회사를 움직이는 실패 없는 보고서 작성법
문제 분석, 해결책 제시
첫 회사에 처음 입사하고서 가장 먼저 배운 것 중 하나가 보고서 작성 법이다.
정말 요긴하게 쓰고 있고, 이후 여러 회사를 다녔지만 항상 이 보고서 작성법은 어디에서도 쓸 수 있었다.
형식은 간단하다.
배경/ 문제점 제시/ 해결 방안 제시/ 기대되는 결과
(Background/ Implication/ Proposal/ Expected outcome)
이 형식은 사실 보고서뿐만이 아니라 PPT, 거래처와의 협상 등 다양한 상황에서 쓸 수 있다.
그럼 하나씩 작성 방법을 보자.
1. 배경 (Background)
- 현재 일어나고 있는 상황을 전반적으로 서술한다. 좀 더 큰 관점에서, 사람들이 이미 알고 있는 사건이나 사실을 바탕으로 이런 일이 일어나고 있다는 것을 환기시켜 준다.
2. 문제점 제시 (Implication)
- 이 부분은 배경에서 제시한 사건으로 인해, 우리 회사에 어떤 영향이 있는지를 서술해야 한다. 보통 사람들은 배경만 설명하고 직접적으로 그래서 어떤 영향이 있는지를 건너뛰고 해결책을 제시하는 경우가 있다. 그렇게 되면 해결책이 왜 필요한지도 연결이 되지 않고 그냥 뜬구름 잡는 소리로 들릴 수도 있으며, 구체적인 문제점에 대한 인식 없이 걱정만 키우게 되는 경우도 있다. 이 부분의 문제점 제시는 정말 직접적인 것, 간접적인 것, 단기/중기/장기적으로 분석하는 것이 매우 중요하다.
3. 해결 방안 제시 (Proposal)
- 말 그대로 해결 방안이다. 다만 2번에서 서술한 문제점 들에 대해서 해결할 수 있는 해결 방안을 연결해주는 것이 중요하다. 혹은 제시된 문제점 중에 해결 방안을 찾을 수 없다면, 해결 방안을 찾는 방법을 단기적으로 제시할 수도 있다. 이 부분도 단기적인 해결책과 장기적인 해결책, 그리고 도움이 필요한 부분 등 실질적인 액션들을 제시하는 것이 중요하다.
4. 기대되는 결과 (Expected Outcome)
- 3번에서 제시한 방안들이 받아들여지고, 실행이 되었을 때 어떠한 결과가 기대되는지를 쓰는 것이 좋다. 이러한 기대치를 정확하게 설정하지 않으면 너무 큰 기대를 하거나, 제시된 해결 방안을 받아들이지 않는 경우도 있기 때문이다. 이 부분을 정확하게 제시하는 것은, 제안사항이 받아들여지지 않았을 시에 어떠한 위험성이 있는지에 대해서도 인지시키는 목적도 있다.
자 이렇게 설명은 했지만, 실제로 쓰는 것은 어렵다. 가상의 상황을 통해 간단한 내용 예시를 들어보겠다. (수치와 상황 등은 완전히 지어냈으며, 사실무근이다)
1. 배경
최근 우크라이나와 러시아의 전쟁으로 인해 식용유 품귀현상이 일어나고 있습니다. 식용유 가격은 전년 동기 대비 약 30%가 늘었으며, 국내 공급 물량이 약 25% 줄어들었습니다. 전쟁이 종료될 시점까지는 지속적인 가격 상승과 공급난이 계속될 것으로 전망됩니다.
2. 문제점
우리 회사에서 제조하고 있는 ‘마시따’ 과자는 우리 회사 전체 매출의 15%를 차지하고 있으며, 우크라이나에서 수입하는 식용유를 사용하고 있습니다. 현재 비축해놓은 식용유는 약 2개월 동안의 생산/공급 물량을 정상적으로 수행할 수 있으나, 2개월 후의 식용유 수급부터는 30% 인상된 가격으로 원래 필요한 양의 75%만 구매 가능한 상황입니다. 향 후 물량 생산을 위한 초과 물량은 구매할 수 없으며, 1개월 단위로만 구매가 가능하며, 실질적인 가격과 가능한 구매량도 구매 1주일 전에만 확인이 가능한 상황입니다. 이와 같은 상황에서는 1) 제품에 대한 시장의 공급량이 25% 줄어들게 되며, 2) 제품 생산 단가가 15% 늘어나게 됩니다.
3. 해결 방안
단기적으로는 시장에 존재하고 있는 재고량을 다시 파악하여, 상대적으로 과다 재고가 있는 지역의 물량을 평균 이하의 재고 보유 지역으로 이동하는 것으로 약 15일간의 제품 품절 현상을 막을 수 있습니다. 또한 우리 회사의 베트남 공장에서 보유하고 있는 식용유를 1개월치 공급 받음으로써 앞으로 3개월 간의 생산량을 확보할 수 있습니다. 다만 수송 비용을 포함하면 현재의 가격보다는 10% 상승된 금액입니다.
또한 현재 1개월에 한 번 대형마트에서 진행되는 3+1 행사는 생산 물량이 안정화될 때까지 잠정 중단할 계획입니다.
4. 기대되는 결과
베트남에서 식용유를 수급하는 비용 3천만 원과 재고 이동 비용 1천만 원, 총 4천만 원으로 3.5개월치의 물량을 확보하여 9월까지의 제품 공급에는 영향이 없습니다. 이 비용은 대형마트에서 진행되는 할인 행사 비용 2천5백만 원을 줄임으로써 일부 충당이 될 것으로 예상되며, 할인 행사를 진행하지 않는 것으로 인해 약 1천만 원의 매출 감소가 불가피합니다. 따라서 2천5백만 원의 추가 예산 집행이 필요하며, 3개월 이후의 공급 물량에 대한 논의는 2주 뒤 프로젝트 팀 회의 결과를 통해 다시 보고 드리겠습니다.
보통 이러한 보고서를 제시하고 나면 다양한 부서에서 해당 해결 방안이 최선인지, 규모나 비용을 조절할 수 있는지 등을 논의하게 된다.
하지만 이러한 보고서가 제출되지 않으면 보통은 아무런 협의도 이루어지지 않는다.
모쪼록 보고서 쓰는데 도움이 되시기를.
Peace,
