일머리 만들기 : 업무력 200% 높이는 5가지 꿀팁
| 당신의 업무 실행력을 높이고 싶다면
일 잘하는 사람은 다르다.
회사를 오래 다니다 보면 정말 다양한 사람들을 만나게 된다. 이번 챕터는 다양한 사람들과 함께 일을 해보면서 일 잘하는 사람들의 업무방식을 유심히 살펴보고 정리한 내용이다. 여러분도 일을 잘하고자 한다면, 특히 실행력을 높이고 싶다면 이 글을 끝까지 읽어보고 한번 따라 해 보기 바란다. 제대로 실행에 옮기게 되면 여러분의 업무 실행력은 반드시 올라가게 될 것이다. 비단 업무뿐만 아니라 개인 역량개발에도 이 방법은 고스란히 응용이 가능하니 참고해주길 바란다.
1. 할 일을 리스트화 하라
일잘러(일을 잘하는 사람)는 자신이 현재 해야 할 일을 명확히 알고 있다. 물론 금주에 해야 할 일도 알고 있다. 그리고 수없이 날아드는 일들을 중요도에 따라 우선순위를 나눌 줄 안다. 다시 말해, 자신의 하루 업무를 다이어리에 차곡차곡 시간과 중요도 순서로 정리해 둔다는 말이다. 그들은 자신의 일을 깜빡하고 잊는 경우가 없다.
피터 드러커는 일의 시급성과 중요도를 바탕으로 4사분면으로 나눠 자신이 집중해야 할 일을 이해하기 쉽게 설명했다.
위 그림에서 여러분은 어떤 일을 가장 먼저 할 것인가? 1 사분면인가? 2 사분면인가? 현재 자신의 일을 놓고 사분면에 배치해보자.
이 그래프에서의 핵심은 1 사분면에는 아무것도 있어서는 안 된다는 것이다. “중요하고 긴급한 일”이라는 것은 있어서는 안 되는 것이다. 중요한 일을 왜 긴급할 때까지 놔두었나? 그것을 고민해야 한다. 실행력을 올리려면 1 사분면에 발생 가능한 일을 2 사분면으로 옮겨놓을 수 있는 시간관리가 필수다. 나 같은 경우는 매일 밤 11시경 다음날 할 일(회사+개인)을 미리 리스트화 해두고 머릿속으로 시나리오를 짠 뒤 기억해야 할 내용들은 간단히 메모해둔다. 그리고 다음날 아침 출근해서 책상에 앉아 다이어리를 펼치고 그 사이 새로 생긴 아이디어나 조정할 일들을 체크하여 업데이트한다.
자기 계발서를 읽어보면 나오는 체크박스 (ㅁ) 아이콘을 활용해 업무 진척도에 따라 작성된 리스트를 체크한다. 내가 주로 사용하는 것은 아래와 같다.
자신의 일상에 업무를 점검하는 시간을 마련하여 주기적으로 체크하고 업무 리스트를 보완하자. 이것이 습관이 되면 긴급한 일/ 중요한 일을 체계적으로 관리할 수 있다.
2. 일단 시작하라
내가 만난 일잘러들은 “이번 일은 언제부터 시작할까요?”라고 물어보면 “아! 그거 제가 이렇게 초안을 시작해봤는데...”라고 말하는 경우가 대부분이다.
그들은 어떻게 그렇게 할 수 있을까?
그들의 일하는 습관을 관찰해보니 그들은 상사에게 일을 받게 되면 자리로 돌아와 곧바로 그 일을 시작했다. 보고서를 만들어야 한다면 ppt 파일을 생성하고 페이지수를 결정하고 헤더와 포함될 내용을 간단히 기록해두었다. 받은 과제 파일을 바로 준비하고 상사의 지시를 기록해두기 때문에 기억의 왜곡이 적다. 그리고 일단 일을 시작을 해두기 때문에 진행 중인 일이 되어 다음번에 시작하기가 수월하다. 어떤 일이든 새롭게 시작한다는 것은 결심을 필요로 한다. 하지만 사소한 부분이라도 미리 시작해두면 의외로 다시 접근하기가 편하다. 사람의 마음이 그렇다는 것을 그들은 이미 알고 있었던 것이다.
일단 시작하는 것은 실행력을 높여줄 뿐만 아니라 자기 주도 업무역량을 키우는 데 있어서 가장 필요한 기술이 아닐까?
3. 납기를 정하라
모든 계획은 납기로 인해 달성이 된다.
이건 과언이 아니다. 그만큼 납기는 목표에 영향을 미치며 동기를 부여하고 실행을 자극하는 수단이다. 회사 보고자료를 준비하면서 항상 먼저 챙겨야 하는 것이 바로 누가(담당자), 언제까지(납기)를 채워 넣는 것이다. 납기가 없다는 것은 그 일을 하지 않겠다는 말과 같다.
