보고·결재 시 백 자료는 어디까지?
교행 꼬꼬마 멘탈트레이닝 #04
안녕하세요. '학교 다녀오겠습니다', "교행 꼬꼬마 가이드북"의 저자 연이입니다.
전자결재가 도입한 이후로 대면결재가 많이 없어졌다고들 말하지만, 실상 일을 하다 보면 대면결재가 많이 이루어집니다. 당연히 절차상 전자결재가 있지만, 모든 부분에 있어서 전자결재를 할 수가 없는 노릇입니다. 전자결재가 이루어지기 전에 사전조사를 하면서 알게 된 사안에 대한 사전보고나 전자결재가 이루어진 후 후속절차에 대한 보고 및 전자결재 전 일련의 브리핑 같은 경우는 대면으로 실시하다 보니 당연히 준비를 해야 합니다.
보고·결재 시 백 자료는
어디까지 만들어야 할까?
자, 그러면 오늘도 연이 주무관을 따라 보고·결재 시 백 자료를 만들고 그 범위를 알아보려고 합니다. 잘 따라와 주세요.
미사용 연차수당은 급여담당자에게도 참 어려운 부분이고 몇 년이 지나도 이해할 수 없는 부분입니다. 정말 이 영역을 교육행정직 시험과목으로 "교행실무"가 들어와서 문제에 미사용 연차수당에 관한 문제가 나온다면 다들 이 문제는 시간 내에 풀지 못하는 문제로 낙인이 될 정도지요. 아주 급여담당자를 괴롭히는 영역입니다. 그래서 실수가 잦고 환수와 추가 지급이 많이 이루어지는 부분이기도 합니다. 그러다 보니 당연히 실장님에게 보고할 일이 많아집니다.
사건. 올해 2월에 지급한 방학중 비근무 중도입사 근로자의 연차수당에 실수를 발견한 것은 2년 차 연차수당 교육을 들으면서 시작이 되었다. 단순하게 생각했던 연차일수 계산에 착오가 생긴 것이다.
1. 보고자가 이해하는 수준? NO
보고자인 연이는 해당 근로자의 연차수당을 계산하기 시작했다. 그 계산식을 A4 이면지에 적기 시작했다. 나름 교재의 근무연수별 연차일수와 소정근로일수 등을 적어가며 계산을 했다. 이렇게 대충 적은 것을 한글 프로그램에 정식으로 작성하기 시작했다. 몇 줄 되지 않은 계산식이 전부였다. 이것을 가지고 실장님에게 보고하기에는 밋밋했다.
과연 여기에 무엇을 더 첨가해야 할지 고민하기 시작했다. 옆에 근무하는 근로자인 솔이 주무관님에게 보여주자, 이게 뭐냐고 묻는다. 설명을 해주자 이해를 못한다. 어쩌면 당연한 일이었다. 연차는 급여담당자에게도 어려운 부분이니까.
그 어려운 부분을 결재자가 이해할 수 있는 부분으로 만들기 위해서는 이렇게 간단한 보고자료로는 되지 않을 것이라는 것은 자명했다.
과연 어떻게 작성을 해야 할까?
2. 결재자가 이해하는 수준? NO.
아무리 어려운 개념이라도 상대방에게 알기 쉽게 설명하려면 상대방의 그 개념에 대한 지식 정보를 알아야 합니다. 사실 이 부분이 가장 힘든 부분이기는 합니다.
연이라면 그냥 기준을 연이의 꼬꼬마 시절로 잡고 시작을 합니다.
연차에 관한 근거법령과 연차일수 계산법을 정리를 한 후 현재 벌어진 실수에 대한 부분이 어디에서 벌어졌는지에 대한 설명과 해결책까지 적어서 자료를 완성합니다. 두 어번 수정을 통해 더 넣을 부분과 뺄 부분이 없는지 최종 검토를 하고 다시 솔이 주무관님에게 설명을 해봅니다. 솔이 주무관님은 근로자입니다. 근로자를 이해시킬 수 없다면 그것은 잘못 만들어진 보고자료일 것이란 생각으로 다시 수정에 들어갑니다.
그렇게 완성한 보고 백 자료를 결재판에 들고 중앙 테이블에 실장님을 모시고 설명에 들어갑니다. 적어도 10번 중 5번 정도 실장님을 설득할 수 있다면 성공이고, 실패하더라도 실장님이 의아해하는 부분을 찾아서 보충을 한다면 좀 더 근로자에게 설명하기는 쉬울 일입니다.
해당 수당을 받는 근로자가
이해할 수 있는 수준까지 준비하자.
이 정도로 준비해야 급여담당자의 실수로 수당을 적게 받거나 많이 받은 근로자를 설득할 수 있습니다. 보고·결재 시 백 자료는 궁극적으로는 근로자의 이해를 돕기 위한 자료이므로 가장 이해하기 쉽게 만들어야 하고 그 수준까지 만들어야 합니다. 그래야 나중에 감사를 받을 때 그 자료를 본 감사관조차 왜 이런 일이 벌어졌고, 어떻게 해결을 했는지에 대해 명확해져서 그 건에 대해 소명할 필요가 없어지게 됩니다.
ABOUT "교행 꼬꼬마 멘탈트레이닝"
교육행정직 공무원에 합격 후 행정실에서 근무하면서 겪는 또는 겪을 만한 일들로 인해 마음이 다쳐 괴로워합니다. 교행직에 대한 많은 부분이 아직도 베일에 싸여 있어 합격 후 자신만 그러한가 생각하며 방황을 많이 합니다. 교행 꼬꼬마를 위한 멘탈트레이닝은 사례나 원리를 통해 대처방법을 제시하여 멘탈 트레이닝 시뮬레이션을 멘탈 강화가 되기를 바랍니다. 교행 신규분들, 교행직을 고민하는 공시생, 그리고 일반인에게 '교육행정직 공무원'에 대해 조금이나마 알아가는 계기가 되었으면 하는 바람입니다.
