OKR로 뭐하지 (2) OKR로 회의하기
OKR로 뭐하지? (2) 회의편
OKR이 뭔지 좀 알았으면, 이제는 써먹을 차례다. OKR이 뭔지 알기 위해 읽은 책들에서는 성공사례보다는 실패사례를 더 많이 얘기한다. 왜냐고? 당연히 실패할 가능성이 더 높기 때문이다. (물론 실패사례에서 배울 것들이 많은 이유도 있다.) 단순히 도구를 도입하는 게 아니라 기업 문화를 바꾼다는 관점에서 OKR의 성공 가능성은 매우 낮다. 아무리 작은 프로젝트나 팀 단위부터 차근차근 시작해본다 해도 수많은 시행착오를 겪으며 한 번 이상의 중도 포기 관문을 넘어야 할 것이다.
그렇다면 대표적인 기업 문화로 생각할 수도 있고, 기업 문제(?)라고 할 수 있는 '회의'에 OKR을 활용해보면 어떨까? 단순히 도구로 사용하는 척하며 효율적인 의사소통 도구로써 기업 문화에 천천히 스며드는 것을 시작으로 정해 보면, OKR에 좀 더 가볍게 접근해볼 수 있을 것이다.
효율적인 회의란?
OKR로 효율적인 회의를 하기 위해서는 효율적인 회의가 뭔지부터 짚고 넘어가는 게 좋겠다. 기존에 소개된 다양한 효율적인 회의 방법들을 따라 해 살펴보고자 한다.
01 구글이 회의하는 법
전 세계적인 GWP(Good Work Place)의 대명사, 구글은 어떻게 회의할까? 에릭 슈미트의 <구글은 어떻게 일하는가>에서 효율성을 극대화하기 위해 개발된 일련의 회의 규칙은 다음과 같이 소개하고 있다.
1. 회의에는 한 사람의 의사결정권자·주체가 있어야 한다.
2. 무슨 회의든 목적이 있어야 하며, 회의 전에는 참석자 간에 의제를 공유해야 한다. (24시간 전)
3. 결론을 내리기 위한 회의가 아니더라도(단순 정보 공유, 브레인스토밍) 주체자가 있어야 한다.
4. 회의 후에는 의사결정권자가 회의 내용과 이행사항을 공유해야 한다. (48시간 내)
5. 회의는 관리할 수 있는 규모여야 한다. (8명 내)
6. 회의에 참석할 필요가 있는(자신의 의견을 제시할 수 있는 사람)만 회의에 참석해야 한다.
7. 시간을 지키는 것이 중요하다.
8. 회의에 참석할 때는 회의에 집중해야 한다.
02 실리콘밸리 임원들이 회의하는 법
조금 더 브로드 하게, 누구보다 효율적이고 똑똑한 사람들이 모여 일하는 실리콘밸리로 탐색 범위를 넓혀보자. 실리콘밸리를 직접 가볼 순 없었지만, 다행히 실리콘밸리 경험을 바탕으로 쓰인 전문가의 글을 참고할 수 있었다. (출처: 실리콘밸리 임원들이 회의하는 법)
1. 회의의 목적과 성공의 요건을 반드시 명기
2. 발표보다 논의에 집중
3. 노트북 그리고 휴대전화 ‘반입금지’
4. 회의록 작성 및 배포
5. 후속조치 (follow-up)
03 김대리가 회의하는 법
구글도 살펴보고, 실리콘밸리도 살펴봤는데, 우리나라라고 효율적으로 회의하는 방법을 정리 안 해놨을 리가 없다. <김대리, 회의는 처음이지?>에서 소개한 회의 준비 방법은 다음과 같다.
1. 필요한 회의인지 확인한다
2. 마구잡이 회의보다 이해가 필요하다
3. 회의 유형에 맞춰 진행 방식을 결정한다
4. '22분 미팅'으로 회의 절반 줄인다
※ 책 홍보 아님 주의...
회의 목적 탐색하기
남들은 어떻게 회의하는지, 정해놓은 규칙들을 살펴보니 사실 특별한 건 없어 보인다. 딴짓 안 하기, 시간 지키기 등등... 기본적인 것들이 대부분이다. 기본만 지켜도 반은 한다는 게 이런 뜻이었나. 소개한 회의 규칙(?) 외에도 다양한 방법들이 존재하지만, 효율적인 회의를 위해 필요한 공통된 요소로 언급되는 것은 회의에는 목적이 필요하다는 것이다. OKR의 핵심 요소 역시 Objective(목적) 설정인 만큼, OKR을 회의하기 위해서는 목적 파악이 중요해 보인다. 그렇다면 회의에는 어떤 목적들이 존재할까?
쿠 퍼실리테이션 그룹 블로그에 소개된 목적에 따른 회의 종류 7가지
이렇게 다양한 회의 목적 중, 우리 조직에서 사용하지 않는 유형의 회의를 제외하려고 한다. 지시와 보고 형태의 회의는 결재 혹은 전산망을 통해 이루어지는 것이 바람직하기 때문에 제외한다. 역량강화는 별도의 교육 담당 조직에서 진행하는 방식의 회의이기 때문에 제외하고, 갈등/문제 해결 회의 역시 우리 조직 내에서 사용될 일이 없어 제외했다.
