회사 워크샵을 고민하는 당신에게 - 기획에서 준비까지
워크샵에 대해 글을 쓰기 전에 워크샵의 사전적 정의부터 보고 가자.
(꼭 아래 의미 대로의 워크샵에 대해서만 글을 쓰지는 않겠지만, 일단은 원래 의미는 알고 시작해야 할 것 같다)
워크샵의 사전 정의:
원래의 의미가 ‘일터, 작업장’이지만 연수에 있어서는 수강자가 업무에 필요한 지식이나 기술을 실천적, 체험적으로 학습하여 구체적인 성과를 만들어가는 연수방식을 가리킨다.
일반적인 연수나 세미나와 다른 점은 실제 업무현장에서 직면하고 있는 주제를 정하는 것이며, 학습한 것을 실제 현장에서 실천하게 하는 것에 있다.
워크숍의 진행방법은 먼저 개념, 방법 등 기법을 제시하고, 구체적인 주제에 관한 해결책을 검토하고, 그 후 일정기간의 시간 간격을 두고 현장에서 실천한 다음, 재차 모여서 성과에 대해 발표하고 다음 주제를 검토하는 것이 일반적이다.
하지만 워크숍은 많은 경우에 단기성의 특정 교육을 통칭하기도 한다. (출처: HRD 용어사전)
워크샵의 사전적 정의를 제대로 봤던 사람은 별로 없을 것이다.
나 스스로도 워크샵에 대해서 글을 쓰겠다고 하면서 사전적 정의를 보고서야 내가 무슨 글을 쓰려고 하는지를 깨달았다.
하지만 오늘 쓰려고 하는 글은 일반적으로 회사 생활을 하면서 ‘워크샵’이라는 명칭으로 진행했던 모임이나 행사들을 기획하고 준비하고 실행하면서 쌓아온 경험을 바탕으로 정리해보고자 한다.
회사에서 ‘워크샵’을 간다고 하면 다양한 의미가 있을 수 있다.
어느 회사에서는 회사 야유회를 워크샵이라고 하기도 하고, 어느 회사에서는 하루 종일 회의하는 것을 워크샵이라고 하기도 한다.
어떤 형태의 워크샵도 ‘워크샵’이라고 부를 수는 있다.
자, 그럼 이제부터는 워크샵을 기획하고 준비하는 순서와 방법을 이야기해보도록 하자.
1. 먼저 워크샵 자체가 필요한지 안 필교한지부터 생각해보자.
일반적으로 회사에서 제대로 된 ‘워크샵’이라고 하면, 워크샵 기간 동안 이루고자 하는, 작지만 단기간에 이룰 수 있는 목표가 명확하게 설정이 되는 것이 일반적이다.
보통 워크샵이라고 하면 제목에 ‘워크’가 들어가서인지 아주 노는 분위기는 아니지만, 회사 내부에서 혹은 외부에서 특정 인원이 모여서 시작부터 끝까지 워크샵의 목적만을 위해 집중하고 성과를 만들어내는 것으로 행사가 끝난다.
세미나라고 부르기도 하고, 올데이 미팅이 될 수도 있겠지만, 사전적 정의에서 처럼 단순히 교육이나 직무 훈련만을 목적으로 하는 형태보다는 더 확대되었다고 생각한다.
워크샵을 하는 경우는 보통 일상적으로 단시간 미팅이나 일상 업무를 통해서는 목적을 달성할 수 없을 때, 특정 인원의 집중적인 참여를 필요로 할 때 워크샵을 하게 된다.
자 그럼 우리가 필요한 것이 미팅인지, 워크샵인지 잘 생각해보자.
2. 워크샵의 목적 명확하게 설정하기
“자, 우리 1박 2일 워크샵이나 갔다 옵시다!”
하면 보통 어디 펜션가서 고기 구워 먹고 공 차고 놀다 오자는 느낌이 강하다.
행사를 기획하는 사람 입장에서는 워크숍을 주최하자고 한 사람의 의도를 정확하게 파악하는 것이 매우 중요하다.
정말 그냥 가서 놀다 오고 팀원들끼리 고생했으니 쉬고 단합을 하고 오자면, 정말 그 목적에 맞추면 된다 (과연 워크샵이라는 이름을 붙여도 될지는 모르겠지만 말이다.)
