퍼실리테이션 적용 사례 (직무교육)

직무교육의 중요성은 날이 갈수록 커지고 있다. 특히 프로젝트 단위로 사업을 수행하는 기업에서는 직원들의 전문성 향상과 경험 공유가 필수적이다. 하지만 많은 프로젝트가 동시 다발적으로 진행되는 경우, 하나의 프로젝트가 끝나면 이어서 다른 프로젝트로 발령되는 경우가 많다. 바쁜 환경 속에서도 직원들은 전문성을 키우고, 나아가 프로젝트 매니저(PM)로 성장하고 싶어 하는 욕구가 있다. 

하지만 내부교육 상황에 여유가 없는 경우 어떻게 대응해야할까? 외부교육을 활용할 예산이 부족하거나,  사내강사 풀이 부족하고, 신규 사내강사를 육성하기에는 시간적인 부담이 있고 느끼고 있는 상황에서 교육담당자의 고민은 깊어질 것이다. 이러한 상황 속 문제를 해결하기 위해 퍼실리테이션을 직무교육에 적용한 사례를 소개하고자 한다.

프로젝트 단위 업무를 수행하고 있는 구성원을 위한 직무교육 개발  "경험 공유 워크숍을 활용한 직무교육"

출처 : 게티이미지뱅크

직무교육 프로그램을 기획하는 첫 단계에서 중요한 것은 분야를 막론하고 구성원들의 숨어있는 니즈를 파악하는 것이다. 이를 위해 먼저 Pulse Survey를 활용했다. 앞서 온보딩 사례에서 살펴본 것과 같이 Pulse Survey의 짧고 간단한 설문을 통해 의견을 주기적으로 수집하여 구성원이 부담 없이 자신의 생각을 표현할 수 있도록 하였다. 이를 통해 구성원이 실제로 필요로 하는 교육 내용을 심도 있게 분석할 수 있었다. 프로젝트로 바쁜 업무상황 속에서도 업무에 대한 경험과 노하우를 정리하여 본인의 전문성을 향상시키고 싶은 욕구가 있었으며 비슷한 공종에 대한 타 프로젝트의 사례들에 대한 궁금증이 있다는 것을 발견하였다.

이러한 구성원의 니즈를 바탕으로 교육 프로그램 설계 단계에서는 성인학습자의 특성을 고려했다. 앞서 살펴본 바와 같이 성인학습자는 자기 주도적 학습을 선호하며, 실생활과 직결되는 학습을 원한다. 또한, 경험을 바탕으로 학습하고 즉각적인 피드백을 선호하는 경향이 있다. 이러한 특성을 반영하여 교육 프로그램을 설계했다. 프로그램의 목표는 구성원의 경험을 공유하고 문제 해결 능력을 향상하는 것이었다. 이를 위해 교육형 워크숍 체계를 구축했다. 워크숍은 다음과 같은 단계로 구성하였다. 

첫째, 프로젝트 업무 기간 중 가장 성취감을 느낀 업무와 아쉽거나 후회가 되는 업무를 찾아보도록 하였다.

둘째, 해당 업무를 선정하게 된 근본 이유(root cause)를 찾는다. 

셋째, 비슷한 공종의 업무를 경험한 동료와 이야기를 나누며 경험을 공유한다. 

넷째, 도출한 root cause를 바탕으로 동일한 상황에 대한 사전 대응 방안을 수립해본다. 

마지막으로, 전체 구성원이 모여 각자의 경험과 대응 방안을 공유하며 더 나은 아이디어를 모색하는 시간을 가진다.

개발 단계에서는 설계한 프로그램을 구체화하고, 각 세션에서 사용할 퍼실리테이션 도구를 준비했다. 브레인스토밍, 그룹 토의, 다중 투표, 스티커 보팅 등 다양한 기법을 활용하여 참여자들의 적극적인 참여를 유도하고 서로 아이디어를 편안하게 꺼낼 수 있는 분위기를 형성하였다. 특히 서로가 서로에게 멘토이자 멘티가 될 수 있도록 모두의 의견을 동등하게 존중할 수 있도록 그라운드룰 을 수립하였다. 이를 통해 직위 직급은 워크샵이 진행되는 동안 잠시 내려놓고 자유롭게 소통할 수 있게 하였다.

실행 단계에서는 퍼실리테이터의 역할에 집중하였다. 퍼실리테이터는 구성원들이 스스로 문제를 해결하고 학습 목표를 달성할 수 있도록 지원했다. 특히 예상과 다른 흐름으로 진행되는 순간에도 구성원들이 주도적으로 참여할 수 있도록 격려하고, 적절한 질문을 통해 방향을 제시했다. 아쉬운 업무에 대한 논의를 하다 보면 공종별 R&R에 대한 불명확성으로 인해 내가 속한 공종에서 할 영역이 아니라고 판단하는 경우가 많았는데, 프로젝트를 하나의 팀으로 보고 공종별 부담 없는 선에서 할 수 있는 방안들을 찾을 수 있게 가이드를 하였다.

사후 평가 단계에서는 피드백을 수집하여 프로그램을 지속적으로 개선했다. 최초 Pilot에서 2일 과정으로 진행되었지만 도출되는 아이디어의 구체화 및 심도 깊은 공유과정을 위해 3일 과정으로 개편되고, 프로젝트가 종료되면 반드시 수강해야 하는 필수 교육과정으로 체계를 잡았다.  2년 동안 20여 개의 과정이 운영되었으며, 추적된 프로젝트 경험은 주니어부터 시니어까지 전 계층에 활용하면 좋겠다는 아이디어로 전산 데이터베이스화하여 직무교육 자료로 활용하였다. 나아가 각 공종별 최우수 업무자료 작성자는 신규 사내강사로 육성되어 신규 입사자를 위한 강의 모듈로 운영되었다.

퍼실리테이션을 적용한 직무교육은 구성원들의 적극적인 참여를 유도하고, 실질적인 문제 해결 능력을 향상했다. 이를 통해 구성원들이 서로의 경험을 공유함으로써 조직 전체의 지식수준을 높일 수 있었다. 퍼실리테이션을 통한 직무교육은 여러 방식으로 발전할 수 있으며, 특히 프로젝트 단위로 사업을 수행하는 기업에서는 이러한 교육 방식이 큰 효과를 발휘할 것이다. 다음 장에서는 퍼실리테이션을 리더십 교육에 적용한 사례에 대해 다루고자 한다.