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브런치북 협업툴로 혁신한 중소기업 이야기 04화

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계정을 잊어버리셨나요?

by 다시살기 Jan 17. 2022

체계 없는 회사의 모습

업무 체계는 왜 필요한가?

회사에 좋은 체계가 있다고 해서 사업이 성공하는 것도 아니고 성공한 사업체에 반드시 훌륭한 체계가 잡혀있는 것도 아니다. 그러다 보니 많은 회사들이 체계를 만드는 것을 간과하고 성장을 해나간다. 하지만 성장을 하다 보면 많은 순간에 '체계(System)'가 필요함을 느낀다. 하지만 체계의 필요성을 느꼈을 때가 체계를 잡을 수 있는 마지막 기회인 경우가 많다.

이미 사람이 충원되고, 회사가 나름대로 돌아가고 있다면 새로운 체계를 자리잡기란 엄청 힘든 일이다. 왜냐하면 체계라는 것은 '공동의 약속'으로 만들어 지기 때문이다. 유튜브에서 백종원 대표님이 '참 쉽쥬?'하면서 만드는 쉬운(?) 요리를 레시피를 보며 따라 만들어도 10명이면 10명이 각자 다른 맛의 요리를 만들어 낸다.

그럼에도 불구하고 요리를 배우는 과정에 레시피가 필요하듯, 회사의 체계 역시 반드시 필요하다. 그렇다면, 체계가 없는 회사의 모습은 어떨까? 회사에 반드시 체계가 필요한 이유를 체계가 없으면 어떤 회사가 되는지를 상상해보면 그 필요성이 더 잘 와닿을 때가 있다.

1. 원래부터 그런 회사

업무 진행과정을 기록해놓는 체계가 잡혀있지 않으면 회사 곳곳에는 '원래 그런 것'들 투성이다. 일을 하다 보면 언젠가 분명 내가 멀쩡히 하던 일을 언제부터인가 팀원은 전혀 다른 방법으로 하고 있다. 그럴 때면 우리는 이렇게 묻는다. "이거는 왜 그렇게 하는 거야?" 체계가 없는 회사에서 당신은 이런 대답을 듣게 될 것이다. "원래부터 그랬는데요?" 2년 차 대리의 옆자리에는 뭔지 모를 서류들이 쌓여있다. 업무를 하는데 공간 확보도 안되고 영 불편해 보인다. 그럴 때면 우리는 이렇게 묻는다. "그 서류들은 왜 거기에 있는 거지?" 돌아오는 대답은 과연...?

2. 매번 새로운 회사

어떤 자료가 어디에 있으며 어떻게 저장하는지에 관한 체계가 없으면 당신은 매 순간 새로운 회사(?)를 경험하게 될 것이다. 당신이 만약 쇼핑몰에 종사하고 있고, 제품 사진을 촬영해서 올릴 것을 지시받았다. 열심히 제품을 촬영해서 보고를 했더니 상사는 이렇게 얘기한다. "어? 이걸 다 새로 찍었어? 몇 개는 이미 찍어놓은 게 있는데?" 제품 재고를 조사하기 위해서 열심히 재고 리스트를 만들고 조사하고 저장을 하려 봤더니 탐색기 내 어딘가(?)에 문득 한 파일이 보인다. '2021 재고조사 리스트' Ah.....

3. 소통하려다 울화통 터지는 회사

정보를 공유하고, 부서 간 소통법의 기준이 없으면 소통은커녕 울화통만 터지게 될 것이다. 제품을 제작하다 불량이 발생해서 그 불량을 방지하기 위해 품질 확인 스티커를 변경했다. 다른 팀원과 팀장에게도 보고를 하고 새 품질 확인 스티커가 들어오기만을 기다려서 받았더니 스티커는 변경 전 그대로 도착했다. 구매담당자에게 물었다. "스티커를 분명 변경했는데 왜 이렇게 왔나요?" 구매담당자는 대답한다 "어? 저는 못 들었는데요?

4. 간단한 업무에도 모든 에너지를 다 쏟아야 하는 회사

일을 하다 보면 누구나 한 번쯤은 해봤을 말이 있다. "죄송합니다. 이게 누락된 거 같습니다." 돌이켜보면 나 역시 일하면서 가장 많이 쓴 단어 중 하나가 '누락'인 거 같다. 이렇게 누락이 반복되면 보통 이런 말을 하게 된다. "다음부터는 더 신경 쓰도록 하겠습니다"그런데 그렇게 매사 신경 쓰면서 에너지를 쏟으며 일하면 정작 에너지가 필요한 일에 쓸 힘이 남지 않게 된다.

5. 인수인계 몇 번이면 창업 때로 돌아가는 회사

인원 변동을 대비한 인수인계 시스템이 없는 회사에서는 인수인계 몇 번이면 아주 굵직한 일만 남고 모든 디테일은 사라진다. 좋은 체계가 없으면 그 회사의 수준은 창업할 당시의 수준을 넘기도 어려울 것이다.

6. 정글 같은 회사(?)

신입사원 교육체계가 갖춰져있지 않으면 회사는 마치 정글이 된다. 신입사원이 들어오고 업무교육이 시작되면 얼마 가지 않아 이런 말이 들릴 것이 뻔하다. "김 OO 님. 저는 이런 거 어디서 배웠겠어요? 다 혼자서 공부하고 알아서 배웠어요. 완전 야생에서 살아남듯이 해서 배웠기 때문에 기억을 안 할 수가 없어요. 김 OO 님은 너무 좋은 환경에서 배워서 그런지 기억에 잘 남지가 않나 보네요." 무서운 회사다. 회사를 근속한다는 게 무슨 야생에서 살아남는 수준의 난이도라니....

업무 체계가 사업 성공을 위한 필요충분조건은 아님에도 불구하고 필자는 '반드시' 명확한 업무체계를 만들어 나가면서 사업을 키워나가길 권한다. 업무체계의 필요성에 대해 체계가 없을 때를 상상해보며 그 중요성을 되짚어 봤다. 다시 원래의 사고대로 업무체계의 필요성을 요약하자면 이렇다.