회의 밀도를 확실하게 높여주는 솔루션 2/2
회의 주제의 불확실성 줄이기
첫 번째 원칙 ‘No Surprise’ :
② 회의 주제의 불확실성 줄이기
“팀장님, 부르셨어요?”, “○○님, 무슨 일로 오셨나요?”
미팅이나 회의를 이렇게 시작하는 경우가 많습니다. 팀 내에서는 비교적 정보가 신속하게 흘러가는 편이니 자연스러운 현상이지만, 모든 회의가 돌발사건처럼 이뤄진다면 팀장과 팀원 모두 피곤할 수밖에 없습니다.
중요한 내용을 종종 빼먹기도 하고요. 긴 마라톤 회의를 마치고 나서 “아! 중요한 걸 깜빡했네!”라
며 다시 회의했던 경험이 있지 않으신가요.
불확실성을 줄이는 두 번째 비결은 회의 주제를 서로 미리 알고 임하는 겁니다. 회의 전에 안건이 공유되어야 한다는 조언은 다들 잘 알고 있지만, 일주일에 열 번도 넘게 있는 회의에 적용하기는 쉽지 않습니다. 업무를 줄이려다 일이 더 늘어나는 모양새라서 결국 원래대로 돌아가는 경우가 많아요.
업무 부담을
최소한으로 하면서도
효과적으로 회의 안건을
사전에 공유하는 방법은 없을까요?
저는 일정표의 메모 기능을 활용하는 방식을 추천합니다. 앞에서 구글 등의 일정 캘린더 앱에 팀원들이 보고 일정을 넣는 방법을 말씀 드렸지요.
이때 시간과 사람 이름만 적을 게 아니라, 회의 주제와 간단한 안건 내용도 함께 메모해보세요. ‘14:00~14:30 서민지 - 8월 교육 워크숍 관련’이라고 일정을 적고, 메모 항목에 간단한 안건 내용을 적는 겁니다.
필요한 내용은 팀마다 다르겠지만 저라면 ‘전달할 내용’과 ‘함께 의논하고 싶은 사항’ 이 두 가지를 쓰도록 하겠습니다. 키워드 중심으로 간단하게요.
다음은 팀원이 팀장의 일정에 메모해둔 내용의 예시입니다.
출처 : <팀장스쿨>, 박소연, 더스퀘어팀원은 회의를 앞두고 주요 용건을 정리하는 효과가 있을 뿐 아니라 팀장 역시 회의 안건에 대해 사전에 생각해볼 수 있는 장점이 있습니다. 그만큼 알찬 회의가 되겠죠.
팀장은 단순한 현황 보고만 있는 줄 알고 천천히 피드백하면서 전체 회의 시간 30분 중 25분을 보냈는데, 갑자기 팀원이 “팀장님, 그런데 상의드리고 싶은 중요한 문제가 있어요.”라고 이야기를 꺼내서 당황하는 일이 종종 있습니다.
예상치 못한 건으로 회의는 늘어지고 다음 차례의 팀원들은 줄줄이 대기하게 됩니다.
팀장이 팀원에게 회의를 요청할 때도 똑같은 방식으로 미리 내용을 공유하면 좋습니다. 질문은 조금 변경해야겠죠.
팀원 입장에서도 갑자기 시험 문제처럼 질문들이 날아오는 경우보다 사전에 알고 있으면 더 좋은 답을 준비할 수 있습니다. “어…. 확실하지 않은데 알아보고 다시 보고 드릴게요.” 같은 대화로 비슷한 회의를 여러 번 반복하는 불상사도 막을 수 있습니다
출처 : <팀장스쿨>, 박소연, 더스퀘어입력하는데 시간을 오래 쓸 필요는 없습니다. 키워드 정도면 충분합니다.
우리는 회의 시간을 줄이려고 이걸 하는 거니까요!
안녕하세요! 신간이 나왔습니다. (❁´◡`❁)
지난주에 막 임명된 따끈따끈한 신임 팀장, 여전히 적응 중인 6개월 차 팀장, 리더가 된 지 오래되었지만 여전히 막막한 마음에 답을 찾는 분, 팀장의 권한과 역량에 호기심을 갖고 있는 주니어 일잘러 모두 환영합니다.
매콤 달큰한 현실을 살아가는 리더가 오늘 배워서 내일 적용할 수 있는 솔루션을 담았습니다.