실제 내가 워크샵을 준비하면서 워크샵을 진행하자고 요청한 임원 분과의 대화를 각색해서 적어본다. 주로 워크샵의 전반적인 목적과 기대치를 명확하게 하기 위한 대화이다.
나: 워크샵의 목적이 뭘까요?
임원: 내년도 목표에 대해서 세부 목표를 정하고, 목표 달성을 위한 연간 전략과, 대략적으로 분기별 주요 활동계획을 수립하는 것입니다.
나: 워크샵 참여 인원의 범위는 어느 정도가 필요할까요?
임원: 전체 부서장들까지 참여하면 될 것 같습니다.
나: 그럼 워크샵 종료 후 도출되어야 하는 것이 내년도 목표/ 부서별 목표/ 분기별 세부 목표/ 부서별 전략/ 분기별 주요 활동 계획이 맞을까요?
임원: 네 그 정도면 될 것 같아요, 목표는 이미 전체 부서장에게 전달은 되었고, 부서별 목표와 부서의 분기별 목표, 전략은 미리 워크숍 전에 준비를 해와야 합니다. 워크숍에서는 부서별로 협업해야 하는 부분과, 시기별 부서의 주요 활동 계획과 관련되어 우선순위를 정해서 조율을 하는 정도가 되어야 할 것 같습니다.
나: 네, 그럼 일단 사전 준비사항에 대해서는 정리해서 워크숍 인비테이션(Invitation) 내보낼 때 같이 내보내도록 하겠습니다. 그리고 전날까지 저에게 제출하라고 해서 제가 모아서 가져가도록 하겠습니다.
임원: 그렇게 하시죠.
나: 그럼 주요 업무 주제별로 한 5개 세션으로 나누면 될 것 같은데요, 마케팅, 영업, 재무, 물류, 조직 총 5개 정도로요. 어떻게 생각하실까요?
임원: 네 좋습니다. 마케팅 영업 쪽은 할 이야기가 많으니 시간을 좀 넉넉히 잡고, 첫날 잡으시죠, 둘째 날 재무, 물류, 조직으로 세션을 잡으면 될 것 같습니다. 그럼 2일 걸리겠네요.
나: 네 그럼 2일 일정으로 어젠다 정리해서 다시 논의드리겠습니다.
임원: 좋습니다. 너무 빡빡하지 않게 중간중간 쉬는 시간도 넉넉하게 넣어서 잡으시죠.
나: 알겠습니다. 장소도 멀지 않은 곳으로 몇 군데 후보와 함께 가져와보도록 하겠습니다.
3. 어젠다 (Agenda)/ 시간표 만들기
위 대화대로 우리가 워크숍을 통해 달성하고자 하는 목표가 명확해졌다면, 목표를 달성하기 위한 어젠다를 수립하는 것이 필요하다.
어젠다를 수립해서 임원분과 논의하는 내용을 한 번 보도록 하자.
나: 어젠다를 준비해왔습니다. 첫날 아침에 9시 30분 정도에 모이는 걸로 해서, 실제 일정은 10시부터 시작하는 것으로 하겠습니다. 10시부터 10시 15분까지 사장님이 워크숍 목표에 대해서 오프닝 해주시고, 올해 우리의 예상 성과에 대해 간략하게 설명해주시고 내년도의 중점 목표를 설명해주시는 것으로 잡아보았습니다. 올해 성과에 대한 슬라이드와 내년도 목표에 대한 슬라이드는 영업팀과 재무팀에 요청해서 받도록 하겠습니다.
임원: 네 좋습니다. 시간을 10시 30분 정도로 넉넉하게 잡아주시면 좋겠습니다. 질문이 있을 수도 있으니까요.
나: 네 반영하겠습니다. 이후에는 제가 워크숍 운영 방식에 대해서 설명을 하려고 합니다. 약 10분 정도면 될 것 같고요, 각 세션별로 해당 부서장 분들이 올해 성과에 대한 예상치와 내년도 주요 목표에 대해서 설명을 15분에서 20분 정도 하고, 참여자 분들의 의견을 받아서, 계획을 조정하고 조정된 계획을 다 같이 동의하면 세션을 종료하는 형태로 하려고 합니다.
