보고서 차트 작성의 기술
참을 수 없는 내 기획서의 가벼움
왜 차트를 작성하는가?
비즈니스에서는 수치로 말해야 설득력이 높다.
그러나 단순히 숫자나 데이터를 나열하는 것은 의미가 없다.
수치나 데이터를 통해 의미를 전달하기 위해서는
데이터를 분석하고, 경향을 파악하여 말하고자 하는 메시지를 분명하게 작성해야 한다.
메시지가 없는 숫자와 데이터의 열거는 아무런 의미가 없다.
차트란 수치 데이터를 보기 좋게 가시화하여 데이터 전체가 지닌 '메시지'가 잘 전달되도록 정리한 것이다.
한 개의 차트가 천 마디 말보다 가치 있다
백날 말로 설명해봤자 임팩트 있는 차트 하나가 더 큰 설득력을 가진다.
차트를 잘 활용하면 보다 효과적으로 기획안의 내용을 상사에게 설득할 수 있다.
차트를 작성할 때는 다음 3가지 점에 유의하자.
1. 말하고자 하는 메시지에 적합한 차트를 선정할 것
2. 메시지의 이해를 돕는데 불필요한 내용은 제외할 것
3. 간결하고 가독성 좋게 연출할 것
실무자는 차트를 작성할 때
데이터 속에서 자신이 전달하고자 하는 메시지를 명확하게 뽑아낼 수 있어야 한다.
하나의 데이터에 다양한 메시지가 포함되어 있다 해도
전달하고자 하는 메시지와 관련이 없다면 말할 필요는 없다.
애써 차트를 작성했는데, 상대방이 어려워한다면 그 차트는 잘못된 것이다.
상대방이 읽기 쉽게 차트를 연출하기 위해서는 아래의 사항을 확인하자!
- 차트는 적을수록 좋다.
: 하나의 차트만 활용하면 100% 집중한다. 그러나 100개의 차트를 이용하면 아무것도 기억하지 못한다.
- 글씨는 크게, 수치는 반올림, 단어는 기호로 바꾼다.
: 혼동을 일으키지 않는 한 단어수는 줄이고, 글자 폰트는 키운다.
소수점 이하가 당신의 메시지에서 중요하지 않다면 반올림하거나 생략한다.
기호가 단어보다 더 직관적이다. (달러 -> $, 퍼센트 -> %)
- 슬라이드 수는 많은 게 낫다.
: 한 슬라이드에 하나의 차트와 개념이 들어가야 해당 개념에 더 집중할 수 있다.
표현하고 싶은 메시지와 차트의 종료가 일치하는가?
만약 A라는 회사의 상품별 매출 비율을 알고 싶을 때 당신이라면 어떤 차트를 선택하겠는가?
대부분 '원 그래프'를 선택할 것이다.
구성 비율을 나타내는 데 적합한 차트가 무엇인지 직감적으로 알기 때문이다.
세계적인 전략 컨설팅 회사인 '맥킨지 앤 컴퍼니'는
당신이 이야기하고 싶은 메시지는 무엇이든지 간에 아래 5가지 유형 가운데 하나로 통한다고 이야기한다.
1) 구성요소 비교 (전체의 구성 비율을 나타낼 때)
2) 항목 비교 (항목별 차이를 나타낼 때)
3) 시간적 추이 비교 (시계열 변화를 나타낼 때)
4) 도수분포 비교 (빈도의 분포를 나타낼 때)
5) 상관관계 비교 (변수 간의 관계를 나타낼 때)
일반적으로 기획서 작성 시 주로 사용되는 차트 5가지는 다음과 같다.
<5가지 기본 차트>놀랍게도 5가지 기본 차트는 당신이 말하고자 하는 메시지 유형에 무엇이든지 간에 하나씩 대응된다.
<메시지 유형별 차트 형태>5가지 기본 차트 유형에 대해 더욱 상세히 살펴보겠다.
<5가지 기본 차트 유형>1. 원형 차트
원형 차트는 전체의 구성 비율을 나타내고자 할 때 사용된다.
업계 전체에서 차지하는 각사의 점유율, 고객의 연령별 구성 등 전체를 구성하는 각 요소가 어느 정도의 비율을 차지하고 있는지를 나타내는 경우이다.
원형 차트를 사용할 때 주의 사항은 다음과 같다.
구성 요소는 5개를 넘지 마라!
- 항목이 너무 많으면 차트를 활용한 의미가 없다. (중요하지 않은 항목은 하나로 묶어 '기타'로 표현한다.)
시계방향으로 항목을 배치하라!
- 12시 방향부터 시계방향으로 중요 항목 순으로 배치한다.
