업무체계를 갖추기위한 5가지요건

업무체계를 갖추기 위해 필요한 플로우 기능 소개

협업툴로 업무체계 가이드북 만들기
- 당신이 생각하는 회사의 업무 체계는 무엇인가요? https://brunch.co.kr/@wnsaud524/166
- 체계없는 회사의 모습 : https://brunch.co.kr/@wnsaud524/167

회사의 업무체계에 대한 경영자의 니즈는 성장곡선의 기울기에 비례한다. 성장이 정체되거나 오히려 사업이 하락하고 있을때는 체계를 갖추는것 보다 중요한것이 훨씬 많다. 정체나 하락의  원인을 찾아야 하며 생존을 위한 방법을 찾는것이 우선이다. 체계(system)은 이렇게 단기적으로 봤을때는 생존과 크게 관계 없어보이나 조금만 멀리보면 체계 없이는 J커브에 올라탈 수 없고, 그렇기 때문에 많은 사업들이 다시 정체기 또는 하락을 겪게된다.

하지만 회사의 체계를 갖추는것은 사업계획을 하거나, 업무를 지시하거나, 제품을 가공하는 등의 단일 업무와는 차원이 다르다. 시스템 차트같은 것을 하나 만들어 놓고 "우리회사는 이런 시스템으로 관리되고 있습니다. 이 시스템에 따라 일해주세요" 한다고 해서 절대 좋은 체계가 갖춰지지 않는다. 

회사의 체계를 갖추기 위해서는 '기록','분류','관리','공유','쉬움' 5가지 요건을 잘 고려해야한다.(한가지 가장 중요한 것은 글 말미에 있습니다!) 요즘 업무체계의 디지털 전환 도구로 많이 활용되고 있는 협업툴은 이러한 요건을 아주 잘 충족하고 있다. 협업툴의 어떠한 기능들이 업무체계를 만드는데 유용하게 쓰일 수 있는지 공유하려 한다. (본 글은 필자의 회사에서 사용하고있는 협업툴 '플로우'의 기능 기준으로 작성되었다. 하지만 협업툴의 종류는 다양하고, 자신이 사용하는 툴에 유사/동일한 기능이 있는 경우가 많으니 참고하면 되겠다.)

1. 글과 파일이 모두 기록가능하다

글을 기록가능함은 너무나도 당연하고 각종 파일형태 공유, 외부링크, 구글 드라이브 또는 드롭박스 파일 공유도 함께 가능하다.

또 이렇게 올린 파일들을 유형별로 필터링 하거나 파일 이름, 등록자, 등록 날짜, 파일명 등 다양한 방법으로 쉽게 찾아볼 수 있다.

2. 프로젝트 카테고리 분류

플로우는 '프로젝트'기준으로 그룹이 형성된다. 각 프로젝트는 현재 회사에서 진행되고있는 프로젝트 기준으로 생성할 수도 있고 공지사항, 정보공유 등의 특정 주제로 분류를 할 수도 있다. 그리고 이 프로젝트들을 또한번 카테고라이징 할 수 있다. 필자는 이 프로젝트들의 대분류를 필수, 부서별, 목적별 두가지 기준으로 나눠 1차 분류를 하였고 프로젝트 명 앞에 #공지, #OKR등으로 2차 분류를 했다.

뿐만아니라 플로우는 즐겨찾기, 폴더, 색상 등으로 개인화 분류기능도 갖고있기 때문에 전체를 위한 체계를 잡으면서도 개인의 효율을 위한 커스터마이징도 가능하다. 이렇게 프로젝트별 카테고리를 분류할 수 있는 기능은  부서별, 업무 목적별로 각각 다른 체계가 필요한 경우를 효과적으로 구분하기 위해 전체시스템 구축에 반드시 필요하다.

3.  효과적인 업무 관리

플로우의 업무 5단계 규칙

체계적으로 업무를 관리하기 위해서는 해야할 업무, 진행중인 업무, 피드백을 받아야 하는 업무, 종료된 업무, 보류된 업무 등을 구분해 '한눈에' 볼 수 있어야 한다. 또한 내가 집중해야할 업무만 봐야할 때도 있고 관리자, 협업자로써 타인의 업무까지 확인해야할 경우도 있다. 플로우에서는 이를 위해 업무 상태를 5단계로 나눠 관리할 수 있도록 되어있다.

뿐만아니라 단순히 진행중임을 알리는 것이 아니라 얼만큼 진행되었는지 진척도 표시 또한 가능하다.

