당신이 생각하는 회사의 업무체계는 무엇인가요?

업무체계가 없는건 알겠는데, 도대체 그 업무 체계가 무엇일까?

업무체계(Work system), 업무프로세스(task process)가 필요한 스타트업, 중소기업 대표(CEO)분들, 부서의 체계를 만들어 체계적으로 일하고 싶은 중간관리자 분들을 위해 협업툴로 업무체계를 만드는 과정에 대해 글을 쓰고 있습니다.

회사에 체계가 없는거 같아요

넷플릭스의 기업문화중 하나인 '부검메일'에 관한 이야기를 듣고 퇴사자의 이야기를 들어보는것이 참 좋겠다는 생각을 했었다. 그 내용에 대해 잊고 지내다 우리 회사에도 퇴사자가 생겼다. 동료관계가 문제가 있거나, 회사에 불만이 있던 직원이 아니기에 '부검메일'이 떠올랐다. 우리 회사는 텍스트와 그다지 친하지 않은 분들도 많기에 나는 '부검메일'대신 본인이 업무를 보던 자리에 가서 간단히 짧은시간동안 퇴사 상담을 했다. 

우리 회사의 가장 부족한점, 개선되면 너무 좋겠다 하는점을 딱 한가지만 조언을 해달라고 했다. 잠시 고민하다 나온 퇴사자의 대답은 "체계가 좀 없는거 같아요" 였다.

'일하고 싶은 직장'의 필수 요건

1인가구 전문 미디어 데일리팝의 설문조사에 따르면 업무체계는 '일하고 싶은 직장'의 TOP3 조건에 해당할 만큼 중요하다. 특히, '복지제도', '워라밸'은 순수익을 많이낼 수 있어야만 하고, 그 수익 순서대로 좋게 되있다. 그래서 시대의 대세이며, 매입이 적고, 투자가 적게 필요한 IT 업계가 현재는 가장 우수한 복지제도와 워라밸을 제공하고 있는것이다. 경영자가 좋은 복지제도를, 워라밸을 좋게 만들겠다고 다짐하는것 만으로는 실현하기 어렵다. 

하지만 '업무체계가 잘 잡혀 있는 회사'는 다르다. '명확한 업무체계'는 어떤 산업 분야든 그 산업분야에 맞춰 업무 체계를 정비할 수 있다. 

업무체계가 필요한건 알겠는데, 그게 정확히 뭐죠?

업무 체계가 필요하다는건 다들 공감한다. 그런데 그 '업무체계'라는게 구체적으로 뭘까? 업무 체계라는 단어의 사전적 정의를 보면 업무란 '직장에서 맡은 일'을 뜻하고 체계란 '일정한 원리에 따라서 낱낱의 부분이 짜임새 있게 조직되어 통일된 전체'를 뜻한다. 그러면 '업무 체계가 잘 잡혀 있다'라는 의미는 '회사의 일들이 짜임새있게 잘 조직되어 있고, 낱낱을 들여다 보면 그 일을 어떻게 해야 할지도 쉽게 알 수 있는 상태'를 뜻한다.

이렇게 표현을 해보아도 여전히 '업무체계'는 글자로만 존재할 뿐이다. "자, 우리 회사의 일들을 짜임새있게 잘 조직해서, 낱낱을 들여다보면 그 일을 어떻게 해야할지 잘 알수 있도록 합시다!" 라고 한다고 체계있는 회사가 될까? 어림도 없는소리다. 이 추상적인 업무 체계를 도대체 어떻게 회사의 건물이나 기계장비, 유형자산들 처럼 눈에 보이게 할 수 있을까? 업무 체계가 도대체 어떻게 생긴건지 구글에 검색해봤다. 

구글 '업무체계' 검색결과

'업무 흐름도', '직무 체계도' 등으로 불리는 여러 화살표와 도형들(?)을 볼 수 있다. 영어로 검색해봐도 크게 차이는 없다.

구글 'work system' 검색결과

물론 더 다양하게 검색해봐야겠지만, 우선 '업무체계', '근무체계', '직무체계' 이런 것들은 눈에 잘 보이지 않는다. 각 회사의 실제하는 '업무체계'란 그냥 회사가 굴러가는(?) 모습 그 자체다. 

회사에 업무 체계 유무를 점검하는 방법

우리 회사에 업무체계가 있는지 없는지 확인하려면 직원들에게 아래의 5가지 질문을 해보면 된다.

1. 연차를 사용해야합니다. 어떻게 하면 되나요?
2. 입사 후 알아야할 필수 사항은 어떤게 있고 어디서 확인할 수 있나요?
3. 우리팀에 퇴사 예정자가 생겼습니다. 어떻게 대처해야 하나요?
4. 업무를 처리하는중 이슈가 발생했습니다. 어떻게 처리해야하나요?
5. 당신은 누구에게 업무를 받으며, 업무가 과중하거나 너무 없을때 어떻게 해야하나요?

업무 체계는 그 조직이 운영되는 방식을 뜻한다. 원래가 추상적인 모습이라 명확하게 잘 보이지 않는다. 그래서 회사가 운영이 되고 있다면 어떠한 형태든 업무 체계는 존재한다. '업무 체계가 잘 갖춰져 있는 회사'는 위 질문들에 대해 누구나 타인에게 설명할 수 있고, 잘 모르는 분야에 대해서 누구에게 질문해야 하는지 명확한 회사를 가르킨다. 반면에 '업무 체계가 없는 회사' 또는 '주먹구구식 회사'는 위 질문들에 대해 사람마다 재각각의 답변을 하거나, 모든게 다 '대표자'에게 달려있는 회사를 가르킨다.

회사의 체계가 한사람의 생각속만 존재하고 있을지언정 '체계가 없는' 회사는 없다. 하다못해 출퇴근 시간이라도 정해져 있으면 그것 역시 체계이고, 휴가를 내야할때 누군가에게 휴가를 사용해도 되는지 물어보고 있다면 그것 역시 체계이다. 다만, 그것이 뚜렷하지 않고, 누군가의 머릿속에만 존재해 일관적이지 않을 뿐이다. 

그래서 업무 체계가 필요하다고 생각하는 사람이 해야할 가장 첫번째 행동은 바로 '당신이 생각하는 회사의 체계'란 무엇인지 명확하게, 구체적으로 정의해보는 것이다.