효과적인 시간 관리 노트법

Jul 9. 2025

비즈니스 업무는 당연히 공부와는 다른 면이 존재한다. 공부는 본질적으로 혼자서도 할 수 있고 그에 따른 성과도 충분히 개인이 얻을 수 있지만, 비즈니스 업무는 일반적으로 여러 사람과 협력해야만 한다.

따라서 성공적인 비즈니스를 위해서는 상호 간에 약속된 시간을 잘 지켜야 하고 주어진 시간을 효율적으로 관리하며 효과적으로 사용해야 한다. 이번 장에서는 시간 관리를 돕는 우선순위 노트 쓰기에 대해서, 즉 시간 관리 프레임과 템플릿에 대해서 다룰 것이다.

우선순위를 정하라

우선순위 없이 시간 관리를 한다는 것은 마치 목적지 없이 무작정 여행을 떠나는 것과 같다. 시간 관리에 있어서 제일 먼저 해야할 것은 어떤 일이 중요하고 필요한지의 파악이다. 다음의 네 가지 유용한 템플릿들을 통하여 일의 우선순위를 알아보자.

시간 관리 매트릭스

《성공하는 사람들의 7가지 습관The Seven Habits of Highly Effective People》의 저자이자 컨설턴트인 스티븐 코비Stephen Covey, 1932~2012는 중요성과 긴급성에 따라서 일들을 네 가지 타입(중요하지 않고 긴급한 일, 중요하지 않고 긴급하지 않은 일, 중요하고 긴급한 일, 중요하고 긴급하지 않은 일)으로 구분하였다. 평소에 우선순위를 파악하지 않고 일하는 사람의 특징은 그때 그때 발생하는 긴급한 문제들을 해결하는 데에 대부분의 시간을 사용한다는 것이다. 또한 그들은 업무 스트레스나 동기부여의 결핍 때문에 중요하지 않고 긴급하지도 않은 일들로 도피하는 성향이 있다. 이처럼 우선순위 없이 일하면, 늘 바쁘고 일은 열심히 하지만 영향력 있는 중요한 일을 성취하기가 어렵게 된다.

성공하는 사람들, 생산성이 높은 사람의 특징은 우선순위가 높은 일을 잘 파악하고 꾸준하게 이러한 일들을 진행시키는 것이다. 시간 관리 매트릭스를 활용하면 중요하고 긴급하지 않은 일들, 곧 우선순위가 높은 일들을 한눈에 파악할 수 있다.

노력-임팩트 매트릭스

성공하는 사람의 특징은 모든 일에 동일한 시간과 에너지를 투자하지 않는다는 점이다. 그들은 사용할 수 있는 시간과 에너지가 유한하다는 사실을 잘 안다. 그래서 임팩트가 작은(중요하지 않은/성공해도 파급력이 낮은) 일들에 들어가는 노력을 최소화하고, 그 에너지를 임팩트가 큰(중요한/성공할 경우 파급력이 엄청난) 일들에 투자한다. 반면 그렇지 못한 사람들은 임팩트가 작은 일들에 더 노력을 기울이거나 또는 매사에 노력하기를 게을리한다. 아무리 자신이 열심히 해도 그 일이 작은 임팩트를 가져다준다면 동기부여가 떨어질 수밖에 없다. ‘노력-임팩트 매트릭스 템플릿’은 큰 성공을 가져올 일들을 파악하는 데 도움이 된다. 템플릿의 각 영역마다 ‘To Do 리스트 프레임’을 통해 내용을 구성한다.

원씽 매트릭스

당신은 더 많은 성과를 원할수록 더욱 더 적은 일, 가장 우선순위에 있는 일에 집중해야 한다. 자기계발 분야의 베스트셀러, 《원씽, 복잡한 세상을 이기는 단순함의 힘The One thing》의 저자이자 전 세계에서 두 번째로 큰 투자기업의 대표인 게리 켈러Gary Keller 는 성공을 위해서 가장 우선순위에 있는 한 가지 일(원씽)이 무엇인지 날마다 질문하고 답하고 실천하라고 말한다.

원씽을 찾아가는 과정을 통해 중요한 일을 찾고 여기에 자신의 소중한 에너지와 시간을 집중하게 된다. 그리고 연속된 원씽 질문을 던짐으로써 장기적으로 그리고 단기적으로 모두 우선순위 있는 삶을 설계하게 된다. 이때 장기적인 목표와 단기적인 목표는 서로 유기적으로 연결된다.

최고 목표 브레인스토밍

세계적인 성공학의 대가, 브라이언 트레이시Brian Tracy는 사람들에게 가장 중요한 목표를 향해 끊임없이 삶을 재조정하라고 말한다. 비행기는 티켓에 표시된 출발 시각에 맞춰 출발하면 예정된 시간에 거의 도착한다. 그런데 우리가 비행기를 타는 동안 비행기가 항로를 정확하게 날아온 시간은 실제로 얼마 되지 않는다. 비행기는 끊임없이 목적지로 가는 항로에 최대한 가깝게 비행하려고 노력할 뿐이다. 삶에 목표가 있는 것과 없는 것은 천지 차이다. 목표는 자신이 길을 잃지 않고 목적지까지 최대한 빨리 도착할 수 있게끔 도와준다. 브라이언 트레이시는 다음과 같이 자신의 최고 목표를 찾도록 지도한다.