임원: 네 좋습니다. 세션 시작할 때 설명은 너무 길지 않게 하도록 하고, 질문이 나오면 더 자세하게 설명해주는 것으로 하면 될 것 같습니다.
나: 네 알겠습니다. 발표 내용에서 필요하다면 사전에 읽고 올 수 있도록 준비하도록 하겠습니다.
임원: 에이, 누가 읽고 오겠어요 바쁜데, 그건 하지 말고 그냥 당일에 설명 듣고 하는 것으로 합시다.
나: 알겠습니다. 그럼 그렇게 첫 번째 마케팅 세션 진행하면 한 오후 1시 될 것 같고요, 1시부터 점심 식사하면 될 것 같습니다.
임원: 무리하게 오전에 끝내려고 하지 말고, 중간에 쉬는 시간 넣고 12시까지만 하고, 12시에 점심 먹고 1시부터 2시 30분까지 오전에 하던 거 마저 마무리 천천히 하는 것으로 합시다. 오전 안에 절대 안 끝나요.
나: 그렇겠네요. 알겠습니다. 점심식사는 세션 하는 장소로 서빙이 될 거고요, 한 사람당 한상차림으로 너무 과하지 않은 한식 메뉴로 준비하려고 합니다.
임원: 네 계속 움직이지 못하니까 너무 소화 안 되는 음식은 피하도록 합시다. 중간중간 커피나 다과는 있죠?
나: 네, 커피는 계속 준비되고 과일과 가벼운 간식거리도 준비될 예정입니다.
임원: 네 좋습니다. 그럼 그렇게 준비하고 오후에는 영업 세션 동일하게 진행하면 되겠죠?
나: 네 5시 30분까지 하면 충분할 것 같습니다. 아무래도 내년도에는 올해랑 특별히 바뀌는 부분이 많이 없을 것 같아서 몇 가지 주요 사항만 논의하면 될 것 같다고 영업 부서장님과 확인했습니다.
임원: 네 좋습니다. 그럼 그렇게 하고 1시간 정도 첫날 내용 정리하고 완성해서 마무리하면 되겠네요.
나: 네 그렇게 하면 거의 6시 30분 정도에 마무리될 것 같고요, 저녁 먹으면 길어질 수도 있으니 첫날은 저녁 없이 귀가하시도록 안내하고, 둘째 날 일정 지장 없이 진행하도록 하는 것이 좋을 것 같습니다.
임원: 네 그게 좋을 것 같아요. 그럼 둘째 날도 3개 부서 비슷한 내용으로 진행될 거고, 아까 말씀드린 것처럼 너무 빡빡하지 않게 일정 잡아주세요. 그리고 너무 세부적인 사항은 제외하고, 다른 부서랑 협업이나 논의가 필요한 부분 위주로 가져오라고 합시다. 안 그러면 너무 길어질 것 같네요.
나: 맞습니다. 그 부분도 인비테이션 내보낼 때 강조하도록 하겠습니다. 그렇게 해서 둘째 날 일정은 6시 정도 마무리가 될 것 같고요, 저녁식사같이 하고 마무리하는 것으로 하겠습니다.
임원: 네, 아무래도 준비하는 기간 동안 엄청 바쁠 테니까 저녁 맛있는 것 먹고 같이 단합하면서 마무리할 수 있게 준비해주세요. 세션 하는 장소에서 멀지 않은 곳으로 주차하기 좋은 곳으로 예약하면 좋겠네요.
나: 네 알겠습니다. 지금 옵션 A, B, C가 있는데, 아무래도 A가 제일 나을 것 같아서 예약은 해두었습니다. 다른 의견 없으시면 A로 그대로 진행하도록 할까요?
임원: 네 그렇게 해주세요.
이렇게 어젠다가 마무리가 되었다.
4. 인비테이션(Invitation) 발송하기
인비테이션은 보통 아웃룩의 캘린더 기능을 통해 참석자들한테 보낸다.
보낼 때는 워크숍을 목적/ 당일 어젠다/ 사전에 해야 하는 준비사항 (Pre-work)을 상세히 적어서 보낸다.
