퍼실리테이션(Facilitation)
퍼실리테이션과 퍼실리테이터에 관한 기본 개념
퍼실리테이션(Facilitation) 혹은 퍼실리테이터(Facilitator)란 단어를 들어본 적 있는가? 우리 주변에서 쉽게 볼 수 있으며 자주 접하고 있는 것이지만, 일반적인 경우에는 이 단어들을 들어볼 기회는 별로 없었을 것이다. 한편 HRD, 즉 교육 쪽에 몸 담고 일을 하고 계신 분들에게는 매우 익숙한 개념일 것이지만, 이 개념에 대해 어느 정도 깊이 있게 알고 있느냐는 HRDer(교육 담당자)들도 저마다 상황이 다를 것이다. 나 또한 이 개념에 대해 깊이 있게 알고 있지는 못했는데, 같은 부서 직원들과 얼마 전부터 업무 종료 후 저녁시간을 활용하여 이론과 실습을 혼합한 스터디를 하며 그 개념을 조금씩 익혀가고 있다.
디자인씽킹과 관련한 이야기를 앞에서 하다가 바로 이어서 퍼실리테이션에 대한 이야기를 하는 이유는 이 두 가지가 밀접하게 관련이 있기 때문이다. 오히려 퍼실리테이션과 관련한 전문가 분들 중 일부는 거의 퍼실리테이션과 디자인씽킹을 한 몸처럼 생각하고 있기도 하다. 이 두 가지 개념은 문제가 무엇인지 정의하고, 그 문제를 창의적이고 혁신적인 방법으로 해결하기 위해 노력하는 과정이라는 점에서 매우 닮아있다.
기업의 교육담당자로 일을 하다 보면, '퍼실리테이션', '퍼실리테이터'라는 단어를 굉장히 많이 듣게 된다. 아래에서는 회의와 워크숍에 관련한 내용을 많이 담았지만, 실제로 퍼실리테이션은 교육과정을 운영함에 있어서도 심도 있게 고민하고 적용해야 하는 개념이기도 하다.
1. 퍼실리테이션의 개념
'Facilitate'라는 단어는 '무언가를 용이하게, 잘 되게 하다'라는 뜻을 가진다. 그렇다면 'Facilitation'은 '무언가가 잘 되게 하는 것'을 의미하고, 간단하게 '촉진'이라는 단어로 요약할 수 있다. 퍼실리테이션에 대해 HRD 관점에서 정의해보자면, 아래와 같이 정리할 수 있을 것 같다.
의사소통을 효율적으로 할 수 있도록 돕고, 미팅/회의/워크숍 등이 있을 때 의사결정에 이르도록 그 과정을 돕는 것.
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여러 구성원이 참여한 가운데 좋은 분위기에서 제 시간 안에 목표한 결론에 제대로 이르게 하는 것.
그리고 퍼실리테이터(Facilitator)는 이러한 과정을 돕는 사람을 뜻하며, 여러 아이디어와 논의사항에 대해 효과적으로 이야기를 나누어 최적의 결론에 도달할 수 있도록 도와주는 역할을 한다.
출처 : Pixabay2. 퍼실리테이션의 효과
회의/교육/워크숍 등을 '퍼실리테이션' 방식을 활용하여 운영했을 때, 어떤 효과를 볼 수 있을까? 퍼실리테이션 방식을 사용하든, 사용하지 않든 별다른 효과가 없다면 굳이 이런 개념이 필요 없을 것이다. 퍼실리테이션의 효과를 요약해보자면 다음과 같을 것이다.
1) 미팅(회의/교육) 측면
구성원 간의 소통이 활발히 이루어질 수 있음
구성원이 능동적이고 주도적으로 이끌거나 참여할 수 있음
많은 아이디어가 제안되고, 생각지도 못한 해결방안이 도출될 수 있음
의견 교환의 과정에 일정기간 시간이 필요하기 때문에 일방향 형태의 강의보다 시간 소요는 클 수 있음
2) 참가자 측면
본인이 직접 참여하여 도출해낸 결과물을 볼 수 있기 때문에, 성취감이 큼
회의/교육 내용 습득뿐 아니라, 다양한 구성원과 대화를 하며 네트워크 형성 효과도 얻을 수 있음
구성원들과 협업하며 본인이 가지고 있던 내재적 역량을 밖으로 꺼내어 확인하는 기회가 될 수 있음
3) 조직문화 측면
수평적 조직문화 형성에 기여할 수 있음 (동등한 지위에서 대화하고 의사결정에 참여)
능동적/주도적인 일하는 방식의 내재화에 기여할 수 있음
이 외에도 시간의 효과적인 배분, 갈등의 효과적인 관리 등 여러 가지 장점이 많이 있을 것이며, 더 고민해보는 만큼 퍼실리테이션의 효과를 발굴해 낼 수 있을 것이다.
