보고 또 보고
보고의 정석, 적절한 보고란
회사는 혼자 일하는 곳이 아니다. 그렇기 때문에 항상 내 윗사람, 협럭업체 등 다양한 유관부서에 보고해야하거나 밑에 사람에게 보고 받곤 한다. 즉, 보고로 시작해서 보고로 끝난다. 단순히 보고만 하고 끝나는 것이 아니라 보고를 통해 상대를 설득시켜야 하기에 보고만큼 어려운일이 없다. 하고싶은 결론을 먼저 말하는건 기본이지만 결론을 먼저 말한다고 해서 상대를 설득시킬 수 있는 것은 아니다.
A대리는 자신이 리드했던 이번년도 신제품 런칭 프로젝트에 대해 팀장에게 보고하려고 한다. A대리는 자신이 중요하다고 생각하는 분기별 그리고 작년대비 매출 데이터를 야근해서까지 분석해서 신제품의 반응에 대해 자신있게 보고했다. 하지만 팀장은 A의 보고에 대해 많은 피드백을 해주며 보고서를 다시 수정해오라고 했다.
A는 자신의 보고가 완벽하다고 생각했는데 도대체 A의 보고에는 무슨 문제가 있었을까?
Who: 보고의 대상이 누구인가
내가 보고해야 대상은 일정하지 않으며 언제든지 달라질 수 있다. 보고를 해야 하는 경우 먼저 보고의 대상이 누구인지에 대해 알아야한다. 예를 들어 직속 상사인지 아니면 임원인지, 유관부서인지 고객사에 보고해야하는지에 대해 알아야한다. 누구에게 보고하느냐에 따라 어떤 자료까지 공유하고 공유하지 않아야 될지가 결정되기 때문이다.
Why: 왜 보고를 하는가
보고를 할 때 단순히 보고를 위한 보고는 지양해야한다. 괴테는 인생은 '속도'가 아닌 방향'이라고 했다. 보고서도 마찬가지이다. 속도보다는 "방향"이 중요하다. 왜 보고해야하는 방향이 명확해지며 중간에 딴길로 새서 일을 여러번 하는 일이 줄어들 수 있다.
A대리의 신제품 런칭 보고에 대한경외 왜 보고를 해야하는지에 대해 생각해 보면 신제품 런칭 성과에 따라 성과가 좋으면생산을 게속 할수도 아니면 중단할 수도 있고, 매출이 나오지 않는 유통업체에 마케팅 전략을 바꾸거나 마케팅 예산을 줄일 수 있다. 이렇게 목적을 생각해보아야 명확한 보고의 방향이 정해질수 있다.
What: 무엇을 중심을 보고해야 하는가
데일 카네기의 유명한 저서인 인간관계론에 따르면 상대방의 관심을 끌고 싶다면 "상대방의 관심사를 중심으로 이야기하라(Talk in terms of the other person's intrests.)"라고 하였다. 메일, 메신저와 같은 서면, 미팅, 전화 등 같은 구두로 다양하고 많은 정보가 쏟아지는 회사에서 보고해야하는 대상의 관심사를 안다면 보고하는 내용을 보고대상에게 좀 더 쉽게 설득할 수 있다. 보고 대상 또한 사람이기에 많은 정보속에서 자신이 관심있는 부분이 가장 먼저 눈에 들어올 수 밖에 없기 때문이다.
팀장은 최근에 미팅에서 그동안 큰 매출을 차지했던 C유통사에서 신제품이 좋지 않다는 것을 계속해서 강조하며 말하였다. 그래서 이번 신제품 프로젝트에서 다른 유통사 대비 C유통사의 매출과 다른 상품대비 매출이 얼마나 줄었는지에 대해 궁금해했다. 따라서 A대리가 자신이 중요하다고 생각했던 단순한 분기별 매출 비교가 아닌 유통사별 매출을 심도있게 분석했다면 만족스러운 보고가 되었을 수도 있다.
How: 어떻게 보고해야 하는가
데일 카네기는 자신의 인간관계론에 다른 사람을 잘 설득하는 원칙 중 하나로 "최선을 다해 상대방의 관점에서 대상을 바라보라.(Try hard to see things from the other person's point of view.)"라고 하였다. 내 관점에서만 생각핟나면 상대방을 이해할 수 없다. 사람들이 그렇게 생각하고 행동하는 데는 이유가 있기때문에 그 이유를 캐내야한다. 그 이유를 조금이라도 안다면 그 사람의 행동이 이해가기 시작하며 그 사람이 어떤사람인지까지 알아낼 수 있다.
팀장님에게 보고하는 경우 당연히 팀장님의 시각이 더 넓을 수 밖에 없기 때문에 A대리가 놓치는 포인트들이 많았을 것이다. 팀장님은 완벽한걸 바라지 않았을 것이다. 팀장은 A대리의 보고서를 바탕으로 임원에게 보고하려고 하였다. A 대리가 자신의 팀장이 더 높은 사람인 임원에게 보고한다는 팀장의 관점에서 보고서를 작성했다면 팀장님이 중요하게 생각한 포인트 외에 불필요한 데이터들은 최대한 제거하고 도표 등을 추가하여 임원에게 보고하기 쉽도록 만들었을 것이다.
When: 언제 보고해야 하는가
보고서를 완성해서 보고를 해야할 일만 남았다면 보고의 "타이밍" 또한 중요하다. 상대가 너무 바쁜 타이밍에 보고하는 경우 제대로 보고되지 않을 수 있다. 또한 상대가 기분이 좋지 않을 때 보고하게 되면 내가 보고한 내용에 대해 단점만 보여 좋지 않은 말이 더 나올 수 있다. 보고의 타이밍을 잡을 수 있다면 보고 대상이 바쁘지 않으면서 기분이 좋을 때 하는게 베스트이다.
보고의 방법에는 답이 없다. 그래도 Who, Why, What, How, When 을 조금이라도 인지하면 막막했던 보고가 조금더 수월해질것이다. 회사는 놀러가는 곳이 아니라 누군가 나에 대해 끊임 없이 평가하고 있으며 최대한 많은 사람에게 나에 대해 어필이 필요하다. 보고를 많이 하지만 보고를 잘하는 사람은 생각보다 많지 않다. 깔끔한 보고를 통해 상대방에게 어필하는게 큰 장점이 될 수 있다.
