프로처럼 커뮤니케이션하는 법
이번 편에서는 실리콘밸리에서 일하면서 느낀. 일할 때 프로처럼 보이는 간단한 팁을 공유하고자 한다.
1. No (only) Hello
사내 사람과 커뮤니케이션할 때, 온라인 chat으로 어떤 질문을 하거나 요청을 할 때가 있다. 이때 "Hello"만 하지 않도록 하는 것이 좋다. 이 경우에 상대방에 이 메시지를 보더라도 해 줄 수 있는 것이 아무것도 없고, 상대방이 답장을 했을 경우에도 바로 답장을 하지 않을 경우 오히려 상대방이 기다려야 하는 일이 생기기 때문에 비효율적인 커뮤니케이션 방법이다. 상대방에게 ping을 할 경우 "Hello, I wanted to reach out to see.. XXX", 혹은 "Hello, I was wondering if you can help me with.. XX"로 시작하여 내가 왜 ping을 했는지 아젠다 및 이유를 알려주는 것이 바람직하다. 처음으로 ping을 하는 경우에는 Hello, this is XXX, I am working on YYY. Can you please clarify.. XXX 등 나를 먼저 소개하는 것도 좋은 방법이다.
2. 이메일 주소도 프로처럼 보이기
외부 사람과 커뮤니케이션할 시, 이메일 주소 등이 노출되는 경우가 많이 있다. 이 경우, 이메일 주소도 가급적 자신의 이름을 넣은 이메일이 프로처럼 보인다. 예를 들어 (실제 예시가 아니라 내가 만들어낸 예시이다) "blueskyxx@gmail.com" 등의 자신을 이름 등이 노출되지 않은 이메일은 실제 현업에서 보면 조금 덜 프로페셔널해 보인다. 특히 이력서 등에 쓸 이메일은 반드시 자기 이름이 들어있는 이메일 주소를 쓰는 것이 보기 좋다.
3. 이메일은 간단하고 명료하게
이메일을 적고 보내는 것은 직장인이라면 아주 중요한 일이며 너무 길지도 혹은 짧지도 않게 이메일은 쓰는 것이 중요하다. 이메일에서 요청사항이 있을 시 Context나 Background 적는 것을 잊지 말고, 특히 수신자가 여러 명일 경우 누구에게 어떤 의사결정이 언제까지 필요한지 bullet point로 명시하는 것이 좋다. 조금 직설적일 수 있지만 일하다 보니 이러한 커뮤니케이션 방식이 효율적이라는 생각이 든다. 마지막으로, 이메일 맨 앞에는 "tl;dr" (Too long; Didn't Read)등 요약 내용을 넣으면 가독력이 높아지기도 한다.
4. 미팅 시 아젠다 공유하기
우리는 정말 많은 미팅에 초대되고, 또 초대하기도 한다. 따라서 모든 사람의 시간을 효율적으로 사용하는 것이 중요한데 - 이 경우 꼭 미팅을 하는 이유, 아젠다 등을 먼저 공유하는 것이 바람직하다. 그리고 미팅 전에 먼저 읽을 자료가 있다면 pre-read를 하라고 요청하면 좋다. 그러면 미팅에서는 모든 사람들이 그 자료를 읽었다는 전제하에 미팅을 하면 되니, 미팅 시간은 자료 검토가 아닌 자료에 대한 논의만 하는 시간으로 사용할 수 있다.
5. 옵션과 Pros/Cons를 제공하기
함께 일하는 사람들과 예컨대 프로젝트의 방향을 어디로 할지 의사결정을 요청하거나 논의하고 싶다면, 반드시 2개 이상의 옵션과 각각 옵션에 대한 Pros/Cons를 제공하는 것이 좋다. 또한 제공한 옵션 중 Preferred Option이 무엇인지 알려주고 왜 내가 이 옵션을 더 선호하는지 설명하는 것이 바람직하다. 내가 이 프로젝트를 가장 잘 아는 사람이기 때문에 어떤 옵션이 더 좋을지 의견을 주는 것이 좋기 때문이다. 또한 Pros/Cons를 적을 때 이를 뒷받침할 데이터를 제공하면 가장 좋다. 그래야지 논리적인 결정을 할 수 있고 추후 이 결정을 다시 뒤돌아보았을 때도 객관적인 데이터가 뒷받침되기 때문이다.
6. 자료 링크를 보낼 때 하이퍼링크로 첨부하기
아주 기본적인 것이 지지만 자료의 링크를 보낼 때 주소의 URL 이 다 보이게 복사하는 것보다, 자료의 링크를 하이퍼링크로 첨부하면 이메일 및 커뮤니케이션이 훨씬 깔끔해 보인다. 예컨대, "As discussed in the previous meeting, xxx"에서 회의록을 첨부하고 싶다면, "meeting"의 단어에 회의록을 링크로 걸어두면 이메일이 깔끔해 보인다.
