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브런치북 정책연구과제 분석 Training 12화

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by 이상준 Jun 23. 2023

'페르소나 기반 플랫폼 활성화 연구' 사례로 (2/2)

< 핵심을 짚는 사업제안서 Framework 트레이닝 >

[분석 3단계] 절차별 추진방안 사전 기획

앞서 논리적 절차에 따라 과업의 전체 그림을 구성했다면, 이제는 사업 추진절차 내 각각의 과업별 상세 방안을 기획한다. 한 장의 장표로서 표현되는 사업추진 전반의 구체화 이미지는 흔히 「사업추진 프레임워크」라고도 부르며, 아래의 그림과 같이 제시할 수 있다.

사업 추진절차별 세부 추진방안(안)

저자가 과거 컨설팅 업종에 재직할 당시 팀장, PM으로 다양한 컨설팅 사업의 제안을 준비, 발표했던 경험에 비추어 볼 때, 누군가 나에게 제안발표자료 내 콘텐츠 중 가장 중요한 한 장의 장표를 뽑으라고 한다면 주저 없이 해당 장표를 선택할 것이다.

일반적으로 컨설팅 용역사업의 제안 발표평가는 파워포인트를 활용해 구성한 자료를 Presentation 하는 방식으로 진행하는데, 보통 발표 목차 중 ‘사업 추진방안’을 설명하는 단계에서 위 그림과 같은 「사업추진 프레임워크」를 선언적으로 제시하고, 이어 각 세부 과업(Task)별 구체적 추진방안을 설명하게 된다. 이렇듯 제안발표자료 구성 내용의 주요 항목인 ‘사업 추진방안’을 한 장으로 요약하는 핵심 콘텐츠라는 점에서 「사업추진 프레임워크」의 중요성은 매우 높다고 할 수 있으며, 여기에 제안사의 경력과 연륜(제안사만의 고유한 방법론이 있는지, 문제해결을 위한 최적의 방법론을 제시했는지), 역량(제안 절차의 구성이 논리적으로 우수한지, 글이 짜임새를 갖추고 있는지), 사전 이해도(사전 조사를 통해 배경지식을 이해했는지)까지 묻어나기 때문에 그 중요성은 더욱이 높다고 할 수 있다.

만약, 해당 장표에서 사업추진절차에 대한 설명이 평가위원들에게 명확히 어필되지 못하거나 그들에게 합리적으로 인식되지 못할 경우, 이어서 발표하는 각 세부 과업별 추진방안에 대한 설명이 충분히 이뤄진다고 해도 사업추진 전반의 구조가 이해되지 않아 제안 자체의 수준이 낮게 평가될 수 있는데, 이에 평가위원들이 전체 사업의 추진절차를 쉽게 이해할 수 있도록 가독성과 가시성을 모두 고려한 절차 간의 구성, 배치 등을 함께 고민하는 것이 좋다.

1. 사전 준비 (Phase 1)

대표 과업(Phase) 중 첫 번째는 「사전 준비」 단계이다. 본 단계는 발주담당자를 통해 사업추진의 목적과 필요성, 이를 둘러싼 배경적 이슈, 추진 현황 등을 파악함으로써 사업을 온전히 이해하고, 과업 요구사항에 대한 발주기관-사업자 간 합의점(Consensus)을 도출하는 ‘사전미팅 및 협의’ 과업(Task 1-1), 다수 인원의 섭외 또는 회의 일정 조율 등으로 상당한 시간적 소요가 예상되는 업무에 대해 착수 초기부터 미리 추진방안을 계획하고 준비하는 ‘사전 기획’ 과업(Task 1-2)으로 구성된다.

1-1. 사전미팅 및 협의 (Task 1-1)

본격적인 착수에 앞서 발주담당자-용역사업자 간 미팅을 통해 사업의 배경과 목적을 공유하고, 용역추진을 위한 방향성을 협의, 조율한다. 본 용역의 경우, 해당 제안요청서의 공고 시점에 이미 관계 법령인 「국가지식정보 연계 및 활용 촉진에 관한 법률(약칭: 국가지식정보법)」이 마련되어 있었고, 같은 시기에 “디지털 집현전 통합플랫폼 구축사업”이 진행되는 상황이었기 때문에, 착수 시점부터 사업의 배경과 추진 현황(법령마련, 플랫폼 구축사업 추진, 국가지식정보 현황조사 등)을 빠르게 이해하고 숙지하는 것이 특히 중요했을 것으로 판단된다.

특히 본 과업 단계를 통해, 용역사업자가 제안 준비 시 사업의 추진절차를 구성하고 각 과업을 기획하는 데 있어 발주담당자의 검토 또는 의도 확인이 필요했던 쟁점 사항들을 중점적으로 논의해 사업 이행을 위한 최종 방향성을 명확히 확립할 수 있도록 한다.

1-2. 사전 기획 (Task 1-2)

짧은 용역 기간이 주어진 사업이라면, 특히 착수 초기 시점의 사전 기획이 무엇보다 중요하다. 본 용역은 6개월이라는 짧은 기간 내에 ‘디지털 집현전 통합플랫폼’에 대한 이용자 경험조사를 수행해 개선 아이디어를 발굴하고, 국가지식정보 생태계의 활성화를 위한 정책을 제안, 현황조사 및 법·제도 마련 등 각종 지원 업무를 수행해야 하는 등 상당히 촉박한 일정으로의 과업 추진이 예상되는 사업이라 할 수 있다.