회사에서 부여받는 일은 분명 리더가 원하는 납기가 있다. 특히 일잘러들은 납기에 맞춰 일을 마무리하지 않는다. 그들은 하루나 이틀 전에 자신만의 선납기를 정한다. 조금 앞서서 일을 마무리 해두기 때문에 혹시 리더가 갑작스레 진도를 체크할 때 “초안입니다.”라며 보여줄 수 있고, 미리 공유해 추가 미진점을 체크받기도 용이하다. 물론 갑자기 일정이 당겨지는 것도 두려워할 필요가 없다.
내 업무 납기를 SHIFT LEFT 시키는 것은 자신의 실행력이 상당하고 스피드와 퍼포먼스가 뛰어나다는 것을 상사에게 은연중에 알릴 절호의 기회이니 꼭 활용해보기 바란다. 생각해보면 참 별것 아닌 디테일인데... 역시 일잘러는 디테일에 강하다.
4. 초안을 빨리 만들어라.
상사가 보기에 부하가 만든 보고서는 언제나 허점 투성이다. 상사 자신도 회사 경영진들에게 보고할 자료를 리뷰할 때면 그들에게 지적을 받고 수정을 한다. 다시 말해 세상에 완벽한 보고서는 없다. 그렇기 때문에 완벽을 위해서 혼자서 시간을 허비하지 말자. 그것보다는 초안을 빨리 만들고 상사에게 보여주자. 상사와의 리뷰를 통해 수정하는 것이 훨씬 더 현명한 방법이다. 상사 역시 자신이 그 보고서에 참여하여 수정 보완을 지시할 수 있는 시간적 여유가 많기 때문에 보고서를 방향을 점검하고 내용을 이해하는데 도움이 된다. 그래서 일잘러는 초안을 빨리 만든다. 그리고 관련된 사람에게 재빨리 공유하여 의견을 물어 수정 보완하는 작업을 통해 완성도를 높인다. 혼자서 완벽한 보고서를 만들겠다는 생각을 버리는 것이 바로 일을 잘하는 방법이다.
나는 보통 자료 준비를 요청받으면 다음날 리더가 출근하면 초안을 볼 수 있게 준비하는 편이다. 비교적 기간이 길게 주어진 일이라면 초안을 언제까지 공유하겠다고 업무를 받을 때 바로 응답한다. 그렇게 하면 나에게는 납기가 생긴 것이고 리더는 사전에 볼 수 있다는 생각에 안심을 한다. 후배들이 가끔 왜 묻지도 않았는데 일찍 하겠다고 말하냐고 묻곤 한다. 그걸 스스로 깨우칠 때 후배들도 자기 주도적으로 실행력을 갖춘 일잘러가되는 거라고 생각한다.
5. 알람을 설정하라
이건 내가 일잘러가 되어보려고 시도해보는 방법인데, 두 가지 유형의 알람을 활용해서 업무 실행력을 높이는 것이다.
첫 번째는 지시받은 업무 납기를 알리는 알람이다. 업무를 전달받으면 자리로 돌아와 바로 다이어리에 리스트업하고 일단 작성을 시작하기 전에 스마트폰의 알람 기능을 활용해 납기일 아침 출근시간에 맞춰 알람을 설정한다. 잊을 리 없겠지만 혹시 모를 상황을 대비하는 것이다. 10번 제대로 일을 처리하더라도 1번 납기를 놓치면 나는 납기도 못 맞추는 사람이 된다. 그래서 납기는 내 머리로 기억하는 것이 아닌 쉬지 않는 스마트폰이 기억하도록 한다.
두 번째는 일을 할 때 집중력을 올리는 알람이다. 나는 뽀모도로 타이머(어플)를 활용해 25분간 업무에 집중하고 5분간 일어나서 몸을 풀어주는 방식으로 일을 한다. 25분간은 사내 전화 외에는 어떤 것의 개입도 받지 않고 일에 집중하려고 만든 루틴이다. 타이머가 내 손목의 스마트 워치와 연동되어 있기 때문에 진동으로 종료시간을 알려주기 때문에 남은 시간을 체크할 필요 없이 그냥 일을 하면 된다. 이 방법을 통해 일의 집중력을 올렸고, 같은 시간 동안 많은 일을 해낼 수 있도록 효율을 높였다. 사실 회사일이나 개인적인 일 모두 특별한 연구를 하는 일이 아니기 때문에 공부하는 것처럼 집중하기가 쉽지 않다. 하지만 일부러 이렇게 시간 약속을 정해두고 그것을 지키고자 노력하다 보면 집중력이 올라가고 퍼포먼스가 향상됨을 체감하게 될 것이다.
여기까지가 여러분들에게 알려주고 싶은 일을 잘하게 만드는 5가지 팁이다.
위의 내용을 간단히 요약해보면 다음과 같다.
1. 할 일이 생긴다.
2. 할 일을 다이어리에 적고, 납기일을 체크한다.
3. 실제 납기일보다 조금 이른 시가에 자신만의 납기를 설정하고 스마트폰에 알람을 설정해둔다.
4. 일단 간단히 일을 시작해서 일의 진입장벽을 낮춘다.
5. 최대한 빨리 초안을 마련한다.
6. 일을 할 때는 타이머를 활용해 집중력을 높인다.
우리 모두 일잘러 될 준비는 끝났다. 이제 실행만 남았다. 여러분들의 실행을 응원한다.
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