18. 보고의 기술

신입사원을 위한 보고 이야기

이 매거진에 당분간 글 쓸 일이 없을 줄 알았는데, 문득 이런저런 생각들이 떠올라 페이지를 열었다. 나도 회사생활을 11년밖에 하지 않았고, 군생활 시절까지 합하면 14년 정도 사회생활을 했다. 인력개발원에서 일할 당시까지도 보고나 보고서 작성으로 고통받은 시절이 있기에 그때 배운 내용들을 공유해보려 한다. 보고에 대해 걱정하는 신입사원들을 위하여.

보고라는 건, 회사생활을 하면서 꼭 필요한 업무 중 하나다. 그것이 보고서의 형태가 되었든, 구두의 형태가 되었든 보고는 늘 이루어진다. 그렇다면 보고는 왜 하는 것일까?

보고의 이유

보고를 하는 이유는 의사결정권을 가진 사람들에게 업무에 대한 현재 상황, 문제 발생 내용을 공유하고, 이에 대한 해결책을 모색하기 위한 경우가 많다. 그리고 보고서에는 해결방안까지 포함하는 경우도 있다. 보고를 하는 이유 중 가장 큰 이유는 책임의 전가다. 난 모르겠다 하고 책임을 떠넘긴다라는 의미보다는 의사결정권을 가진 사람을 통해서 빠르게 현재의 문제 상황을 해결할 책임을 넘겨주는 것이다. 군대에서도 보고의 중요성을 강조하면서 하는 말이 책임을 빨리 위로 넘겨서 현재의 상황을 해결해야 한다고 배웠다. 욕먹을 상황도 빨리 보고해서 문제를 해결해야 한다.

보고서 작성법

급한 경우에는 간략하게 내용을 정리해서 구두보고를 하는 경우도 있지만, 간략하게 보고서의 형태를 만들어 보고하는 것이 좋다. 그리고 내가 보고하는 대상(팀장 또는 본부장)을 넘어 그 위로 보고될 때에는 보고서의 형태로 만들어 조금씩 수정하면서 위로 위로 보고를 하는 것이 효율적이다. 

보고서를 만들 때에는 기본적으로 개요나 목적, 경과 또는 현황, 세부사항, 해결방안 또는 향후 일정 등의 내용으로 구성된다. 보고서의 내용에 따라 디테일한 구성은 달라질 수 있어도 앞서 언급한 내용들이 주로 들어간다. 

보고를 할 때에는 보고서를 중심으로 보고를 하는데, 말하는 내용 전체를 보고서에 담을 필요는 없다. 보고서는 1~2장 정도로 작성하고, 보고를 하면서 추가적인 내용을 언급하면 된다. 그리고 상세하게 추가적인 설명이 필요한 내용들은 별첨으로 작성하여 필요한 경우에 들여다볼 수 있도록 하면 된다.

보고의 기술

보고를 할 때 가장 중요한 것은 본인이 설명하지 못하는 내용을 넣으면 꼬인다. 이 말이 무언가 하니, 꼭 어려운 단어를 쓰거나 제대로 설명하지 못할 내용을 써 놓는 경우도 있다. 반드시 보고서에 들어가는 내용은 설명할 수 있어야 하고, 그 안에 단어 하나하나도 설명할 수 있어야 한다. 외워서 설명할 자신이 없으면 해당 단어 아래에 작은 글씨로 ※ 표시와 함께 주요 내용을 기술하면 된다. 그리고 급한 건의 보고는 앞선 개요나 목적 같은 내용은 생략하고 해결방안 중심으로 보고를 하면 된다.

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