첫째, 종이 위에 자신이 꼭 이루어야 한다고 생각하는 목표들을 최소 10개 이상 적는다. 목표는 분명하고 측정 가능할수록 좋다.

둘째, 자신이 중요하지 않다고 생각하는 순서대로 목표를 하나씩 지워나간다.

셋째, 마지막으로 남은 목표가 바로 자신의 최우선 순위 목표이다.

업무 계획을 세워라

우선순위를 파악했으면 이제 그것을 목표로 잡아 구체적인 계획을 세워야 한다.

Yes–No 계획법

한 기자가 어느 날 스티브 잡스에게 어떻게 하면 중요하고 우선순위에 있는 일을 집중력을 잃지 않고 수행할 수 있는지 비결을 물었다. 스티브 잡스는 이렇게 말했다. “집중력이란 하지 말아야 할 것에 No라고 단호하게 말하는 것입니다.”

무엇이 가장 중요하고 우선순위에 있는지 파악했다고 끝이 아니다. 그 일을 집중력 있게 추구하고 마침내 성취해내야 한다. 이를 위해서 자신이 해야 하는 작업은 목표를 위해 해야 하는 일과 하지 말아야 하는 일을 분류하고, 해야 하는 일만을 추구하는 것이다.

매일 하나씩 실천하기

“천 리 길도 한 걸음부터”라는 말이 있듯이 꾸준한 노력이 뒷받침되어야 위대한 꿈이 이루어진다. 자신의 최우선 순위가 정해졌으면 매일 그 목표를 향해 한 걸음씩 앞서나가라. 하루도 그냥 허투루 보내지 말고, 1년 365일 끊임없이 목표를 이루기 위해 최선으로 할 수 있는 무언가를 해보는 거다.

먼저 종이 위에 최우선 목표를 적고, 그 목표를 위해 할 수 있는 일들을 가능한 한 많이 적어봐라. 그다음 매일 최소 한 가지 일을 선택해 수행해본다. 그리고 그 일을 완료하면 네모 박스를 체크해 표시한다.

골 노트

골 노트Goal note는 자신의 큰 목표Goal를 작은 목표들(마일스톤, Milestones)로 세분화시키고 이를 구체적으로 달성할 수 있도록 도울 것이다.

그동안 필자는 많은 프로젝트를 수행했다. 그러한 경험에 따르면 하나의 목표는 평균적으로 3개 또는 4개의 마일스톤이 이루어질 때 성취된다. 코넬식 노트 플랫폼에 자신의 목표를 적어라. 왼쪽 공간에 마일스톤을 적고 오른쪽 공간에는 각 마일스톤을 이루기 위해 해야 할 일들을 적는다. 여기서 중요한 것은 해야 할 일을 쓰고, 언제까지 그 일을 이룰지 반드시 마감일Dead Line을 적는 것이다. 경험으로 볼 때, 마감일을 정하고 일하는 것과 정하지 않고 일하는 것에는 성취도에서 엄청난 차이가 있다.

시간 플래너 작성하기

우선순위를 결정하고 구체적인 업무 리스트를 완성했다면 이제 드디어 시간 플래닝을 할 차례다. 팀원들 사이에 업무를 분담하여 효율적인 계획을 짜야 한다.

일일/주간 플래너

일일/주간 플래너는 그래프 프레임을 통해서 만들 수 있다. 제일 간단한 플래너는 일일 플래너의 경우엔 가로축 또는 세로축을 그린 뒤 시간을 눈금으로 정하고, 주간 플래너의 경우엔 요일을 눈금으로 정해 만들 수 있다. 그런 다음 업무 리스트를 화살표를 이용하여 나타내면 된다.

장기간 프로젝트 플래너

장기간 프로젝트는 나 혼자 일하는 것이 아니라 일반적으로 팀과 협력하게 된다. 그리고 장기간으로 하다 보니 여러 세부 목표들로 구성된다. 따라서 장기간 프로젝트 플래너는 시간을 나타내는 축에 협력하는 팀 또는 세부 목표를 나타내는 축이 추가된다. 그리고 나와 협력팀이 해야 하는 업무 리스트를 화살표를 이용하여 나타내면 된다.

스마트 동기화

요즘은 자신의 일정을 디지털화하여 클라우드에 저장하면 스마트폰, 스마트시계, 노트북, 데스크톱 컴퓨터 등의 전자 장비를 활용해서 언제 어디서나 일정을 확인하고 수정할 수 있다. 대표적으로 무료로 제공되는 구글 및 애플 캘린더를 활용하여 일정을 등록하면 자동으로 자신이 가지고 있는 모든 전자 기기의 캘린더가 동기화된다. 이렇게 클라우드 기반 캘린더를 활용하면 일정을 함께 일하는 동료와 공유할 수 있고, 알람 기능 등을