구글 스프레드 시트로 시간 사용 일기 쓰기
스몰 데이터로 자기 계발 효율화하기 (3)
Previously on 스몰 데이터로 자기 계발 효율화하기 (2)
- 개인 생활에도 OKR을 적용하자.
- 다만 이때에는 O와 KR이 얼마나 정교한지 따지기보다는, 나의 시간을 KR에 해당하는 활동 내에서만 사용한다면, 시간을 쓸데없는 데 사용하는 비효율을 피하면서 O를 달성할 수 있다는 게 핵심이다.
- KR을 만드는 데 필요한 구체적인 활동은 때에 따라 변해도 된다. 항목을 넣거나 제외하든, 일정을 조정하든.
2편의 글에 이어, 효율적인 시간 설계와 활용을 위해 거쳤던 구체적인 과정을 공유하고자 한다.
1. OKR을 활용해 내 시간을 사용할 항목들을 나열하고 구조화하기
2. 구글 스프레드 시트를 활용한 간단한 [시간 사용 일기] 세팅하기 ◀
3. [시간 사용 일기]를 적고 관리하며 필요한 마인드셋과 노하우
4. [시간 사용 일기]를 통해 분석, 회고할 때 필요한 약간의 데이터 문해력
구글 스프레드 시트를 활용해 [시간 사용 일기] 세팅하기
앞선 2편의 글에서 개인 생활에 OKR을 적용함으로써 우리는 목표를 달성하기 위해 우리의 시간을 "어디에 사용할지"를 결정했다면, 이어서 우리는 실제로 우리가 그곳에 시간을 쓰고 있는지, 언제 얼마나 쓰고 있는지 등을 구체적으로 기록하기 위해 세팅하는 과정을 살펴보고자 한다.
이 과정에서 중요한 것은 딱 두 가지다.
1. 무엇을 어떤 형식으로 기록할 것인가?
2. 그것을 어떤 방식으로 조회, 분석할 것인가?
왜냐하면 우리의 기록은 결국 추후 분석을 하고, 유의미한 인사이트를 발견해서 스스로의 생활, 시간 활용을 개선하기 위함인데, 무엇을 어떻게 기록하느냐에 따라 추후 분석하고 발견하는 것이 천차만별이기 때문이다.
무엇을 어떻게 기록하느냐에 따라 추후 분석하고 발견하는 것이 달라진다.
무엇을 어떻게 기록할 것인가?
무엇을 어떻게 기록할 것인가?라는 질문은 결국 추후에 분석, 회고하는 과정에서 나는 무엇을 보고 싶을까?라는 질문과 동일하다.
그렇다면 우리는 시간 사용 일기를 통해 무엇을 봐야 하나?
우선 [시간 사용 일기]를 세팅하는 이유는, 앞선 두 편의 글에서 이야기했듯이 퇴근 후 시간을 비효율적으로 사용하는 것을 방지하기 위함이다. 그렇다면 비효율적인 사용 혹은 반대로 효율적인 사용이란 무엇인가? 나는 시간의 효율적인 사용을 아래와 같이 정의했고, 이에 따라 무엇을 봐야 하는지는 자연스레 도출되었다.
어떤 항목/내용을, 어떤 방식으로, 언제 그리고 얼마나 공부하나?1번 '내 목표에 부합하는 활동'은 OKR을 통해 나의 시간을 어디에 사용할지 계획하며 정리해두었다면, 그 항목과 동일하다.
2번의 방식의 경우, 나는 리서치, 독서, 강의/강연, 정리/기록, 실습, 스터디, 그리고 글쓰기로 분류해두었다. 이렇게 다소 세분화 한 이유는, 공부의 내용마다 적절한 방식이 있다고 생각했기 때문이다. (가령 데이터 공부를 위해 파이썬 또는 R을 공부하는 경우, 그 방식이 실습이 이나리 강의/강연이 대부분이라면 아마도 실습도 없이 강의만 틀어놓고 딴짓을 했을 가능성이 높을 수 있다.)
3번 언제 & 얼마나의 경우, 모든 일기가 그러하듯 날짜와 요일을 적어두었고 시작 시간과 종료 시간을 적어두었다. 이렇게 함으로써 추후 한 번에 공부한 시간, 주로 공부하는 요일과 시간대, 특정 기간 내 공부한 시간의 총량 등을 볼 수 있게 된다.