특히나 사전 준비사항 같은 경우는 메일로 보내 놓아도 못 보고 지나치는 경우나, 보고도 깜빡하는 경우가 있을 수 있기 때문에 인비테이션을 보내고 직접 찾아가서 다시 이야기를 하는 것을 추천한다.
보통은 마지막 날 마지막 순간까지 수정을 하다가 보내는 경우가 대부분이다. 그렇게 해도 되는 사항이면 괜찮지만, 미리 사전에 인쇄를 해두어야 하는 부분이나 어느 시점 이후 수정이 불가능한 것이 있다면, 그 부분 역시 사전에 미리 얘기해두어야 한다.
또한 워크숍을 하는 장소에 대한 정보도 충분히 넣어야 하며, 지도 사이트에서 해당 주소의 URL을 복사해서 넣는 것도 유용하다.
추가적으로 해당 장소에 주차는 가능한지, 대중교통의 경우 어떻게 오면 되는지 등도 상세하게 넣자.
그렇게 상세하게 넣어도 당일날 문제가 생기면 누구에게 연락을 해야 하는지에 대해서도 넣어 놓자.
최대한 상세하게 편하게 정보를 넣을수록 워크숍 당일의 수고를 덜을 수 있다.
5. 사전 점검
사전 점검은 세션을 진행하는 장소, 준비물 등을 잘 챙긴다.
어젠다를 보면서 세션 하나하나를 실제 진행하는 것처럼 시뮬레이션을 해보는 것이 매우 중요하다. 그러다 보면 어떤 준비물이 필요할지, 참가자에게 어떠한 역할을 주어야 할지, 어떠한 추가 설명을 해줘야 할지가 떠오른다. 최대한 구체적으로 실제 상황을 상상해보지 않는다면 당일날 허둥지둥하면서 매끄럽게 진행이 되지 않을 수 있다.
그렇기 때문에 참석자에게도 혹시나 필요한 물품들이 있는지 등도 물어봐서 사전에 차질 없이 준비를 해야 한다.
너무 준비할 것이 많다면 체크리스트를 작성해서 하나씩 체크하면서 준비하는 것을 추천한다.
6. 워크숍 당일
워크숍 당일은 참석자들보다 최소 1시간 일찍 와서 준비상태를 점검하는 것을 추천한다. 물품은 제대로 준비가 되었는지, 자리배치는 제대로 되었는지 등, 아무리 철저하게 준비를 해도 당일날 보면 미비한 부분이 한 두 개쯤은 있기 마련이다. 그리고 정말 일찍 와서 기다리는 참석자분들도 많기 때문에 미리 가서 기다리는 것이 중요하다.
워크숍 당일, 가장 중요한 것은 참석자들의 안전이다. 혹시라도 사고의 위험은 없는지, 비상상황 발생 시 어떻게 대처해야 할지 등은 혹시 모를 상황에 대비하기 위해 꼭 확인해놓도록 하자.
워크숍을 비롯한 모든 행사에서 참석자들의 불만을 적게 하기 위해서는 2개만 잘 준비해도 절반은 성공한다. 위치가 괜찮은지? (길이 너무 막히거나 거리가 멀거나 하면 시작 전부터 불만이 가득해진다), 그리고 밥이 맛있는지이다. 2가지만 만족스러워도 준비한 사람에게 불만은 없다. 다른 준비가 자신이 없다면 이 두 가지만큼이라도 잘 준비해보자.
마무리
워크숍을 기획하고 준비하는 과정들을 정리해보았다.
업무상 워크숍이나 다른 행사들을 하도 많이 기획하고 준비하다 보니 이제는 행사 기획 자체가 부담스럽지는 않지만, 행사 당일까지 이어지는 긴장감은 사라지지 않는다. 항상 예상치 못한 일이 생기거나 당일날 변경해야 하는 상황들은 꼭 생기기 때문이다.
하지만 막상 시작이 되고 나면 어떻게든 활동은 잘 굴러가기 마련이다.
너무 걱정하지 말고, 잘 준비해보자.
혼자 할 수 있는 것은 없다. 혼자 다 준비하고 짊어지려고 하지는 말자.
파이팅.
