보고·결재를 맡을 때 중요한 3가지
교행 꼬꼬마 멘탈트레이닝 #05
안녕하세요. '학교 다녀오겠습니다', "교행 꼬꼬마 가이드북"의 저자 연이입니다.
지난 시간에 보고·결재의 적기를 잡는 3가지 원리를 알아봤는데요.
https://brunch.co.kr/@a04cfbf5a6fc4d0/150
보고·결재의 적기를 잡았다면 이제 실행에 옮겨야 합니다. 관리자에게 보고 내용에 대한 브리핑 자료까지 완벽하게 준비를 했습니다. 그런데, 관리자에게 보고를 했지만, 실패를 맛봤습니다.
왜 그럴까요?
보고·결재는 전체적인 말하기 과정에서 보면 청중(관리자)의 마음과 이해를 구하는 작업인 '설득'의 과정이라는 사실을 간과하고 기계적으로 준비한 자료를 읽는 정도에 그친 경우일 가능성이 높습니다.
보고·결재에는 3가지 규칙이 있다.
1. 목소리 톤
자신감 있게, 내용을 전반적으로 두루 알고 있다는 목소리에 힘이 있어야 합니다. 이렇게 말하며 참 글을 읽는 사람들에게는 정말 모호합니다. 구체적으로 보자면 자신감 있는 단어를 선별해서 사용해야 합니다.
"담당 주무관님에게 전화해본 결과~~~", "법령, 교재에 따르면~~"
흔히 영어 지문 중에 "According to~~"로 시작하는 그런 문장인데요. 대부분 OO대학교 A교수의 논문에 따르면...이라는 식의 유명하고 저명한 교수의 논문이라 반박할 만한 근거가 없습니다. 비슷한 원리로 교육청이나 교육지원청 담당 주무관님은 그 공문 또는 그 분야에서 전문가이므로 관리자가 더 이상 반박할 근거가 빈약합니다. 법령과 교재에 입각하여 말을 하면 목소리에 자신감이 생깁니다.
이와는 반대로
"저기요."
"그게..."
머리를 긁적이는 행위
코를 만지는 행위
이런 행위들을 하면 신뢰도가 떨어져 목소리에 힘이 떨어지고 충분히 알아보지 않았음을 관리자는 오랜 기간 보고나 결재를 받으면서 학습해왔습니다. 그러니, 위 말들은 지양을 하고 담당 주무관님, 법령, 그리고 교재의 힘을 빌려 말을 이어가면 충분히 신뢰성을 확보한 상태에서 대화의 주도권과 축을 쥐게 됩니다.
2. 보고 속도
중요한 부분에서만 보고 속도를 기존 말하는 속도의 3분의 1 정도만 늦추어 말하면 보고를 받는 관리자의 내용 인지를 더 명확하게 끌어올릴 수 있습니다.
보고 내용은 아주 충분히 준비를 하지만 중간중간 띠지를 붙여가며 설명은 요약 형식으로 진행하되, 아주 쟁점이 있거나 보고·결재의 핵심이 되는 부분은 속도를 3분의 1 정도 늦추어 아주 자세히 설명하는 형태를 취하는 것이 좋습니다. 만약 관리자의 의견이나 조언을 구하는 경우에도 아주 좋은 말하기 스킬입니다. 이는 전화를 걸어 상대방에게 자신의 의견을 피력을 할 때도 유용한 방법이니 숙지하셨다가 사용해보시길 바랍니다.
3. 보고·결재의 길이
보고·결재의 길이는 3분 내외로 마무리 짓는 것이 좋습니다. 그 이상이 되면 집중력이 떨어지고 관리자는 현재 보고·결재 내용만이 아닌 더 많은 것을 처리해야 하는 자리라 짧고 굵게 이 시간 내로 마무리 짓도록 해야 합니다. 3분으로 설득하지 못한다면 충분히 보고·결재 내용을 숙지하지 못한 부분이 있는지 살펴봐야 할 것입니다.
위 3가지 규칙을 잘 숙지하셨다가 보고나 결재가 있을 때 유용하게 사용하셨으면 합니다. 신규 공무원에게는 관리자에게 보고나 결재를 맡는 것이 참으로 부담이 됩니다. 그것을 알기에 스탭 바이 스탭으로 단계별로 알려드리고 있습니다.
어떻게 하면 보고나 결재를 할 때 관리자를 잘 설득을 하고 이해를 시킬까란 주제로 몸소 부딪히면서 조금이라도 성공률을 높이고자 이런 곳조차 연이만의 실무매뉴얼을 만들어 체득했었습니다. 보고나 결재를 맡을 때마다 통계를 내고 분석을 해서 좀더 잘하기 위해 노력했지요. 여러분도 연이와 함께 자신에게 맞는 매뉴얼을 만들어서 잘 적응하셨으면 합니다.
ABOUT "교행 꼬꼬마 멘탈트레이닝"
교육행정직 공무원에 합격 후 행정실에서 근무하면서 겪는 또는 겪을 만한 일들로 인해 마음이 다쳐 괴로워합니다. 교행직에 대한 많은 부분이 아직도 베일에 싸여 있어 합격 후 자신만 그러한가 생각하며 방황을 많이 합니다. 교행 꼬꼬마를 위한 멘탈트레이닝은 사례나 원리를 통해 대처방법을 제시하여 멘탈 트레이닝 시뮬레이션을 멘탈 강화가 되기를 바랍니다. 교행 신규분들, 교행직을 고민하는 공시생, 그리고 일반인에게 '교육행정직 공무원'에 대해 조금이나마 알아가는 계기가 되었으면 하는 바람입니다.
