워지는 팀도 생길 수 있습니다. 이것은 재택근무의 툴로 무엇을 사용할지, 서로의 미팅은 어떻게 해야 할지, 전화해야 하는 상황과 문자 메시지는 어떻게 써야 할지를 떠나 기본적으로 팀이라면 가져야 할 관계의 요건이기도 합니다.
재택근무를 효율적으로 하기 위해 여러 가지 방법을 고민하고 있는 분들이라면 업무의 효율성이라는 목표를 설정하기 이전에 먼저 재택근무를 하는 리더 및 각 팀원이 팀의 신뢰관계를 확고히 하기 위해서 먼저 '신뢰를 어떻게 구축할 것인가?라는 질문을 던지고, 아래 신뢰를 구축하는 데 알아야 할 4가지를 기억하십시오.
Trust = ( Credibility + Reliability + Connection (혹은 Intimacy))/ Self-Focus (혹은 Self-Orientation)
#Aperian Global의 Global Team Building 강의안에서 #컬쳐트리1. 믿을 만한 역량/실력 (Credibility) : 업무에 대한 실력, 경력, 혹은 역량으로 각자 팀원 간 또는 팀원과 팀장간에 업무에 대해서 서로의 믿을만한 역량/실력 (Credibility)에 대해서 서로 충분히 커뮤니케이션해야 합니다. 이러한 역량은 결과물을 통해서 보여 주지만, 회의 등의 모습에서 자신을 역량을 어필하는 적극적인 모습에서도 나타납니다. 특히 이멜이나 말투에서 "능동형 동사"를 사용하여 적극성을 의식적으로 나타낼 필요가 있습니다.. 면대면 상황에서는 말하지 않아도 표정이나 다른 방식으로도 얼마든지 서로를 알겠지만 카톡의 문자에서, 전화 대화에서는 상대를 볼 수 없기 때문에 '믿고 맡겨도 되나?'라는 생각을 상대가 잠시 할 때 ' ~ 될 것 같은데요.', '~ 일 것 같아요', '해봐야 알 것 같아요' 등의 말로 의구심을 더욱 확인시키기보다는 '~ 합니다', '~입니다', '~ 됩니다' 등의 능동형 동사로 깔끔하게 응대해야 합니다.
2. 의지할 만한 일관성 (Reliability): 맡겨진 일을 제대로 제시간에 끝내고 전달하는 것은 너무나 당연합니다. 그리고 추가적으로 사무실에서 처럼 서로의 위치를 확인하고 무슨 일을 하고 있는지 볼 수가 없기 때문에 메일이나 전화 응대의 속도에서 일관성 있는 모습을 보여야 합니다. 팀 화상회의 전에 미리 이멜이나 단톡 방 메시지를 확인해서 어젠다를 미리 챙겨서 준비하고, 회의 시에도 몇 분 정도 먼저 들어와 출석체크도 하고, 회의 시에 자리를 비우지 않고 집중하는 모습을 보여주고, 이멜에 대해서는 가능하면 빠른 대답을 하여 믿을만한 일관성을 유지하는 것이 중요합니다. 재택근무의 특성상 집안에서 다른 일을 해야 하는 상황이 생기기도 하겠지만 요즘에는 스마트폰과 연계되는 스마트워치 등을 통해 얼마든지 적극적으로 일관성 있게 응대할 수도 있습니다.
3. 관계의 정도 (Connection 또는 Intimacy): 업무중심의 리더나 팀원들의 경우 제한된 시간에 전화회의나 화상회의를 하거나 단톡 방에서 서로 의견을 교환할 때 서로에 대한 관심을 보여주거나 일 이외에 대해서 멘트를 날리는 것을 시간낭비라고 생각하는 경우가 많이 있습니다. 하지만 이것은 절대 시간 낭비가 아닙니다. 인간 가지고 있는 기본적인 '인정 욕구', '존중의 욕구', '소속감에 대한 욕구'는 서로 떨어져 재택근무를 하고 있는 상황이라면 전화회의나 화상회의 단톡 방의 메시지, 그리고 이멜등을 통해서 충분히 서로 교환되어야 합니다. 그래서 화상회의 시간 배분에서 팀의 관계 정도에 따라 적정한 시간을 배분할 필요가 있습니다. 일종의 '아이스브레이킹'을 통해서 일상을 나누고, 생일을 기념해 주고, 성과에 대한 축하뿐만 아니라 팀원 한 사람 한 사람에 대한 인정의 시간을 가져야 합니다. 짧은 업무 회의에서도 각자의 이름을 불러 주고 인사를 서로 하는 것으로도 분위기를 바꿀 수 있습니다.
4. 자기중심적 (Self-Focus 또는 Self-Orientation): 이 요소는 분모에 해당하는 것으로 작으면 작을 수로 신뢰의 점수가 높아질 수 있습니다. 자기중심적이지 않아야 하지요. 다른 세 가지 요소에 비해 이 점수가 어떻게 보면 신뢰의 점수에 가장 큰 영향을 미친다고 볼 수 있습니다. 아무리 똑 부러지게 일을 잘하더라도 팀플 레어가 아니고 너무 자기중심적이라면 다른 멤버들을 힘들게 할 수 있고, 혹은 팀워크를 깨는 부정적 영향을 끼칠 수 있습니다. 일단 나에게 맡겨진 일만 잘하면 되지 라는 생각을 버리고, 다른 사람들은 어떻게 하고 있는지, 도와줄 것은 없는지 먼저 손을 내밀어 주는 것이 중요합니다. 팀 영상회의 때 자기 이야기만 하고 나면 딴짓을 하면 관심을 끊어 버리거나, 아예 자기 것만 챙기고 나면 다른 일이 있다고 미팅을 나가 버린다던가 (물론 반복적으로), 자신이 급할 때는 카톡이며 이멜을 잔뜩 보내서 SOS를 하던 사람이 다른 사람이 보내는 도움 요청에는 무반응으로 일관하거나 영혼 없는 리플을 다는 것이지요. 업무 배분에 있어 내 일만 챙겨 갈 뿐만 아니라 팀을 위해서 자신이 무엇을 더 할 수 있을지 고민하고 제안하는 모습을 보여 주어야 합니다. 그리고 팀 리더라면 화상회의에서 자신의 의견을 말하지 못한 팀원이 있다면 따로 전화를 해서 안부를 물어봐 주고 챙겨주는 리더십을 발휘해야 합니다.
코로나 사태는 이미 우리가 경험해 보지 못했던 미지의 세계로 문을 열어 버렸습니다. 인간관계에 있어서의 '신뢰'는 엄청난 효율성을 만들지만 '불신'의 대가는 너무가 클 수밖에 없습니다. 우리는 코로나 사태의 곳곳에서 벌어지는 산발적 확산과 마스크 사태, 그 와중에도 보여주는 정치인들을 보면서 서로가 믿지 못해 벌어져는 어이없는 상황들을 통해서 배웁니다.
재택근무에서 가이드라인은 툴을 어떻게 쓰고, 문자는 어떻게 보내고, 등등의 사소한 약속보다는 먼저 신뢰란 무엇이며 나는 팀원들에게 혹은 리더에게 어떻게 신뢰를 어떻게 쌓아 나가야 할지에 대한 근본적인 질문을 하고 그에 따라 상황에 맞추어 행동을 하는 것이 더욱 중요합니다.