내가 기록하고 있는 항목들. 날짜, 요일, 방식, 항목, 내용, 시작시간과 종료시간, 그리고 소요시간을 기록한다.그러나 무엇을 어떻게 기록할지 아무리 잘 세팅을 해두어도, 기록하지 않으면 소용없다. 평소 가계부, 일기 등 기록을 제법 좋아했음에도 처음 [시간 사용 일기]를 세팅한 뒤 4개월 정도는 기록의 편차가 컸다. 공부한 내용을 세세하게 적는다는 게 말처럼 쉽진 않았다.
그래서 한동안은, 공부의 대부분은 노트북을 통해 하는 김에 항상 [시간 사용 일기]를 브라우저의 탭 하나로 띄워 두었다. 또한 지하철 이동 등 노트북이 없는 상황에서 책을 읽거나 핸드폰으로 공부를 한 경우에는, 메모장이나 책 한편에 그 내용과 일자, 시간을 적어두어 저녁에 다시 옮겨두기도 했다.
그렇지만 처음 시작할 때부터 너무 완벽하게 하려고 하거나, 복잡하게 생각할 필요는 없다. 결국 기록은 수단이지 목적이 아니기 때문이다. 무엇을 어떻게 기록할지를 정하는 것, 그리고 이를 착실히 습관으로 만드는 것도 차츰 개선해나가도 된다.
결국 기록은 수단이지 목적이 아니다.
하면서 차츰 개선해나가도 된다.
기록해둔 걸 어떤 방식으로 조회, 분석할 것인가?
위에서 기록해둔 내용은 Raw 데이터에 해당한다. 일기장처럼 하나하나를 들여다봐도 되겠지만, 이를 대시보드로 한눈에 조회할 수 있어야 분석하고, 유의미한 인사이트를 발견할 수 있다. 앞서 무엇을 어떻게 기록할지 고민하고 정의한 이유는, 결국 조회하고 분석하는 걸 용이하게 만들기 위함이었다.
그렇다면 우리가 기록해둔 내용을 어떤 방식으로 조회하면 될까?
이 역시 애초에 우리가 OKR과 기록 세팅 등 [시간 사용 일기]를 만들어 온 이유에 절반 이상의 답이 있다. 우리는 퇴근 후 시간을 효율적으로 사용하고 있는지 확인하고 싶기 때문에 기록하고 조회하고 있다. 그렇다면 우선 아래의 내용이 기본적으로 필요할 테다.
1. 매 월 얼마나 많이 공부하고 있는지?
2. 한 번 공부할 때 집중은 얼마나 하는지?
3. 매 월 어떤 걸 얼마나 공부했는지? 해당 월에 목표한 것과 일치하는지?
아래는 나의 2021년도 대시보드 중 일부 예시다.
매 월 공부 시간의 총량 추이와, 회당 평균 공부시간. 총량은 많은데 회당 평균 공부시간이 줄어든다면, 집중이 잘 안 되었다는 뜻이다. 
특정 기간 동안 공부 방식의 비율. 가령 데이터 분석을 위해 파이썬/R을 공부한 기간이라면 '실습'의 비율이 높아야 한다.
히트맵 방식을 차용한 항목별 월별 공부 시간의 총량. 여러 항목들 가운데 어떤 항목이 가장 비중이 높은지 알 수 있다. 무엇을 어떻게 기록하고, 어떻게 조회할지만 확실하게 정해져 있다면 대시보드는 간단한 함수와 차트 기능만으로도 쉽게 세팅이 가능하다. 위의 차트나 표를 비롯해 대시보드 전반에서 내가 사용한 함수는 아래와 같다.
- sum / sumif / sumifs : (기간, 항목 등의 조건을 걸어) 총량을 보고자 할 때
- count / countif / countifs : (기간, 항목 등의 조건을 걸어) 기록 횟수를 보고자 할 때
- average / averageif : (기간, 항목 등의 조건을 걸어) 평균을 보고자 할 때
- iferror : 0으로 나눠야 하거나 N/A 값 등의 오류를 처리하기 위해서
- 조건부 서식 : 히트맵을 구현하기 위해. 일정 값 이상이면 특정 색상이 출력되도록 세팅
- 차트 : 위의 함수를 통해 구현한 표를 차트/그림으로 나타내기 위해.
이렇게 해서, 구글 스프레드 시트에 [시간 사용 일기]를 세팅한 과정에 대해 공유해보았다. 이어지는 다음 글에서는 이렇게 세팅한 일기를 지속적으로 기록, 관리, 조회, 분석하는 과정에서 겪은 시행착오와, 이를 방지하거나 극복하기 위해 필요한 마인드셋에 대해 공유하고자 한다.