큰 업무단위 아래 하위 업무들이 생성되는경우도 많은데, 이또한 효과적으로 관리할 수 있도록 하위업무를 작성할 수 있다.

업무 관리를 수월하게 하기 위해 전체 업무를 모아볼 수도 있다.

'체계'를 위해 가장 핵심적인 기능은 바로 업무 모아보기의 '필터링'기능이다. 왜냐하면 신입사원들 뿐만 아니라 각 회사들은 업무 진척도를 관리하는 방식, 서로에게 공유하는 방식, 피드백하는방식 등 모든 분야에 서로 다른 체계를 갖고 있다. 그런데 이렇게 업무를 관리하는 기준이 동일한 것 만으로도 회사의 업무 체계의 기본은 갖춰진다고 볼 수 있다.

4. '상단고정' 기능을 통한 공유

어떤 업무마다 가장 기본이 되어 공유 되야할 체계가 있다. 제조현장에서는 '작업표준서', '이상발생조치 프로세스'등과 같은것들이 있다. 회사에는 수많은 종류의 업무와 각 업무별 여러 '필수사항'들이 있는데 이는 '상단고정'기능을 활용하면 효율적으로 관리 가능하다. 상단고정된 글은 말그대로 수많은 글, 업무 히스토리중 항시 상단에 고정된다.

5. 마치 SNS처럼 쉽게

작성된 글과 댓글 작성으로 이뤄진 SNS수준의 쉬운 화면

필자는 제조업을 하고있다보니 직원들의 기초 교육 수준, PC 또는 모바일 활용능력 수준 등의 폭이 굉장히 넓다. 그래서 아무리 좋은 툴이라도 어려우면 절대로 '체계'가 될 수 없다. 회사의 '체계'라 함은 숨쉬듯이 자연스러워야 하고, 억지로 배우지 않아도 몸에 익어야 한다. 이런점에서 플로우는 회사의 체계가 되기에 아주 적합하다. SNS는 난이도와 관계 없이 누구나 하나쯤은 하고 있는 세상이다. 플로우를 사용한다는 것은 SNS를 하는것과 크게 다르지 않은 난이도다. 또한 PC와는 다르게 현장, 사무직 할것없이 누구나 소유하고 있다.

그렇기 때문에 회사 내의 페이스북같은 역할을 하는 플로우는 아주 자연스럽게 우리회사의 체계의 기반이 되고있다.

끝으로 회사 체계를 만드는데 '반드시' 필요하고 '가장 중요한' 요건!
바로 '지속적 개선'이다.

회사의 체계는 계속해서 변하다. 그리고 발전해야한다. 그에 따라 그 체계의 근간역시 계속해서 발전이 필요하다. 회사의 체계를 특정 소프트웨어 혹은 내부 네트웍에만 갖춰 놓는다면, 그 특정 소프트웨어를 업데이트 하거나 회사에서 한발자국만 나가도 체계에서 벗어나버린다면 그것은 회사의 체계를 대표할 수 없다.

그런의미로 웹, 모바일, 클라우드 기반의 플로우는 회사의 체계를 갖추는 기본툴이 될 기본적 자질(?)을 갖추고 있다.

또 플로우를 사용하면서 정말 수없이 많은 업데이트 요청과 질문을 서비스 센터에 남겼다. 요즘 '서비스센터'라는 단어만 봐도 뭔가 소통이 잘 안되는것 같은(?)아이러니가 존재한다. 왠지 통화가 잘 안될거같고, 답변이 느릴것 같고...  하지만 플로우 팀은 달랐다. 필자가 협업툴 플로우를 믿고 회사의 체계를 협업툴에 심고자 결심한 가장 큰 이유는 플로우팀에 대한 신뢰다. 그들은 진정으로 모든 회사들이 자신들의 비즈니스에 완전히 '몰입'할 수 있도록 돕고다 하는 사람들이다.

플로우팀은 아주 디테일한 문의와 개선을 요구할때도 정말 빠른속도로 답변해주었다. 대한민국 1등 협업툴이 개인의 문의에 대해 이렇게 빠르게 피드백을 해준다니! 이것만으로도 수많은 협업툴 중 플로우를 선택하기 정말 잘했다는 생각이 들곤 한다.

우리보다 더 자신들의 서비스를 개선하기를 간절하게 원하고 노력하는 팀, 그들이 있기에 믿고 우리회사의 체계를 구축해나가고 있다.