홍보 담당자는 기자 미팅 어떻게 해야 하나?
어쩌다 홍보 즐기다 홍보 세번째 이야기
홍보 담당자를 위한 연재 기획 시리즈 ‘어쩌다 홍보 즐기다 홍보’ 이번 주제는 ‘기자 미팅’이다.
뉴스 클리핑에서 시작해 보도자료를 다뤘으니 이제 기자는 왜 만나야 하는지, 만나서 무엇을 해야할지 등을 이야기 하려고 한다.
Why
홍보 담당자가 업무상 가장 많이 만나게 되는 사람은 누굴까?
당연한 말이겠지만 그 중 우선순위는 바로 ‘기자’다.
필자는 사무실이 판교에 있지만 시간을 내어 적어도 주 1회 이상 기자를 만나러 서울로 간다.
여의도, 광화문, 강남 등 기자가 있는 곳이라면 장소를 불문하고 찾아 간다.
이동 시간만 왕복 2시간 이상, 점심먹고 커피타임까지 합하면 족히 4시간 정도니까 하루의 반나절에 해당되는 큰 시간이다.
기자는 바쁠테니까 보도자료 열심히 작성해서 배포하고 통화나 카톡으로 연락해도 되니 않겠냐고 생각할 수도 있다.
특히, 코로나가 장기화 되면서 대면 미팅이 어려워졌으니 더 조심해야하는 것이 아니냐고 반문할 수도 있다.
(물론 지금은 거리두기 2.5단계로 연초부터는 미팅을 못하고 있는 것이 현실이다)
여기서 중요한 것은 결국 기자 역시 ‘사람’이고 온라인(전화, 이메일, 문자, 카톡 등을 모두 포함)을 통해서만 관계를 형성하기엔 ‘한계’가 존재하기 때문이다.
기자와의 관계는 대면 미팅을 통해 일종의 ‘스킨쉽’이 생기기 시작한다. 직접 얼굴을 보고 밥도 먹고 커피를 마시는 2시간 남짓의 시간을 통해 ‘본딩(Bonding)’이라는 새싹이 움틋 솟아난다. 홍보 담당자 입장에선 당연히 긴장된 자리일 수 밖에 없지만 결국 관계는 실제 만남이 이뤄지는 순간부터 시작된다.
필자는 기자 미팅을 통해 최소 4가지는 얻을 수 있다고 생각한다.
1) 미디어 자산 구축
2) 기사 피칭(제안) 기회 확보
3) 회사에 대한 객관적 평가와 조언
4) 업계 현황과 동향, 인사이트 파악
먼저, 미디어 자산이 쌓이는 것은 물론이고 기사를 제안할 수 있는 피칭 기회가 주어지기도 한다. 실제로 만나서 대화하다보면 생각치 못했던 기사 아이템이나 주제로 확대되어 기사거리가 만들어기도 한다.
무엇보다 우리 회사에 대한 객관적인 평가와 조언을 들을 수 있다는 것은 덤이다. 기자만의 예리한 시각으로 사업 방향이나 특정 주제에 대한 어드바이스를 받을 수 있다는 것도 빼놓을 수 없는 부분이다.
특히, 업계 현황 뿐만 아니라 산업 전반의 동향이나 인사이트 역시 얻을 수 있기에 단순히 회사를 알리고 소개하는 자리가 아니라 홍보담당자가 얻을 수 있는 베네핏이 생각보다 많다.
What
그럼 기자 미팅에선 무엇을 해야할까? 어디서 만나야 할까? 시간은 언제가 좋을까? 조금 더 자세히 들어가 보자.
먼저, 기자에게 미팅하기 좋은 시간대는 언제일까?
추천하는 시간대는 점심 식사와 티타임을 함께 할 수 있는 12-2시 사이다.
조간 신문이나 석간 신문, 주간지, 온라인 매체 관계 없이 기자에겐 피할 수 없는 ‘마감 시간’이라는게 존재한다.
보통 일간, 경제지 마감 시간이 5시 내외 인것을 고려하면 기자와 통화를 하거나 미팅 하기 가장 좋은 시간은 10시~3시 사이 정도가 될 것이다.
그래서 가능하면 ‘점심 시간’을 활용하는 것을 권장하는 편이다.
보통 12시 정도에 식당에서 만나 1시간 정도 여유롭게 식사를 하고 근처 카페로 이동하여 1시간 정도 티타임을 가지며 이야기를 나누는 시간이면 충분하다.
1) 밥
처음 미팅은 함께 식사를 제안하는 것이 무난하다. 맛있는 음식은 긴장된 마음을 풀어주는 좋은 촉매제가 된다. 부담스럽지 않은 선에서 조용한 식당을 찾아보면 된다.
중요한 건, 기자의 하루 일과나 주요 동선 그리고 다음 일정을 고려하여 이동시간을 최소화하는 것이 좋다. 역에서 가까운 맛집을 중심으로 찾아보고 기자에게 미팅 전날 식당 정보를 전달한다.
예약은 필수! 만약 예약이 되지 않는 식당이라면 미팅 20분전에는 도착해서 미리 자리를 확보한다. 미팅 당일 식당에서 길게 서 있는 대열에서 제한된 시간을 허비하지 않으려면 이 또한 철저히 확인해야 한다. 무엇보다 첫 만남에서 좋은 인상을 줘야하는 건 기본이니까.
2) 커피
막상 식사를 하는 동안에는 밥을 먹느라 깊이 있는 대화를 나누기가 어려운 경우가 많다. 서비스 화면을 보여주거나 가져온 자료를 설명하는 건 식사 시간 보다는 이어지는 티타임에서 진행하는 것이 좋다.
