신입 사원 교육 (III) 이메일 쓰기 / 전문 쓰기
지난 번 전문쓰기에서는 스킬과 효율성에 초점을 맞추었다면, 이번에는 단순하지만 기본적인 부분에 대해 이야기 할까 한다.
4) 첨부 파일을 누락하지 않는다.
첨부 파일을 주고 받는 일은 빈번하다.
첨부 파일을 누락을 방지하기 위해, 전문을 시작할 때 파일부터 첨부해놓는 것이 좋다.
Please find/check the enclosed file.
(첨부 파일 확인해/체크해봐.)
As you find the attached file, ...
(첨부 파일에서 확인하듯이...)
첨부 파일이 한글일 때는 파일 이름을 영어로 바꾸어 주는 것이 현명하다.
가급적 파일 이름은 영어 이름으로 생성하거나 수정해주는 것이 좋다. 가끔씩 파일 이름이 한글로 되어 있어, 열리지 않는다고 말하는 해외 파트너들도 있기 때문이다.
실컷 메일을 보내놓고 기분좋게 잠들었는데, '네 파일이 안열서 확인을 못했어.'라는 답변을 아침에 받는 것은 정말 피하고 싶은 일이다. 해당 문제로 인하여, 하루를 날려버리게 된다면 더 치명적이다.
'설마 파일 이름을 영어로 바꿔서 저장해서 여는 방법도 모르겠어, 요즘같은 시대에?'라고 할 지 모른다.
의외로 해외 파트너들은 최신식 혹은 기본 IT정보를 모를 수 있다.
그리고 파일 하나를 고작 열겠다고, 열정을 남발하지 않을 수 있다는 것을 명심하기 바란다.
늘 좀 더 급한 쪽에서 시간을 절약할 수 있는 방법을 찾을 수 밖에 없다.
첨부 파일이 여러 개 일때는 이름을 정확하게 하든 숫자가 들어간 파일로 구분하는 것이 좋다.
단, 설명이 필요한 경우라면 말이다.
예를 들면, 첨부 파일의 이름이 FILE1, FILE2, FILE3으로 기재되어 있다면,
FILE1: C/I(COMMERCIAL INVOICE), P/L(PACKING LIST)
FILE2: CONSIGNEE'S CONFIRMATION BY EMAIL
FILE3: C/O(CERTIFICATE OF ORIGIN)
상기처럼 간략한 파일 내용을 언급한 뒤, 하기와 같이 메일을 쓸 수 있다.
AS YOU FINE THE 2ND FILE, NAME OF FILE2, THE CONSIGNEE ALREADY CONFIRMED THE CHARGES...
(FILE2라는 두 번째 파일을 확인하듯이, 고객은 이미 비용을 컨펌했어...)
보통 이렇게까지 친절하게 전문을 쓰지는 않는다.
바쁘고 급하니 간단하게 2번째 파일을 확인하라는 내용을 쓴다.
또 너무 급하다보면 그냥 첨부 파일을 보라 정도만 언급해서 쓴다.
5) 귀찮더라도 계산은 수식으로 보여주라. 상대방은 파일을 첨부하더라도 이해를 못할지 모른다.
의외로 산수에 약한 해외 파트너를 많이 봤다.
더하기 빼기를 못해서 멘붕에 빠지게 하는 파트너를 볼 때마다, 도대체 저 외국아이는 어떻게 취직을 했나 라는 생각을 한 적이 한 두번이 아니었다.
특히, 정산과 관련된 부분에서는 하기 개념의 용어가 등장할 수 있는데, 신입 사원들은 해당 용어로 인한 혼선이 있을 수 있다.
INVOICE / DEBIT NOTE / DEBIT (마이너스의 개념)
CREDIT NOTE / CREDIT (플러스의 개념)
상기 용어는 추후 '정산(FINANCE/ACCOUNTING)'과 관련된 내용이 있을 때 자세히 알려주겠다.
지금은 상단에 설명한 것처럼 마이너스, 플러스의 개념 정도로 인지해보자.
예를 들어, 해외 파트너가 INVOICE/DEBIT NOTE를 보내온다.
INVOICE (WEIGHT 100KG)
FREIGHT CHARGE USD 275.00 (A/F USD 2.75/KG)
FUEL SURCHARGE USD 75.00 (F/S USD 0.80/KG)
로 발행되었다면,
F/S IS CALCULATED IN WRONG WAY, IT MUST BE USD 80.00.
SO SEND US YOUR ADDITIONAL USD 5.00 INVOICE BY RETURN.
(유류할증료가 잘 못 계산되었어, 80불이 맞아. 네가 5불을 적게 청구했으니, 추가 인보이스를 띄워)
또는
F/S USD 0.80 X 100KG = USD 80.00 (CORRECT)
YOUR F/S USD 75.00 (WRONG)
처럼 계산식으로 상대방의 이해를 돕는 것이 간혹 더 빠르기도 하다.
안타깝게도 항공수입은 늘 시차에 발목이 잡혀 있는 경우가 많으니, 간단명료하게 수식을 사용해보자.
6) 강조해야 하는 부분은 하이라이트를 해야 한다.
(DEADLINE에 COLOR, BOLD, UNDERLINE으로 표시하자!)
BY RETURN (회신으로)
A.S.A.P. (최대한 빨리)
보다는
BY OVERNIGHT (밤 사이에)
11AM ON 26TH BASED ON YOUR LOCAL TIME (네 시간으로 26일 오전 11시까지)
라고 구체적으로 쓴다.
BY OVERNIGHT의 경우,
나를 기준으로 내가 출근했을 때 네 회신을 받아보기를 원한다의 의미가 강하다.
11AM ON 26TH BASED ON YOUR LOCAL TIME의 경우는,
유럽이라면 내 시간으로 초저녁에, 미국이라면 내 시간으로 새벽에 (미주 시차의 지역별 격차가 있으므로)
내가 이메일을 확인하겠으니, 그 전까지 회신을 해달라는 의미가 강하다.
한 줄 더 추가해서 그 시간에 내가 핸드폰으로 메일 확인하여 고객사에 업데이트 해야 한다는 코멘트를 써준다면 상대방도 중요도나 긴급성을 인지하기 쉽다.
상기 내용을 바꾸자면,
PLEASE REPLY ME 11AM ON 26TH BASED ON YOUR LOCAL TIME SO THAT I CAN UPDATE THE INFORMATION TO CONSIGNEE ACCORDINGLY.
THE CONSIGNEE WILL BE WAITING FOR ME EVEN IT'S TOO LATE.
(네 시간으로 오전 11시까지 회신해줘. 그럼 내가 고객사에 업데이트 할거야. 고객사에서 시간이 늦더라도 바로 업데이트 해달라고 했어.)
정도의 의미가 될 수 있다.
또 생각나는 내용이 있다면 전문쓰기 주제에 업데이트 하겠다.
내일은 또 출근하는 날이므로...
이만...
