by
Jan 29. 2024
회의 밀도를 확실하게 높여주는 솔루션 1/2회
시간의 불확실성 줄이기
“나와 팀원 간의 회의는서로를 도와주는 시간인가, 아니면한창 일하는 걸 방해하는 시간인가?”첫 번째 원칙 ‘No Surprise’ :
① 시간의 불확실성 줄이기
노 서프라이즈No Surprise. 회의 밀도를 높이는 첫 번째 원칙입니다. 갑자기 소집하는 회의, 예상 못 했던 질문에 술술 대답할 수있는 사람은 많지 않습니다.
‘잠깐 나 좀 볼까요?’로 시작해서 ‘다음 달 프로젝트는 어떻게 되고 있어요?’로 회의가 이어지면 팀원은 당황합니다. 방금까지 다른 업무를 하고 있었으니까요. 더듬더듬 기억을 떠올려 대답해보지만, 팀장이 몇 가지 질문을 추가하면 이내 말문이 막힙니다. 담당자가 그것도 모르냐며 답답해하는 팀장의 표정을 보면 머릿속이 더 하얘져서 더 버벅댑니다.
반대 상황도 마찬가지예요. 팀장이 집중해야 하는 업무를 처리하고 있는데, 팀원이 자꾸만 찾아와서 흐름을 끊는다면 제대로 집중할 수 없습니다. 지금 바쁘니까 다음에 이야기하라면서 팀원을 돌려보내기도 하죠. 그러면 팀원은 팀장이 덜 바빠 보이는 시간에 눈치껏 다시 와야 하는데, 그 머뭇거리는 과정에서 보고 시기를 놓치는 경우가 많습니다.
회의 불확실성을 가능한 한 줄여봅시다. 먼저, 갑작스러운 회의가 되지 않도록 시간을 예측 가능하게 만드는 것부터 시작해보세요. 모든 회의 시간을 사전에 정할 수는 없겠지만, 예측 가능성이 커지도록 노력할 수는 있습니다.
예를 들어, 월요일 또는 금요일에 하는 팀 회의는 시간을 고정해서 정해놓는 게 좋습니다. 대부분의 팀들이 이미 그렇게 하고 계실 거예요.
팀원 개개인과 하는 중간 회의도 사전에 정해두면 좋습니다. 팀원과의 업무가 회의 한 번으로 끝나는 경우는 드뭅니다. 중간에 최소한 두세 번은 점검 회의를 하는데, 대부분은 그 시간을 미리 정하지 않습니다. 그러다 보니 팀장 입장에서 가능한 시간에 일방적으로 팀원을 호출하게 되거나, 아니면 시간이 지연되고 난 후에야
"왜 보고 안 했어요?"
"팀장님이 계속 외부에 계셨잖아요"
같은 껄끄러운 대화가 오가게 됩니다. 물론 사소하고 간단한 현황 보고 시간까지 다 정해둘 필요는 없지만 중요한 중간 보고는 미리 시간을 정해둡시다.
팀장 : (10분 정도 업무 지시 후) 방향은 아시겠죠? 그러면 ○○님이 오늘 나온 내용을 한번 확인해보고 추천 솔루션 두세 개와 대략적 비용을 보고해주세요. 언제 회의가 가능할까요?
팀원 : 음, 목요일 오전까지는 될 것 같습니다.
팀장 : 좋습니다. 잠깐만요. (스케줄 확인 후) 목요일 2시에 회의할까요? 그날 솔루션을 확정하죠.
팀원 : 네. 그렇게 할게요.
중간보고 일정을 매번 정하는 게 번거롭다면 팀장의 일정에 ‘팀원 보고 및 회의’ 항목을 아예 덩어리 시간으로 지정해두는 것도 방법입니다. 구글이나 네이버 등 공유 기능이 있는 캘린더 앱에 화요일 10~12시, 목요일 2~5시, 이런 식으로 잡아 놓고 팀 전체에 공유하면 됩니다. 1~2주 전에 다음 주 가능 일정을 공지해주면 팀원들은 캘린더에 15분 또는 30분 단위로 보고 일정을 직접 예약할 수 있습니다.
이런 시스템이라면 팀원은 바빠 보이는 팀장의 눈치를 보지 않고 편하게 보고 일정을 잡을 수 있겠지요. 팀장 역시 이 시간을 팀원 집중 지원 시간으로 정해서 밀도 있게, 그리고 예측 가능하게 쓸 수 있으니 편리합니다.
