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계정을 잊어버리셨나요?

by BAT 비에이티 Jul 05. 2024

관리보다 관심, 그로스 본부 온보딩 프로세스 도입 과정

그로스 본부 조직문화 TF

조직문화 TF는 구성원들이 안정감을 느끼며 성장할 수 있는 환경을 만들자는 목적으로 2023년 2월에 꾸려졌습니다. 각 그룹에서 조직문화에 관심 있는 구성원들이 모여 매주 회의를 진행했는데요. TF 멤버들이 발견하고 해결한 BAT 그로스 본부의 애로 사항은 무엇이었을까요?

글 그로스 본부 조직문화 TF 배다솜

온보딩, 경력 입사자에게도 필요하지 않나요?

조직문화 TF 멤버들은 각자 자신의 입사 첫날을 떠올려봤습니다. 환영 인사 속 친절한 온보딩을 경험한 구성원이 있는 반면, 그렇지 못한 구성원도 있었죠. 인사팀에서 진행하는 전체 온보딩 이후에 팀 상황에 따라 온보딩 진행 방식이 달랐던 것입니다. 조직문화 TF는 정확한 현황 파악을 위해 내부 구성원들의 인터뷰를 진행했습니다.

“경력직이어서 첫날부터 바로 업무에 투입되었어요.”
“챙김을 받거나 혼자 적응하거나, 팀별 편차가 있는 것 같아요.”
“노션에 뭔가 많긴 한데, 읽을 시간도 없고 최신 버전이 맞는지 모르겠어요.”

신입, 경력직, 리더 포지션으로 진행된 인터뷰에서 공통으로 나온 이야기는 바로 통일된 가이드가 부재하다는 것이었습니다. 실제로 그로스 본부 노션에는 많은 가이드가 생성되어 있는데요. 하지만 다양한 정보가 많고 분산되어 있어 누군가 알려주지 않으면 찾기 힘들고, 업데이트된 최신 내용이 맞는지 확인하기 어려웠어요.

분산된 정보를 주제에 맞게 분류하고, 신규 입사자 온보딩 카테고리를 추가하면 어떨까?

경력 입사자들이 자신의 성공 경험과 노하우를 공유하는 자리를 마련해 보자.

모든 정보가 한 페이지에 들어오도록 공통 가이드를 만들자!

인터뷰를 토대로 조직문화 TF 멤버들은 BAT에 입사한 인재들이 회사에 잘 정착할 수 있도록 다양한 아이디어 회의를 진행했습니다. 그리고 마침내 그로스 본부 온보딩 가이드 노션을 완성했어요.

온보딩 프로세스의 탄생

BAT에서 일을 시작하기 위해서는 기본적으로 세팅되어야 하는 것들이 있습니다. 그룹 메일 추가, 내부 커뮤니케이션 채널인 슬랙 채널 초대, 구글 캘린더 초대가 대표적입니다. 사소하게 보여도 누군가의 도움이 꼭 필요한 것들입니다. 업무 경험이 많은 경력직 입사자도 예외는 아니죠. 누가 와도 방황하지 않고 원활하게 초기 세팅을 할 수 있도록 가이드 노션에 ‘온보딩 체크리스트’와 ‘온보딩 메이트’ 페이지를 추가했습니다.

먼저 온보딩 체크리스트는 말 그대로 신규 입사자가 꼭 해야 할 일을 체크리스트로 정리한 템플릿입니다. ‘입사 D-day’, ‘입사 1주 차 이내’ 등 시기에 맞춰 진행되어야 하는 일들이 정리되어 있습니다. 그동안 각 팀에서 상황에 따라 진행한 온보딩 과정의 편차를 줄이는 개선책이 되었죠. 공통으로 해야 하는 필수 사항이 한눈에 정리되어 있으면 나중에라도 놓쳤던 것을 확인할 수 있으니까요. 이외에도 혼자 할 수 있는 업무, 도움이 필요한 업무를 구분해 놨는데요. 바로 이때! 온보딩 메이트가 등장합니다.

온보딩 메이트는 신규 입사자가 회사와 팀에 잘 적응할 수 있도록 돕는 서포터입니다. ‘누구에게 물어봐야 하지?’ ‘이런 것도 물어봐도 되나?’ 등 사소한 궁금증을 물어볼 수 있는 든든한 조력자가 되어주죠. 온보딩 메이트는 입사자와 함께 체크리스트를 진행하게 되고, 조직에 잘 적응할 수 있도록 돕습니다.

