보고의 기본 원칙

"A 업무 결과에 대해 보고해 주세요"

"우리 회사가 B 사업을 시작해야 하는지 검토 후 보고해 주세요"

"다음달 행사 계획을 보고해 주세요"

[보고의 기본 원칙]

보고 내용을 준비하기 전에 확인해야 할 사항

1.보고는 상사의 질문에 답하는 일이다. 먼저 내가 답해야 할 과제를 확인한다. A 업무 진행 결과, B 사업 착수

   검토, 행사 계획이 과제다. 간혹 과제에 대한 답을 준비하기 보다 내가 일한 결과, 내가 하고 싶은 말을 

   보고하는 경우가 있다. 과제에 대한 답변은 대체로 상사의 "So, what should we do? (그래서 우리

   뭐해야 돼요?)" 에 대한 대답이다.

2.답변을 준비하기 전에 상사가 보고를 받고자 하는 이유를 생각한다. 보고 후 상사에게서 어떤 반응이 

   나오면 보고를 잘 했다라고 말할 수 있는지 생각해 본다. 단순한 정보 전달이라면 해당 내용을 이해하게 

   하는 것이며, 계획서나 기획서라면 내가 제시한 대안 중에서 선택하게 하는 것이고, 때로는 심적 변화를 

   일으키게 하여 설득하거나 행동을 유발하는 것이 보고 후 상대의 기대 반응이 된다. 보고가 끝난 뒤 

   "그래서 결론이  뭔가? 또는 그래서 어느 쪽이야?" 라는 말이 나온다면 뭔가 잘못 되었다.

3. 답변은 결론, 근거, 실행 방법으로 준비한다. 

    과제 : "우리 회사가 B 사업을 시작해야 하는지 검토 후 보고해 주세요" 

    답변

     [결론]

     "B사업에 진출해야 한다"

      [근거]

       B사업의 성장성, 자사의 강점 활용 정도, 수익성, 성공 가능성, 투자금 회수 시점

      [방법]

      진출을 위해 단계적으로 준비할 내용

  4.결론에 대한 근거는 자사 맞춤형을 준비해야 한다. 포괄적 답변, 모든 조직에 통용되는 정답과 같은 

     답변은 곤란하다. 매출 증대를 위해서 영업력을 강화해야 한다는 근거로 "영업력이 약하기 때문"이라고

     해서는 안된다. 영업력이 약해서 매출 부진에 어떤 영향을 미쳤는지 인과관계를 제시해야 한다.

      

  

  [보고서 답변의 흐름]

  상사의 질문 : So, what should we do?

  보고자의 답변

  1.결론(What) : 해법 (이것을 해야 합니다.)

  2.근거(Why) : 현상, 문제점, 원인 (이런 이유때문입니다.)

  3.방법(How) : 실행 계획 (결론으로 제시한 해법은 이런 방법과 순서로 실행합니다.)