쉽게 일하는 팁 4가지
본질은 하나, 단순화하기
항상 여유 있어 보인다는 말을 듣는다.
3인의 일을 하거나 주경야독을 하는 상황에서도 그렇다. 새벽예배를 드리고, 운동도 빠뜨리지 않는다. 도대체 어떻게 일하는 것인가.
일을 쉽게 한다.
쉬운 일이었을까? 5년간 묵혀 있던 미제 프로젝트, 실패가 예정된 프로젝트, 휴직과 퇴사가 잦은 포지션 등등. 기피 업무였는데, 다른 사람들도 하고 싶어 하는 일이 된다. 도대체 비결이 뭘까.
프로세스를 단순화하는 것이다.
전체 시스템 플로우를 단순화하고 개선하는 것은 업무 완성도를 높이는 데도 기여하니 필히 관심을 가져야 한다. 업무 장르를 불문하고 통하는 기법이다. 업무별 사례를 통해 구체적인 팁 4가지를 공유해보려 한다.
1. 동선을 제거하라.
현장은 2003-2009년대 약국이다. 병원별 사용 약제, 질병군별 다빈도 처방의약품, 제품명순, 성분명순 등 제품을 진열하는 규칙은 설정하기 나름이다. 정확한 조제를 단시간 내에 하려면 약사의 손이 빠른 것이 결정적이지만 조제실 내 움직임을 최소화하도록 조제약을 배치하는 것도 효과적이다. 시간뿐 아니라 노동력을 아낄 수 있도록 동선을 최소화하는 공간 시스템을 구축하는 것이다. 비단 약국에만 적용되는 것이 아닌, 공간과 용적을 사용하는 업종에 적용 가능하다. 오늘날에는 1인 약국도 조제기계를 사용하여 동선 자체를 제거한다. 시스템 자체를 혁신적으로 바꾸는 것이다.
2. 구간을 통합하라.
2010년도는 SAS 프로그래밍을 핸드코딩 하던 시절이었다. 오픈소스 코드가 풍부한 온라인 시절이 아니었기에 책이나 교육을 통해 또는 통계전공자에게 질문하면서 코딩을 했다. 코딩은 주어진 문제를 해결하기 위해 논리연산을 조합하는 것이다. 이때 2~3단계 거치는 회로를 1단계로 줄일 수 있는 코딩을 할 수 있다. 구간을 통합하는 것이다. 구간의 통합을 통해 회로 움직임은 단축되니 연산 시 부하량이 감소하고 빠르게 결과를 도출하게 된다. R이나 Python에도 적용 가능하다.
3. Lag 구간을 공략하라.
여러 부서로부터 다수의 각 회의자료를 취합하는 일은 매우 번거롭다. 마감기한을 놓치거나 제출 후 여러 번 수정을 요청하는 등 다양한 사유로 회의자료의 최종 취합이 지연된다. 보통 회의자료 취합자가 당일, 빠르면 전날에 회의자료 취합에 대해 고지한다. 지연되는 구간이 어디인가. 일정 관리를 미처 못하는 1명만 있어도 전체 회의자료 취합은 늦어진다. 이 구간을 제거한다. 예를 들면, 일주일 전에 미리 회의자료 취합에 대한 알람을 하는 것이다. 알람의 시기와 빈도수를 조절하여 각성과 피로도를 계산한다. 그 결과, 밤 11~12시에 퇴근하던 최종 취합자는 6시에 칼퇴를 할 수 있었다. 타 부서와 평온한 관계를 유지한 것은 물론이다.
4. 범주화하라
몇 년 전 배치되었던 부서에서 감사원 요청 사항이 있어 당시 업무에 대해 질문한다. 나를 포함한 기존 직원 대부분이 부재한 상황이다. 보고서와 근거자료 폴더 몇 개를 열어본다. 기억이 새록새록 난다. 담당자에게 의견과 함께 자료를 보내준다. 자료를 날짜순으로 저장하는가. Activity 단위별로 폴더를 만들어 저장하는가. 보고서 작성과 마찬가지로 논리 흐름에 따라 자료를 범주화하라. 자료를 찾기 용이할 뿐 아니라 당시 검토내용도 떠오른다. 동료에게 인수인계 시 1번만 설명해 주면 2번 질문하는 일도 없다. 조직의 효율성을 높인다.
이런 사소한 일 단위로 대단한 시간을 절약할 수 없을 것이란 생각은 말자.
틈새로 새어 나가는 시간과 비용이 꽤 크다. 자료 하나 찾는 데 반나절을 허비하는 경우도 허다하다. 최근 전 직장 동료와 이야길 나누던 중 필자가 했던 업무에 대해 피드백을 한다. "폴더 정리를 너무 잘해놓으셔서 자료 찾기가 쉬웠어요. 자료 요청하고 1주일이 넘어도 회신이 없는 경우도 있거든요." 동료의 시간까지 벌어주는 격이다.
적고 보니 양극의 공통점을 발견한다.
대체가능성. 후임자가 바로 투입 가능해서 대체 가능한 경우와 일이 안 돌아가서 대체가 필요한 경우. 전자는 갈 데가 있고 후자는 갈 데가 없으니, 역시나 일은 잘해야 한다.
양극의 차이점을 발견한다.
전자는 두뇌가 바쁘고 후자는 손이 바쁘다. 여유가 있어 보인다고 일하지 않는 것이 아님을 견지하자.
