예측 불가능에 대처하는 우리의 자세
[10일 협업] DAY6. 업무 완료 100% 가능한 계획 세우기
마피아의 밤이 새로운 한 주가 시작되었습니다. 딱 10일만 협업해보자고 했는데, 그 여정이 벌써 반이나 지났습니다. 먼저, 여기까지 포기하지 않고 달려오신 여러분들께 박수를 드립니다. 우리의 목적지가 코 앞이니까요, 조금만 힘을 내 보자고요. 오늘은 특히, 지난 한 주가 내 마음 같지 않았던 분들께 에너지를 드리고 싶네요!
우리에게 타임박스가 도움이 안 됐던 이유
10일 협업 습관 형성의 첫 번째 날, 첫 번째 미션 기억하시나요?
▼ 아직도 따라 하기만 하면 우리 팀 협업이 저절로 되는 데일리 미션을 모른다면?
지난주 타임박스를 활용해 어떤 업무를, 어느 정도의 시간을 들여, 어디까지 완료할지 정해두고 업무를 시작하셨을 텐데요. (타임박스를 모른다면, 업무 성과 높이는 시간 관리법을 참조) 이게 참, 내 마음 같지가 않죠? 부장님이 이거 정말 급하다며 계획에는 없던 갑작스러운 업무를 던지셨을 수도 있고, 회사에 이슈가 발생해 미팅과 보고를 계속 반복하느라, 정작 내가 하려고 했던 '내 일'은 하나도 못하기도 합니다.
이렇게 계획한 업무를 방해하는 요소는 다양하지만, 이 방해꾼들에게는 아주 중요한 공통점이 한 가지 있습니다. 바로 우리가 계획을 세울 때는 전혀 예상할 수 없었던 일이라는 것인데요. 이 예측 불가능성이 우리의 계획 실패의 주범이죠!
플랜이 아니라 플래닝이 필요하다
보통 미래의 일을 계획할 때 우리는 다양한 업무나 작업에 시간을 각각 배분하고, 그것을 완료하는 데에 초점을 두는 데요. 우리가 늘 경험해왔듯(like부장님), 예상하지 못했던 상황 때문에 이런 스케줄링, 즉 완료된 형태의 플랜은 완벽하게 지켜지기가 어렵습니다. 그러면 우리의 계획, 다시 말해 플랜은 계속 실패할 수밖에 없는 걸까요? 이 말은 반은 맞고 반은 틀립니다. 완결된 플랜은 실패할 수밖에 없지만, 플래닝은 계속될 수 있거든요.
플랜과 플래닝이 뭐가 다르냐고요? 플랜은 완성된 형태의 계획이에요. 절대 지켜! 하는 계획의 결과가 플랜이라면, 플래닝은 변화하는 상황을 반영해 계획을 세우고 수정해 나가는 과정 그 자체를 의미합니다. 무조건 달성 가능한 계획을 세우는 전략은 바로 플랜보다 플래닝에 집중하는 것입니다.
그래서 플래닝은 어떻게 하는 거죠
워킹 어스와 함께 한 첫날, 우리가 세운 플랜을 생각해 볼까요. 잘게 쪼갠 모든 업무를 타임박스 안에 넣고, 이 타임박스를 다시 일주일 업무 시간에 요리조리 맞추셨을 텐데요. 한 타임박스가 끝나고, 그 타임박스 내에 하고자 한 일을 모두 완료했다면, 전혀 문제가 없죠. 하지만 완료되지 않았을 때, 우리는 선택의 기로에 놓이게 됩니다. 완료되지 못한 일을 다음 타임박스에 바로 넣을지, 아니면 오늘이나 이번 주 업무가 모두 끝난 후 추가로 이 일을 할 시간을 배정할지 결정해야 하니까요. 이 잔여 업무가 시간을 더 쓸 정도로 중요하지 않다면, 전체 작업에서 이 부분을 삭제할 수도 있고요. 이렇게 타임박스가 끝날 때마다 상황을 반영하여 플랜을 조정하는 것이 바로 플래닝입니다.
이런 플래닝은 한 개의 타임박스가 끝났을 때뿐 아니라 오늘의 일정, 혹은 일주일의 일정이 끝났을 때에도 동일하게 적용해 볼 수 있는데요. 예를 들어, 새 프로젝트를 위한 아이디어 회의가 지난주에 두 번 예정되어 있었다고 해볼게요. 갑자기 다른 이슈가 생겨서 한 번밖에 진행하지 못했어요. 이때, 나머지 한 번의 회의가 완료되지 못한 일의 목록에 남아있게 됩니다. 그런데 이 한 번의 회의에서 아이디어가 발전되어 굳이 두 번째 미팅이 필요하지 않게 되었다면? 이 계획은 이번 주 타임박스에 들어올 필요 없이 휴지통에 버리시면 됩니다.
다른 상황을 한번 생각해 볼까요(빡침주의) 지난주 금요일, 기획안 최최최최최종본을 완료했어요. 이미 내용 면에서는 수차례 컨펌이 끝나고, 형식적인 결재만 남은 상황! 당연히 이번 주에는 그 기획안 관련한 업무는 내 계획에 없었죠. 그런데, 갑. 자. 기. 이제까지 한 번도 이야기 안 했던 부분을 수정하라고 한다? 단전에서부터 깊은 화남이 올라오지만, 이건 그냥 날려버릴 수 없는 일이잖아요. 당장 오늘의 첫 번째 타임박스에 넣어 해치워 버리거나, 이번 주 업무가 어느 정도 완료된 금요일에 마무리해야겠죠. 언제 할 것인가는 해당 업무를 포함한 모든 업무의 중요도와 긴급도, 우선순위를 종합적으로 고려해 결정합니다.
내 일정 관리는 왜 이 모양인가, 왜 늘 일을 컨트롤하지 못하고 시간에 쫓길까 하고 좌절하고 계신 분들이 계시다면, 오늘 이야기 한 플래닝을 업무에 꼭 적용해 보시기를 추천드립니다.
난 모르겠고, 일단 플래닝 한번 해볼래
▶10일 협업 습관 형성 코스 DAY6 데일리 미션
쳐들어오는 업무에 대한 방어력을 높이는 플래닝
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