~평화로운 기획팀~
우리 조직의 회의 목적 4가지와 예시
3개 유형의 회의를 제외하고 총 4개 유형의 회의에 대해 OKR을 적용해보기로 했다. 주간 회의는 기본적으로는 회사 주요 소식, 팀 별 업무 소식 등을 전달하는 정보공유 회의 형태로 진행하기로 했고, 그 외 이슈가 발생할 때마다 그 목적에 따라 다른 방식으로 진행하기로 했다.
OKR로 회의하기
자, 그러면 본격적으로 OKR로 회의하는 방법을 탐구해보자. 실제 우리 팀의 상황을 빌어 어떻게 OKR을 회의에 써먹으면 좋을지 가상의 OKR 활용 계획을 세워봤다. 전체 조직 단위로 거창하게 가 아닌 하나의 회의 단위로 소소하게 OKR을 써보는 정도의 시나리오다. 성공사례도, 실패사례도 아니니 그냥 가볍게 참고만 하자.
1. OKR로 주간 정보 공유 회의하기
OKR 활용 방식: OKR로 체계/룰 만들기
전체적인 회의 방식에 대한 OKR부터 만들어보자. 주간회의는 기획팀을 비롯한 총 3개 팀이 모여 진행을 하기로 했고, 서로의 업무 범위와 이해가 모두 다르기 때문에 OKR로 회의 방향을 정하는 순서가 필요했다. "전체 이슈"에 대한 "구성원 모두의 이해"를 Objective로 정했고, 이를 실행하기 위한 Key Results로 정량적 수치를 포함한 3개의 내용이 포함되었다.
Objective
회사와 각 팀의 전체 이슈에 대해 구성원 모두가 이해할 수 있는 회의
Key Results
팀 당 1건 이상의 중요 이슈 공유
전원이 한 마디 이상 발언하기
회의 종료 당일 1건의 회의록 작성 및 공유
앞으로 주간 회의는 전원이 한 마디 이상을 하고, 각 팀에서 하나 이상의 중요 이슈를 공유하며, 종료 당일 회의록 작성 및 공유를 하는 방식으로 진행하기로 해본다!
2. OKR로 OKR 도입 방안 기획 회의하기
OKR 활용 방식: OKR을 하나의 결과물로 도출하기
3개 팀이 함께 사내 OKR 도입을 주도적으로 진행하기로 했다. OKR 도입에 있어 가장 중요한 것은 조직 구성원의 공감대를 형성하는 것이다. 아무도 OKR에 의지가 없다면 실패로 이어지기 때문이다. 이를 위해 먼저 조직 구성원들에게 OKR에 대해 알리고, 공감할 수 있는 분위기 형성을 하기 위한 도입 방안을 OKR로 만들어봤다.
Objective
조직 구성원 모두가 OKR을 공감할 수 있는 분위기 만들기
Key Results
모든 팀장이 2권의 OKR 도서 읽고 팀원에게 내용 전파
모든 조직 구성원을 대상으로 OKR 전문가 강연 2회 이상 진행
모든 조직 구성원이 회사 및 각 프로젝트 OKR 설정에 참여
모든 조직 구성원이 회사 및 각 프로젝트 OKR에 기여하는 개인 OKR 작성
3. OKR로 조직 비전 결정 회의하기
OKR 활용 방식: OKR로 다양한 사람의 의견 모으기
위에서 정한 OKR 도입 방안 관련 Key Results 중, < 모든 조직 구성원이 회사 및 각 프로젝트 OKR 설정에 참여>가 있다. 이를 참고하여 OKR로 조직 비전을 정하는 의사결정 회의에 OKR을 사용해보자. 모든 구성원이 포스트잇에 회사의 비전과 연결될 수 있는 조직의 OKR을 적어보자. 이를 그룹핑하고, 서로 논의하며 조직의 비전을 함께 결정하는 회의를 진행할 수도 있겠다.
4. OKR로 개인 목표 설정 단합 회의하기
OKR 활용 방식: OKR로 의사소통하기
팀원끼리 모여 OKR로 개인 목표를 설정하며, 서로를 이해하고 단합할 수 있는 자리를 마련해도 좋을 것이다. 서로 등 돌리고 앉아 컴퓨터로 업무만 하는 대신, 마주 보고 앉아 업무 관련 혹은 사적인 OKR을 적어보며 단합 회의를 진행하면 의사소통에 효과적일 것이다. 공통의 관심사를 공유하며 공감대를 형성하고, 같은 목표를 가지고 있다면 함께 OKR 달성을 지지하는 동료가 되어줄 수도 있을 것이다.
OKR의 활용 예시를, 다양한 회의 목적에 따른 간단한 시나리오를 통해 소개해봤다. 우리 조직도 OKR 도입 방안에 대해 고민하고 있는 상태이고, 다른 많은 기업에서도 OKR을 고려하고 있다. OKR을 도입하는 것이 정답이라고는 할 수 없지만, 더 나은 조직으로 발전하기 위한 노력의 일환이라고 생각된다. 다 함께 고민하고 노력하며 모두의 참여를 통해 조직 문화를 함께 만들어간다는 것만으로도 의미 있는 시도라고 할 수 있겠다.
OKR을 통해 조직과 개인, 우리 모두가 성장하는 기회를 가지길 바라며 글을 마친다.
Written by. 밥풀