- 서로 비슷한 항목이라면 크기(구성비율) 순으로 배열하고, 중요 항목의 색을 강조한다.
2. 가로막대형 차트
가로막대형 차트는 항목별 차이 또는 순위를 비교할 때 사용된다.
항목별 순위별 매출 추이 등 시간에 따라 수량이 변하는 트렌드를 나타내고 싶을 경우이다.
가로막대형 차트를 사용할 때 주의 사항은 다음과 같다.
항목은 순서대로 (위에서부터 아래로) 강조하고 싶은 항목만 색을 바꾸어 표현한다!
메시지에 끼치는 영향이 미미할 경우 값은 반올림하거나, 소수점 이하 자리는 생략한다.
눈금과 값을 동시에 사용하지 않는다.
- 메시지에서 값이 중요할 때는 그 수치를 명시하고, 요소들 간 관계를 보고 싶다면 눈금을 사용하라!
3. 세로막대, 꺾은선 차트
세로막대, 꺾은선 차트는 시계열의 변화를 나타낼 때 사용된다.
월별 매출 추이 등 시간에 따라 수량이 변하는 트렌드를 나타내고 싶을 경우이다.
또한 일정 범위의 데이터 분포도를 나타내는 경우에도 활용된다.
'최근 3년 동안의 영업이익이 대부분 3~5% 범위에 분포되어 있다'와 같은 내용을 표현하고 싶을 경우이다.
세로막대, 꺾은선 차트를 사용할 때 주의 사항은 다음과 같다.
시간은 위에서 아래가 아니라, 왼쪽에서 오른쪽으로 흐르는 것으로 표현한다.
세로막대는 항목이 적을 때(약 5~8개), 꺾은선은 항목이 많을 때 사용한다.
한 시점을 다른 시기보다 강조하거나 과거의 역사적 데이터와 미래의 전망 데이터를 구별할 때에는
다른 색을 사용한다.
꺾은선 차트를 작성할 때에는 '차트선'이 축이나 눈금선 보다 굵게 표시되도록 한다.
4. 점 차트
점 차트는 복수의 변수를 비교하거나 상관관계를 파악할 때 사용된다.
예를 들어 지역별 매출과 이익의 상관관계나 영업사원의 교육 연수와 영업실적과의 상관관계를 알고
싶을 때이다.
점 차트를 사용할 때 주의 사항은 다음과 같다.
한눈에 이해하기 어렵기 때문에 상사에게 차트를 읽는 법을 설명해야 할 수 있다.
당신이 기대하는 패턴을 빈 화살표로 차트에 삽입하면 차트를 이해하는데 도움이 될 수 있다.
ex) 할인폭과 판매량은 관계가 없다는 메시지를 점 차트로 표현하면 다음과 같다.
차트 작성 이것만은 제발!
차트의 목적은 데이터를 가시화하여 메시지를 효과적으로 전달하는 것이다.
그런데 간혹, 불분명한 차트를 작성하여 혼란을 초래하는 경우도 있다.
여기서는 차트 작성 시 해서는 안 되는 것(Don't)들은 무엇인지 살펴보겠다.
- 원근감이나 3D로 입체감을 살리지 마라!
: 3D 차트는 얼핏 세련돼 보일 수 있으나 정확한 크기와 면적을 파악하기 어려워 메시지 전달을 방해할 수 있다.
- 메시지 없는 차트 제목을 작성하지 마라!
: 회사 영업이익 추세 / 상품별 매출 순위 / 연령별 직원 분포
위 제목들은 차트의 주제를 나타내고 있지만 무엇을 말하고자 하는지에 대해서는 언급이 없다.
(회사 영업이익이 그래서 증가했다는 것인가? 감소했다는 것인가? /
상품별 순위가 높은 것이 무엇인가? / 연령별 직원 분포가 어떠한가? 전혀 내용을 알 수 없다..)
차트의 제목을 작성할 때는 메시지형 제목으로 작성하여 차트가 무엇을 의미하는지 전달한다.
-일반 제목 : 회사 영업이익 추세 -> 메시지형 제목 : 회사 영업이익이 3배로 증가함
-일반 제목 : 상품별 매출 순위 -> 메시지형 제목 : 상품 A가 전체 상품 매출 중 1위를 기록함
-일반 제목 : 연령별 직원 분포 -> 메시지형 제목 : 회사의 절반 이상 직원이 35~45세 범위에 분포함
- 항목별 양을 표현할 때 기준치가 꼭 0일 필요는 없다.
: 기준치가 0으로 되어 있어 각 항목별 양이 잘 드러나지 않는다면 적당한 기준치로 변형한다.
적절한 기준치를 선정하여 표현하면 더욱 전달력이 높아진다.
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