사전 기획이 필요한 과업을 예상해 본다면, 앞서 언급한 바와 같이 ‘사용자 니즈 분석 및 개선사항 발굴’ 과업(Task 2-2)이 있다. 해당 과업에는 니즈 분석을 위한 기법의 선정과 이를 활용하기 위한 방법론(절차)의 수립은 물론, 플랫폼 잠재사용자들의 모집과 선별, 일정 조율, 이행(이용자 워크숍 운영, 전문가 기반 평가수행 등) 등 만만치 않은 업무요소들이 포함되어 있다. 또한, 동시에 추진 중인 통합플랫폼 구축사업이 완료되기 이전에 사용자 니즈 분석의 결과인 “플랫폼 개선사항(아이디어)”이 도출되어, 통합플랫폼 구축의 한 요소로 반영되어야 하므로 시기 또한 매우 촉박하다고 할 수 있다.

이에 본 단계에서 사용자 니즈 분석을 위한 구체적인 계획을 사전 수립해, 해당 과업 단계(Task 2-2)에서 즉시 이행에 착수할 수 있는 환경을 구현한다.

2. 이용 경험조사 (Phase 2)

두 번째는 「이용 경험조사」 단계이다. 본 단계는 크게 국가지식정보 관련 이용실태, 통계자료 등 이용현황 관련 문헌들에 대한 간접조사를 수행하는 ‘국가지식정보 이용현황 문헌 조사(간접)’ 과업(Task 2-1), 사용자 니즈 분석 방법론을 적용해 잠재사용자 대상 플랫폼 이용 불편사항(Pain point)을 파악하고, 이를 바탕으로 개선 아이디어를 발굴, 아이디어의 평가를 통해 우선순위를 도출하는 ‘사용자 니즈 분석 및 개선사항 발굴(직접)’ 과업(Task 2-2)으로 구성된다.

2-1. 국가지식정보 이용현황 문헌 조사 (Task 2-1)

문헌을 기반으로 국가지식정보 관련 이용현황을 조사한다. 제안요청서 요구사항의 내용을 고려, 국가지식정보 관련 이용실태·행태조사 및 관련 통계자료나 데이터 분석자료 등을 조사·분석해 시사점을 제시한다.

문헌을 통한 현황조사 과업의 경우, 연구의 주제에 따라 인터넷 검색 등을 통해 자료를 탐색해도 양질의 자료를 거의 찾지 못하는 상황이 발생하기도 한다. 보통은 연구의 키워드가 전 세계적으로 매우 앞서가는 주제이거나, 또는 아직 개념이 명확히 정립되지 않은 키워드인 경우가 이에 해당한다. 이때는 차선의 방안으로, 점차 검색 키워드의 범위를 넓혀가며(합리적인 범주에서) 자료를 탐색하는 것이 하나의 대안이 될 수 있다. 이와 같은 접근방식은 연구의 결론을 도출하는 데 있어 폭넓은 사례를 들여다봄으로써 또 다른 관점에서의 예상하지 못한, 참신한 시사점을 끌어낼 수 있다는 장점이 있다. 물론 발주담당자에게 해당 이슈 상황을 공유해 조사 방향성을 협의 후 진행하는 것이 좋다.

“국가지식정보” 또한 이용실태라든지, 관련 통계조사자료를 찾는데 애로가 있는 키워드라 할 수 있다. 아직 “국가지식정보”라는 키워드가 널리 쓰이지 않고 있고, 개념 정립이 명확하지 않기 때문으로 해석할 수 있다. 이때는 예로, “지식정보”라든지, 해당 개념의 범주에 속하는 “논문”, “학술정보” 등에 관한 실태조사, 통계조사 등을 탐색해볼 수 있고, 더 확장해 “도서관 이용”에 대한 실태조사, 통계자료 등을 검색해볼 수도 있다.

2-2. 사용자 니즈 분석 및 개선사항 발굴 (Task 2-2)

‘디지털 집현전 통합플랫폼(국가지식정보)’의 잠재사용자를 대상으로 직접 사용자 경험을 분석해 불편사항을 도출, 이를 개선하기 위한 아이디어를 발굴한다. 먼저 이행방안의 수립에 앞서 제안요청서의 요구사항을 살펴볼 필요가 있다. 이용 경험조사에 관한 요구사항을 살펴보면, ‘고객여정맵(Customer journey map)’, ‘잠재사용자 프로파일링(Profiling)’, ‘페르소나(Persona)’ 등의 기법을 활용하도록 요청하고 있는데, 이는 모두 사용자 니즈 분석을 위한 대표 방법론들이므로, 이를 종합적으로 포괄하는 영역인 디자인 씽킹(Design thinking) 관점으로의 접근을 가정하기로 한다.

모델의 경우, 대중적으로 널리 알려진 美 스탠퍼드 대학 디스쿨(d. School)의 디자인 씽킹(Design thinking) 5단계 프로세스(Empathize-Define-Ideate-Prototype-Test)를 참고하며, 한 단계 나아가 ‘디지털 집현전 통합플랫폼’의 사용자 경험조사 특성에 부합할 수 있도록 절차를 일부 변형, 이행방안을 수립한다. 이에 기존의 디자인 씽킹(Design thinking) 5단계 프로세스를 커스터마이징해 「Empathize-Define-Ideate-Test」 등의 4단계로 재정의하였으며(Prototype 단계는 본 사례에 부합하지 않아 제외), 이는 본 용역 「이용 경험조사(Phase 2)」 단계의 ‘국가지식정보 이용현황 문헌 조사’ 과업(Task 2-1), ‘사용자 니즈 분석 및 개선사항 발굴’ 과업(Task 2-2)으로 매칭, 표현될 수 있다.