단, 온보딩 메이트는 입사자에게 어려움이 있을 때 도와주는 사람이지 혼자 모든 것을 책임지는 사람은 아닙니다. 온보딩 메이트 중심으로 신규 입사자의 적응을 돕되, 상황에 따라 파트·팀원들이 도와줄 수 있는 분위기를 형성하고 있죠. 온보딩 메이트가 어떤 역할을 하는지 모두가 공유할 수 있도록 가이드 페이지도 만들었답니다.

그로스 본부 온보딩 가이드 노션 페이지

“새로운 조직과 업무에서 헤매는 시간이 줄었어요” 신규 입사자 후기

조직문화 TF는 6개월 간의 여정을 거쳐 온보딩 프로세스를 만들고, 2023년 7월 본격적으로 프로세스를 도입하게 됩니다. 온보딩 프로세스를 접한 신규 입사자와 기존 구성원들의 반응은 어땠을까요?

입사했을 때 가장 어려운 점이 회사 혹은 팀에서의 적응이라고 생각해요.
출근하자마자 온보딩 메이트 제도를 알게 되었고, 온보딩 메이트와 함께 업무는 물론 회사에 빠르게 적응할 수 있었어요.
이러한 제도를 통해 회사에서 겉돌지 않고 업무 초반 어리바리한 시간을 줄여주신 BAT 구성원분들 모두에게 감사의 마음을 전하고 싶어요.

수습 기간을 마친 신규 입사자가 조직문화 TF에게 전한 메시지 전문입니다. 온보딩 프로세스의 목적이나 취지를 공유한 것도 아니었는데, TF 멤버들이 희망했던 방향과 일치한 후기를 들으니 신기하면서도 마음이 따뜻해지는 순간이었어요. 이 외에도 신규 입사자들의 많은 후기가 전달되었는데요. 온보딩 프로세스 효과를 크게 세 가지로 정리할 수 있었습니다.

첫째, 체크리스트를 통한 효율적인 업무 투입

“노션 체크리스트를 통해 입사 후 할 일을 꼼꼼히 알려주시고, 하나씩 함께 지워나가면서 효율적인 업무 투입에 도움이 됐어요.”
퍼포먼스마케팅 AE 이OO (23년 6월 입사)

둘째, 사소한 것도 질문할 수 있는 편안한 분위기 조성

“처음 회사에 와서 일이나 사람에게 적응이 안 될 때, 궁금한 것은 바로 물어보고 의지할 수 있었어요. 질문이 많은 저에게 온보딩 메이트가 없었다면 모든 면에서 헤매며 적응이 늦어졌을지도 모릅니다.”
퍼포먼스마케팅 AE 임OO (23년 9월 입사)

셋째, 생소한 업무, 회사, 팀에 빠르게 적응

“생소한 업무와 조직 생활면에서 빠르게 적응할 수 있게 도와주셔서 덕분에 회사 생활에 더 잘 그리고 빠르게 적응할 수 있었습니다.”
퍼포먼스마케팅 AE 임△△ (23년 9월 입사)

바쁜 시기에 입사해 온보딩을 경험하지 못했던 구성원이 온보딩 메이트가 된 경우도 있었는데요. 온보딩을 받지 못해서 그 마음을 더 아니까, 오히려 더 잘 적응할 수 있도록 돕고 싶었다는 후기를 전하기도 했습니다. 조직문화 TF에서는 이렇게 시간을 내서 온보딩에 힘써준 온보딩 메이트를 위해 깜짝 이벤트를 기획했는데요.

온보딩 메이트에게 고마운 마음을 전달하는 메시지를 신규 입사자에게 따로 받아두고, 모든 구성원이 모인 시간에 서프라이즈로 공개했어요. 보이지 않는 곳에서 큰 노력을 해준 온보딩 메이트에게 아낌없는 박수와 칭찬을 보냈답니다.

그로스 본부 온보딩 가이드 노션 가장 상단에는 이렇게 적혀 있습니다.

온보딩은 구성원의 역할을 명확히 파악하고 조직 문화에 녹아들 수 있게 하는 하나의 ‘과정’입니다. 업무나 문화에 관련하여 생긴 질문들에 모두가 진지하게 받아들이고 함께 고민해 주세요.

모두가 공유할 수 있는 ‘온보딩 프로세스’는 이번 기회에 만들어졌지만, 그로스 본부의 많은 구성원은 이미 온보딩의 중요성을 알고 실천하고 있었습니다. 제도가 도입되었을 때 모두가 함께 고민하면서 진심으로 행동해 주었죠. 온보딩 프로세스를 만들고 보완하기 위해 많은 의견을 내준 구성원분들에게 다시 한번 감사의 마음을 전합니다.