1시간 남짓하는 커피타임에서 본격적인 이야기를 나누게 된다. 이때 준비해온 회사의 보도자료나 프레스킷, 소개자료 등을 활용하면 좋다.
여기에서 한발 더 나아가 요즘 업계의 근황, 주요 이슈 등 기자의 식견을 넓혀줄 수 있는 이야기를 곁들일 수 있다면 금상 첨화다. 우리 회사라는 우물에만 갇혀서 이야기를 하기 보다는 전체 숲을 볼 수 있는 큰 그림을 그려줄 수 있다면 베스트 오브 베스트!
3) 회사 소개 (feat. 아이템)
식사 혹은 커피를 마시면서 자연스럽게 회사에 대한 이야기를 나누게 된다. 기자가 우리 회사에 대한 이해도가 어떤지를 빠르게 확인한 다음, 전반적인 소개부터 현황, 그리고 최신 사례 등을 덧붙여 설명하면 된다.
내가 반드시 대화의 주도권을 가져가야한다는 부담은 잠시 내려놓고 흐름에 따라 기자의 관심사에 따른 이야기를 나누면 된다. 이 때 관심사를 인지하게 되면 따로 메모해 두었다가 다음 기사 아이템을 제안할 때 고려해 이를 활용하면 실제 기사로 이어질 가능성이 높아진다.
첫 미팅이 기사로 바로 이어지기도 한다. 필자 역시 모 경제지 중기부 담당 기자를 처음 만났을 때 다이어리에 메모해둔 몇가지 사례를 언급하였는데 바로 기사화 된 사례가 있었다. 단순한 나열식 설명 보다는 요즘 눈에 띄는 경향성이나 동향을 중심으로 이를 증명할 수 있는 2-3가지 사례만 확보하고 있다면 얼마든지 기사로 이어질 수 있다.
How
“미디어 리스트(기자 명단)가 없는데 어떻게 기자를 만나나요?”
기자 미팅이 처음이라면 내가 만나야 할 기자를 어디서 어떻게 찾을 수 있을지 궁금할 수도 있다.
필자 역시 실제로 미팅을 위해 ‘콜드콜’과 ‘콜드메일’을 수없이 진행했다.
(*콜드콜/콜드메일 : 일면식 없는 사람에게 전화를 걸거나 메일을 보내는 방법)
[기자의 이메일 주소만 아는 경우 보낼 수 있는 콜드메일 예시]
기자님
안녕하세요
와디즈 홍보담당 김대균 팀장입니다.
매번 보도자료만 보내드리고 따로 인사드린 적이 없어 메일을 대신하여 인사드립니다.
한번 찾아뵙고 식사하면서 정식으로 인사드리고 싶은데요.
편하신 날짜 한 두가지 정도를 알려주시면 일정 확인 후 회신 드리겠습니다.
답변 부탁드립니다. 감사합니다.
아직 미디어 리스트가 없다면, 우리 회사와 비슷한 업계 혹은 경쟁사 등 범위를 넓혀서 우리 분야에 관심이 있을 기자들의 기사를 역으로 확인하여 해당 기자의 이메일로 미팅을 요청하는 메일을 꼭 써보길 권한다.
무엇보다 메일이나 전화를 걸어 미팅을 요청하기 가장 좋은 타이밍은 보도자료를 보낸 직후다.
기자가 보도자료를 기사로 다루어줬다면 감사 인사를 전하며 위와 같이 자연스럽게 미팅을 제안하는 것이 가장 무난하다.
회사에 대한 기사를 보도한 기자라면 적어도 우리 회사나 업계에 대한 관심이 있다고 믿고 적극적으로 미팅을 추진해 보길 바란다.
지난 한해에만 약 40명의 기자를 만났다. 코로나가 심각해지면서 11월 이후부터는 거의 대면 미팅이 어려워진 것을 감안하면 매주 1명씩은 만난 셈이다.
코로나 팬데믹 상황에서도 마스크 착용과 거리두기를 준수하며 꾸준히 미팅을 이어왔다. 거리두기가 완화되면 다시 미팅도 재개될 것이라 기대한다. 필자가 부지런히 미팅을 이어온 것도 그만큼 홍보 담당자에게 기자 미팅은 빠질 수 없는 중요한 업무이기 때문이다.
일단 기자 미팅을 통해 하나씩 미디어 리스트를 쌓아가면서 ‘최신화’ 하는 것도 중요한 포인트다. 부서 이동이나 인사 발령으로 인해 출입처가 변경되거나 담당이 바뀌는 경우가 있으니 이러한 변경 사항 역시 미디어 리스트에 잘 기입해 두어야 한다.
그리고 첫 미팅 이후 보도자료 배포, 기획기사 피칭 등을 이어가면서 기자와 홍보담당자가 함께 만들어가는 ‘기사화’라는 과정을 통해 진짜 관계를 맺어가길 권한다.
처음부터 기자 미팅을 능숙하게 잘해내는 홍보담당자는 없다.
만남을 거듭해 나가면서 자연스럽게 관계를 맺어나가는 노하우를 얻게 된다.
끝으로, 기자를 만날 때 놓치지 말아야 할 한가지가 있다면 회사에 대한 자부심, 애정만큼은 꾹꾹 담아서 가져가면 좋겠다.
결국 사람과 사람과의 만남이며, 홍보담당자의 입을 통해서 나오는 회사 소개 뿐만 아니라 눈빛, 표정, 말투까지도 기자에게 전달되는 하나의 ‘메시지’이기 때문이다.
모쪼록, 기자와의 미팅을 통해 미디어와 우호적인 관계를 형성하면서 실제 기사로 이어지는 홍보 업무의 매력에 풍덩 빠져보길 바라며 필자의 경험이 조금이나마 도움이 되었으면 한다.
기자와의 관계는 ‘미팅’에서 부터 시작된다
