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브런치북 회사 생활은 새옹지마 08화

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계정을 잊어버리셨나요?

by 메타포 Jan 22. 2021

신입 사원 교육 (III) 이메일 쓰기 / 전문 쓰기

처음 입사했을 때는 '전문을 쓴다'라는 표현이 무슨 뜻인지 몰랐다. 차츰 일을 배워나가면서 이메일을 쓰는 것을 전문을 쓴다로 표현한다는 것을 배웠다.

"해외 전문" 쓸 때는 말이야.... 머 이런 식의 경험담을 오늘 소개할까 한다.

개인적인 경험을 토대로 주는 팁이니, 100% 같을 필요도 없다. 좀 더 효율적인 방식이 있거나 선호하는 방식이 있다면, 자신만의 스타일로 진행하면 된다.

(나의 조언은 시차로 인해 발생되는 시간 손실을 최대한 줄이기 위한, 나만의 방법임을 안내드린다.)

1) 굳이 자기 소개는 할 필요가 없다.

신입 사원 시절, 처음 전문을 쓸 때, 난감했던 기억이 있다. 어떻게 시작하는지 모르겠다는 것이다.

갑자기 나타나서 '안녕, 나는 웬디야! 근데 문제가 있어!'라고 다짜고자 설명하는 것이 어색했던 것이다.

또 인사를 하자면 어디부터 어디까지, 어느 선에서 자기 소개를 해야 하는지 판단이 안서는 것이었다.

그래서 첫 전문은 주절주절 자기 소개부터 맡은 지역, 전문을 쓰게 된 배경 등등 온갖 내용이 뒤섞인 장문의 편지가 되어버렸다. 신입 시절이었으니, 언론 탄압은 아니지만 팀장의 검문이 있었고, 인사하는 내용은 강제 삭제되었다.

어느 정도 경력이 쌓이다보니, 전문에서는 간단한 인사만으로 충분하다는 것을 알게 되었다.

인사없이 바로 본론으로 전개되더라도 예의에 어긋난게 아니라는 것을 배웠다

예)

Dear Wendy, or Hi, Wendy

Dear Wendy,

How are you?

상대방은 딱히 나라는 개인에게 관심이 없기 때문이다.

나 또한 파트너 중 새로운 이름이 출현하면 서명에 있는 직급을 보며, 트레이니군, 신입인가 등등 잠깐 관심을 보이지만 그게 끝이었다.

일을 하다보면서 상대방이 일을 못하네, 틈이 많네라는 생각을 하며 일에 대한 평가만을 하게 된다. (냉정하게 보일 수 있지만, 상대방이 나의 급한 불을 꺼줄 수 있는 능력자인지 아닌지의 여부가 가장 중요한 것이다.)

그렇게 시간이 지나다보면 개인적인 얘기를 하는 경우도 생기니, 그럴 때 인사-사적인 대화-를 하면 된다.

2) 단락을 나누어서 답변하라.

파트너가 주저리 주저리 장문의 전문을 보낼 경우, 신입 사원의 입장에서는 혼란스럽다.

상대방이 말하고자 하는 바가 무슨 뜻인지 이해하기도 힘든 상황에서 답변을 나가는 것 자체가 너무 부담스럽다. (제대로 된 답변을 못했을까봐, 결국 동문서답으로 인하여 답변을 주지 못한 상황이 될까봐)

상대방의 긴 질문에 대해 답변을 할 때는 상대방의 전문을 끊어서 답변하는 것이 '내'가 혼란스럽지 않다.

예)

[전문 원본]

Dear Wendy,

Regarding to HBL# VIE12345678, ETA was Jan. 21st. Is it arrived?

As it's D2D service, we need you to deliver this cargo on time.

When do you plan to move it to consignee's door? The customer here is very concerned about delivery time.

:상기 내용은 가상의 전문으로, 상대방이 이렇게 친절하고 자세하게 설명하면서 질문을 하는 경우는 사실 드물다.

[답변 요령]

Dear Steve,

:요즘 제일 나를 피곤하게 하는 미국 담당자 녀석...

Please see the below comment in blue;

: 안친해서 혹은 안친해도 인사 따위는 생략한다.

Regarding to HBL# VIE12345678, ETA was Jan. 21st. Is it arrived?

=> Yes, it arrived but it arrived in ICN on 22nd due to congestion of T/S airport.

(응, 도착은 했어. 근데 21일 아니라 22일에 도착을 했어. 환적지에서 지연이 있었거든.)

=> No, it hasn't arrived yet due to congestion of T/S airport. It would be arrived here on 22nd.

(아니. 환적지 지연으로 인해서 아직 도착을 안했어. 22일에 도착할 예정이야.)

: 한 문장에 대한 답변을 위해, 상대방이 단락으로 보냈더라도 답변을 한 뒤 한 줄 정도 띄워준다. 문장이 너무 붙어 있으면 읽기가 어렵다.

As it's D2D service, we need you to deliver this cargo on time.

When do you plan to move it to consignee's door? The customer here is very concerned about delivery time.

=> As it would be arrived on 22nd(Fri.) late afternoon, the consignee isn't available to receive the shipment on same day. So the storage charge will be occurred during weekends. The consignee wants to receive the cargo on Monday morning (9AM) at their side. Does shipper pay for storage charge?

(화물이 22일 금요일 늦은 오후에 도착 예정이기 때문에, 화주는 금요일 늦게 화물을 받을 수 없대. 그래서 주말동안 창고료가 발생할거야. 화주는 월요일 아침 9시에 물건을 받고 싶어 하는데, 쉬퍼가 창고료를 지불할지 확인해줄 수 있어?)

: 두 번째 문장은 삭제해도 상관없고, 그냥 내버려둬도 상관없다. 답변을 해야 하는 질문이 아니기 때문이다.

: 어쩌다보니 답변에 추가하는 질문이 생겨 길어지긴 했지만, 금액과 관련된 부분은 꼭 확인하고 넘어가야 한다. 그렇지 않으면 후폭풍이...

3) 번호를 매겨서 질문하라.

시차가 많이 차이나는 해외 파트너들과 일을 하거나, 시차가 별로 차이나지 않더라도 답변을 한 번에 받아 문제를 해결하고자 한다면 질문을 한 번에 하는 것이 좋다.

단, 상대방은 나와 다른 관점에서 질문을 인식할 수 있으므로, 번호를 매겨서 질문하는 것이 좋다.

(나는 질문이라고 했는데, 상대방은 문장이 너무 길거나 모호해서 질문이 아닌 설명으로 오해할 수도 있기 때문이다.)

예)

[질문 배경]

2번의 예시와 비슷하나, 질문의 버전으로 바꾼다.

화주는 금요일 늦은 오후에 화물을 받을 수 없어, ETA를 목요일로 요청을 했는데 지연으로 인하여 컴플레인이 있다. 하지만 화물을 수령하지 않으면 일요일에 공장 라인이 멈출 수 있어 일요일 아침에 꼭 화물을 수령하고자 한다.

[질문 요령]