3. 퍼실리테이션 방식이 효과를 발휘하기 위한 전제 조건
과연 퍼실리테이션 방식이 어떠한 환경에서도 활용 가능한 전지전능한 개념일까? 그렇지 않다. 퍼실리테이션이 활용되는 경우는 회의/교육/워크숍 등이 될 텐데, 이는 결국 '사람'들이 모여 지식을 공유하거나, 주제에 대해 논의를 하거나, 뜨겁게 토론해야 하는 등의 상황일 것이다. 그렇다면 결국 퍼실리테이션 방식이 제대로 효과를 발휘하기 위해서는 다음과 같은 요건이 충족되어야 한다.
단순 정보전달이나 공유 형태의 회의나 교육보다는, 아이디어를 모으거나 문제 해결방안을 도출해야 하는 회의나 교육인 경우
구성원들이 주제에 대해 어느 정도 익숙한 사전 지식이 있는 경우
참가자가 능동적인 자세와 마음가짐을 가지고, 적극적인 의견 개진과 정중히 경청하는 자세를 가진 경우
퍼실리테이터가 적절한 역할을 할 수 있는 역량을 보유하고 있는 경우
출처 : Pixabay4. 퍼실리테이터의 역할
그렇다면 퍼실리테이션을 진행할 '퍼실리테이터'는 어떤 역량을 가져야 하고 어떤 역할을 해야 할까? 퍼실리테이터는 ① 효율적인 의사소통을 지원해주고, ② 문제에 봉착하면 돌파구를 마련할 수 있어야 하며, ③ 갈등을 조절해 줄 수도 있어야 하고, ④ 회의가 끝났을 때 돌아볼 수 있게(교훈과 시사점을 제시) 해주어야 한다. 이런 역할을 잘 해내는 퍼실리테이터가 되기 위해서는 아래의 역량을 보유하기 위해 부단히 노력해야 할 것이다.
경청 : 제대로 듣기
질의 : 제대로 질문하기
칭찬 : 때에 맞춰 칭찬하기
중개 : 참석자들의 의견을 연결하기
통찰 : 회의 전체를 살펴보기
감독 : 부적절한 논의에 빠지지 않도록 하기
동기부여 : 긍정적인 에너지를 유지시키기(이 구성원들과 함께 지금 이 미팅에 참여하고 있는 게 의미가 있다는 느낌을 계속해서 받을 수 있게 해야 함)
기본자세 : 사람에 대한 따뜻한 시선, 돕고자 하는 마음(Giver Mind) 함양하기
5. 퍼실리테이터가 고민해야 할 사항
마지막으로 퍼실리테이터로서 회의/교육/워크숍을 준비할 때, 최대한 효율적이고 성공적으로 운영하기 위해 고민해야 할 사항을 정리해보자면 다음과 같다.
1) 효율적 준비 (5P)
Purpose(목적) 설정 - 무엇을 얻고자 하는지 명확화 하기
People(사람) 분석 - 참여자가 어떤 사람들이고 어떤 것을 기대하고 있는지 파악하기
Product(결과물) 정의 - 회의를 통해 어떤 결과물을 얻을 것인지 명확히 하기(이 부분이 제대로 안 되는 경우가 많음)
Process(과정) 설계 - 참여자들과 어떻게 과정을 이끌어 갈 것인지 구성하기
Place(장소) 최적화 - 자리배치, 준비물 등
2) 효율적 운영 (결. 전. 시. 화)
결론 도출 : 좋은 결론이 나야 하고,
전원 참여 : 모든 사람이 참여할 수 있어야 하고,
시간 준수 : 제 시간 안에 끝날 수 있어야 하고,
화기애애 : 분위기가 좋아야 함
이상으로 퍼실리테이션과 퍼실리테이터의 개념에 대해 간략히 알아보았다. 간단한 단어처럼 보이지만, 그 단어가 내포하고 있는 의미의 깊이는 상당히 깊다. 일상을 되돌아보면 우리는 수많은 회의와 워크숍을 하고 있을 것이다. 어떻게 하면 더 많은 아이디어를 발굴하고, 어떻게 하면 더 효과적으로 회의를 운영하고, 어떻게 하면 더 합리적인 의사결정을 할 수 있는 프로세스를 만들 수 있을지에 대한 고민 없이 오늘도 늘 해오던 방식대로 회의를 하고 있는 것은 아닌지 돌아볼 필요가 있다.
교육에 있어서도, 어떻게 직원들의 참여의욕을 더 불러일으키고, 최대한 많은 참가자가 적극적으로 의견을 나누며, 단순 지식을 전달하는 교육이 아니라 서로가 답을 찾아가는 과정으로 만들어 나가기 위해 퍼실리테이터로서의 역할을 할지 끊임없이 고민해야 한다.
