당연한 소리를 센스 있게 하는 방법
상대방과 대화를 나눌 때 크고 작은 오해나 의사소통 문제가 발생할 수 있는데 큰 이유 중 하나가 정보의 비대칭성이다. 같은 내용으로 대화를 나눈다고 생각하지만 실상 가지고 있는 정보의 차이로 하나의 사안을 서로 다르게 이해하거나 혹은 의도와 다르게 전달되는 경우도 많다. 특히 정보를 더 많이 가진 쪽에서 '당연'한 것들은 불친절하게 전달되는 경우가 많다. 그 대표적인 경우가 '다들 잘 아시다시피'라는 말이다. 그말은 사실 '내가 제일 잘 아는데'를 의미하는 경우가 많은데 실제 당연한 내용을 쉽고 친절하게 설명하는 습관이 소통에 도움이 많이 된다.
1. how 구체화
예를 들어 '협업이 필요하다'라는 말은 누구나 쉽게 할 수 있다. 하지만 '매주 월요일 과장님 주재로 팀장 회의하면서 상황 공유하고 협조를 구한다'고 구체적으로 지시하면, 실제적인 협업 방식과 이유가 더 정확하게 전달된다. 지시나 설명이 구체적이어야 실행에 옮기기 수월하다. 또 '무엇' 보다 '어떻게'에 초점을 두고 구체적적인 내용을 전달해야 한다.
2. 통계활용
보고서 혹은 구두로 내용을 전달할 때 '효과적', '중요', '필요', '부족', '높은 편' 등 정도를 나타내는 단어를 많이 쓴다. 그런데 전략적으로 해당 단어와 관계된 통계를 활용하면 매우 강력한 소통수단이 된다. 예를 들어 '팀 내 소통이 중요'는 표현 대신 '최근 3년간 소통을 강조한 팀 목표 달성률이 평균 15% 높았음'라는 구체적인 통계를 활용하면 상대방은 이 당연한 소리를 더 진지하게 받아들인다. 통계 또는 데이터는 당연한 사실을 유의미한 정보로 변모시키는 마법을 지니고 있다. 단순 주장에 신뢰성을 더해줄 뿐만 아니라 상대방에게 구체적인 그림을 제시해주기 때문에 매우 강력한 설득력을 지니게 된다. 문서에서는 이런 통계를 시각화하는 것도 좋다. 텍스트 보다 효과적이며 기억에 오래 남게 만들수 있는 방법이다.
3. 비유나 스토리텔링
너무 당연하지만 상투적으로 보일 수 있는 내용은 적절한 비유를 드는 것도 좋다. 딱딱한 텍스트로 채워진 보고서를 앞에 놓고 보고를 할 때 특히 강력한 힘을 발휘하는 팁이다. '팀워크가 중요하다'라는 메시지를 '축구에서 모든 선수가 자기 역할에 맞게 움직일 때, 비로소 골이 만들어지는 것처럼 프로젝트도 마찬가지'라는 식의 쉬운 비유는 상대방에게 더 쉽게 와닿고 기억에 남게 된다.
어려운 내용은 그 내용이 적용되는 구체적인 예시를 드는 것도 좋은 방법이다. 가령 제조공정에 디지털트윈을 적용하는 것을 설명할 때 단순히 '제조공정을 가상공간에서 시뮬레이션'한다고 말하는 대신 '가령 스마트폰 생산할 때 여러 조립공정이 있는데, 그 조립공정 일부에 문제가 있어 조립이 끝난뒤 문제를 발견하면 문제해결에 시간과 비용이 많이 드는데 가상공간에서 해당 공정을 동일하게 구성하고 사전에 조립과정을 돌려보면서 문제를 찾고 해결하는 것'으로 예를 들어 설명하는 것도 좋은 방법이다.
이때 상대방이 쉽게 이해할 수 있는 상황을 선택하는 것이 중요하다. 이를테면 과거 비슷한 프로젝트에서 있었던 실패나 성공 사례를 덧붙이는 것도 좋다. 이런 부연 설명은 단순한 정보 전달을 넘어 상대방이 공감할 수 있게 해줄 수 있는데 딱딱 맞아떨어지는 건조한 내용보다 가끔은 이런 감성적인 접근이 더 강력할 떄도 많다.
4. 질문
스스로 생각하게 만드는 질문도 좋은 방법이다. '이번 프로젝트에서 계획 수립이 중요하다'라고 말하는 대신 '왜 대부분의 프로젝트가 계획 단계에서 충분히 검토되지 않을까요?'라고 질문을 던지면 상대방은 자연스럽게 전달하고자 하는 내용을 중요하게 여기게 된다. 질문은 상대방이 수동적인 입장이 아니라 당사자 입장으로 만드는 역할을 한다. 질문은 자신의 경험과 연결해 보기 때문에 좀 더 적극적인 반응을 이끌어 낼 수 있다. 이러한 질문은 청중이 단순히 듣는 것에서 벗어나 적극적으로 생각하게 만들어 준다.
물론 질문을 던질 때는 전달하고자 하는 바가 답으로 떠오리게 만들 힌트도 제공해야 한다.'왜 대부분의 프로젝트가 계획 단계에서 충분히 검토되지 않을까요?' 라는 질문에 이어 과거 사례를 소개하면 상대방으로 하여금 내가 의도하는 방향으로 답을 유도할 수 있다. 질문하기는 상대방을 대화에 적극적으로 참여하게 만들어 상대방과 티키타카를 이루는 트리거가 될 수 있다.
