교행, 보고·결재의 적기를 잡는 3가지 원리
교행 꼬꼬마 멘탈트레이닝 #06
안녕하세요. '학교 다녀오겠습니다', "교행 꼬꼬마 가이드북"의 저자 연이입니다.
모든 결재에 동일한 결재란 있을 수 없습니다. 한 번 결재를 받고 나면 그 결재는 다시 결재를 받을 일이 없어지죠. 매번 결재를 받을 때마다 마음을 졸이는 것은 아마 결재받을 부분에 있어서 전반적인 내용을 숙지하는 것은 다들 문제없이 하겠지만 보고한 내용 외에 추가적인 내용에 대한 질문이 쏟아질 때 예상치 못한 당혹감은 얼굴이 화끈거리기 시작할 것입니다. 보고나 결재를 받는 사람 입장에서는 이는 여간 어려운 일이 아닙니다. 보고·결재 내용을 어디까지 알아보고 숙지를 해야 하나 옥상이나 아무도 없는 곳에 가서 사자후를 토해내고 싶을 것입니다.
보고·결재에도 적기가 있다.
1. 오전보다는 오후
가끔 보고나 결재를 관리자가 오자마자 묻는 경우를 제외하고는 오전보다는 오후에 받기를 권합니다. 아침 출근을 하자마자 받는 것은 어쩌면 관리자도 일할 준비가 되기 전에 보고나 결재를 해야 하는 부담감이 있기에 아주 꼼꼼하고 세심하게 보려고 할 것입니다.
우리도 출근할 때 받는 스트레스가 있지요. 차로 출근을 하면 쏟아져 나오는 차량들의 숨 가쁜 질주와 적어도 깜박이라도 켜주면 좋으련만 위험천만하게 껴들기는 기본이고 칼치기를 당하면 심장이 내려앉는 것 같습니다. 버스나 지하철로 출근을 하면 많은 사람들과 부대끼며 남의 집 아침 반찬과 국 냄새, 누군지도 모르는 땀 냄새 등 유쾌하지 않은 냄새를 맡을 정도로 거리가 좁혀지는 상황으로 코로나19 대유행하는 지금 같은 시국에는 민감합니다.
그런 과정을 통해 출근을 하며 받는 스트레스가 가라앉기도 전에 보고나 결재를 받으면 과연 어떨지는 상상에 맡길게요.
오후 언제가 좋으냐고 물으실 분들에게 연이는 점심을 먹고 한 시간 후가 적당하다가 생각이 듭니다. 대부분 아침을 굶고 오기에 점심을 먹어 포만감과 커피 한 잔의 여유를 즐긴 시점에서 오는 마음의 온유함과 안정감은 보고를 받거나 결재를 할 때도 실수를 살짝 눈 감아줄 수 있는 여유가 생깁니다. 이때를 노리세요.
2. 월요일·금요일보다는 화요일·수요일·목요일
월요일은 월요병이란 말이 있을 정도로 토요일·일요일의 휴식으로 인해 좀 더 쉬고 싶은 마음을 물리치고 관리자도 사람이기에 우리처럼 일하기 싫은 것은 매한가지일 것입니다. 이런 월요일에 이런저런 결재를 받기 시작하면 짜증이 친구 하자고 어깨동무를 하고 있는 관리자를 만나게 될 것입니다.
그렇다면 월요일은 그렇다 치고 왜 금요일은 보고·결재의 적기가 아닐까요?
금요일로 보고·결재일을 잡게 되면 그 이후에 단계적으로 진행되는 일에 있어서 토요일·일요일 때문에 연속성에 문제가 생깁니다. 월요일에 다시 보고해야 하는 사태가 벌어지기도 합니다. 사실 어제 먹은 점심 메뉴도 생각이 나지 않는데, 3일 전의 일을 세세한 부분까지 기억하는 것은 무리가 있습니다. 주말에 쉬는 동안 보고 내용을 계속 머릿속에 남겨두며 주말이 주말 같지 않은 휴식을 취할 수 있습니다. 연속적인 일을 추진하면서 보고를 하거나 중간 결재를 받는다면 절대 금요일은 피하라고 말하고 싶습니다.
3. 누구나 다 아는 관리자가 기분이 좋을 때
관리자가 포커페이스를 사용하지 않는 이상, 기분 좋은 날과 그렇지 않은 날 정도는 누구가 구분할 수 있습니다. 그런 날에는 반드시 보고·결재를 받아야겠지요.
가끔 관리자가 결재할 게 많이 밀렸을 경우에는 빨리 일을 처리하고자 아주 세세한 부분까지 보지는 않을 가능성이 많습니다. 이는 가능성이 높을 뿐입니다. 실제로 그런 날에 결재를 올려보면 그것만 빼고 결재하는 경우가 의외로 많습니다. 그러니 꼼수보다는 적기에 올리시는 것이 좋습니다.
모든 경우에는 예외가 숨어있다.
관리자마다 보고나 결재를 처리하는 방식이 있기 때문에 당연히 위 3가지가 모두 해당이 되더라도 확률상 용이하다는 것이지, 딱 100%가 그렇다는 것은 사실상 없습니다. 보고나 결재를 대충하고 넘어가려고 꼼수를 쓰다가는 된통 당하고 관리자의 눈밖에 나는 수가 있습니다. 모든 것을 준비를 했고, 준비한 내용을 충분히 숙지를 했지만, 안타깝게도 보고·결재의 적기를 잡지 못해 힘든 분들의 위해 적기를 잡는 3가지 원리를 살펴봤습니다.
연이의 경우는 학교는 점심을 12시부터 먹으니 오후 1시쯤 결재를 맡으러 갑니다. 매번 성공적인 결재를 받는 것은 아닙니다. 때때로는 이런저런 추가 질문에 연이 역시 머릿속을 순간 알고 있는 내용과 지식을 뽑아내느라 풀가동할 때가 있습니다. 만약 관리자의 추가적인 질문이 전혀 예상치 못해 모르는 내용이면 과감히 이를 더 알아보겠다고 대답하는 것이 좋습니다. 어리바리하게 당황해서 우물쭈물하는 모습은 본인의 신뢰도를 추락시키는 꼴이 되니 지양해주시길 바랍니다.
오늘도 열심히 부단히 적응하느라 수고했을 교행 꼬꼬마들을 응원합니다.
ABOUT "교행 꼬꼬마 멘탈트레이닝"
교육행정직 공무원에 합격 후 행정실에서 근무하면서 겪는 또는 겪을 만한 일들로 인해 마음이 다쳐 괴로워합니다. 교행직에 대한 많은 부분이 아직도 베일에 싸여 있어 합격 후 자신만 그러한가 생각하며 방황을 많이 합니다. 교행 꼬꼬마를 위한 멘탈트레이닝은 사례나 원리를 통해 대처방법을 제시하여 멘탈 트레이닝 시뮬레이션을 멘탈 강화가 되기를 바랍니다. 교행 신규분들, 교행직을 고민하는 공시생, 그리고 일반인에게 '교육행정직 공무원'에 대해 조금이나마 알아가는 계기가 되었으면 하는 바람입니다.
