[신기록] 말하듯 메모하라
신입 기획자를 위한 기록 - 말하듯이 메모하는 능력을 키워라
보고서나 기획나 문서를 작성하는데 어려워하는 사람들의 공통적인 특징이 있다. 어떤(what) 내용을 어떻게(how) 써야 할지 자체를 어려워한다는 것이다. "신기록씨~ 신기록씨가 작성한 문서를 읽어보면 무슨 말을 하려는지 모르겠어요." 단순하게 표현하면 이런 식의 피드백이 현장에서 비일비재하게 발생한다.
문서는 그 자체가 커뮤니케이션 수단이다
내가 작성한 기획서나 보고서가 상대방에게 제대로 전달되지 않는 것은 구조에 문제가 있는 것이다. 화려한 이미지와 레이아웃으로 무장한 문서에 너무 많은 신경을 쓰지 말자. 문서를 만들기 전에 먼저 해당 문서에서 전달하고 싶은 내용을 일단 말하듯이 혼자서 먼저 시뮬레이션을 해 보는 것이 필요하다.
"지난번 저에게 모바일 게임에 대해서 조사해 보라고 하신 보고서입니다."
"먼저 국내 시장규모와 해외 시장규모에 대해서 시장조사기관 자료를 통해서 살펴보았습니다."
"모바일 게임의 종류는 RPG 게임과 슈팅게임과 ... 등으로 크게 나눌 수 있습니다."
"국내 주요업체로는 넥슨, 엔씨소프트, 넷마블 등이 있고 해외에는 클레이오브클렌으로 유명한 수퍼셀이 시장을 선도하고 있습니다."
"게임 이용자층에 대한 자료를 조사해보니 의외로 30대가 모바일 게임 이용시간이 많았습니다"
http://www.hankookilbo.com/v/4b4e7763a4f24674aed718d2a17cb6c5
이렇게 얘기하고 싶은 항목들을 한 문장씩 말로 만들고 거기에 필요한 데이터를 문서로 준비하면 된다.
대화 내용 그대로 메모하라
신입 기획자가 업무를 받을 때는 대부분 간단한 팀 미팅이나 회의를 통해서 전달받게 된다. 이메일이나 문서만으로 업무 지시를 받는 경우는 그리 많지 않다. 업무를 전달 받을 때 팀장이 말한 것을 듣고 그것을 대화하듯이 메모하면 된다.
김팀장 : 내년도에도 모바일 게임 시장은 성장하겠지?
박대리 : 시장 상황을 파악하기 위해 국내 시장규모와 해외 시장규모를 좀 조사해보겠습니다. (바로 위 사수가 이렇게 얘기하면 거의 이 업무는 자신에게 떨어진다고 생각해야 한다.)
김팀장 : 시장규모도 조사하면서 잘 나가는 모바일 게임에는 어떤 종류가 있는지도 좀 알아보면 좋겠네
박대리 : 이번 보고서에 모바일 게임의 종류도 한번 정리해 보겠습니다.
이본부장 : 그동안 PC게임에서 강세를 보이던 업체들이 모바일 게임에서도 잘하는가?
뭐 이런 식으로 회의가 진행될거다. 미팅 하면서 거의 대부분 보고서에 담아야 할 내용들이 다 나온다. 이걸 누가 얘기했는지 말하는 것을 그대로 기록해 두면 보고서 작성할 때 중요한 기준이 된다.
참고 : [신기록] 미친듯이 메모하라 -- 2. 말하는 사람별로 기록하라
https://brunch.co.kr/@think1more/3
아이디어를 대화하듯이 메모하라
내가 문서로 전달할 내용의 아웃라인을 잡을 때 대화하듯이 메모하라. 보고서를 작성하기 전에 어떤 얘기를 할 것인지에 대한 큰 얼개를 정리하고 표현을 다듯고 자료를 보강하면 어느새 보고서가 만들어진다. 누구에게 이 문서가 갈 것인지를 생각하고 상대방을 생각하며 그 상대방에게 말하듯이 내용을 메모하라. 대화는 나도 얘기를 하지만 상대방도 얘기를 한다는 전제를 가지고 있다. 상대방이 궁금해할만한 내용을 미리 예상하고 그 질문에 대한 답을 한다고 생각하고 문서를 준비하라.
신입 직원이 문서를 가지고 오면 문서를 보기 전에 일단 물어본다. "신기록씨~ 이 보고서 내용이 무엇인지 간단하게 말로 먼저 설명해 보세요." 이 때 버벅거리면 곤란하다. 자기가 만든 문서는 자기를 대신해서 상대방과 대화를 하는 것이다. 이미 무슨 말을 할지 정리가 되어 있지 않다면 각종 도표와 그림과 미사여구가 난무한 종이조각만 전달될 뿐이다.
"말하듯이 메모하라"
반드시 기억. 문서는 그 자체가 대화다.
광고 대행사 출신 기획자들이 문서를 잘 만드는 것처럼 보이는 것은 바로 대화하듯이 문서로 얘기를 끌어나가는 구조를 잘 활용하기 때문이다.
대부분 스스로 문서를 작성하는 경우가 없고 수동적으로 문서를 작성하기 때문에 왜(why) 문서를 작성하는지에 대한 고민을 못하는 것도 문서 작성이 어려운 이유 중 하나다. 이 부분은 다음에 기회가 되면 따로 다루어보겠다.
