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May 04. 2024
엑셀 실력이 늘지 않는 비결
일잘러가 되지 않는 방법?
나는 MS-Dos 버전의 금성소프트웨어에서 개발한 한국형 스프레드시트 프로그램인 '하나스프레스시트'를 처음으로 수식처리 소프트웨어 사용을 시작하게 되었다. 얼마 지나지 않아 MS-Dos를 기반으로 작동하는 윈도우스용 응용프로그램인 엑셀을 사용하게 되면서 수식 처리를 위한 스프레스시트 프로그램과의 인연을 지금껏 이어오고 있다. 화려한 그래픽 처리로 무장한 엑셀을 사용해 보기 위해, 다음 날 아침 출근에도 불구하고, 새벽까지 PC앞에 충혈된 눈으로 앉아 있었던 기억이 난다. 엑셀 2.XX 버전 하던 것이 지금은 Office 365라는 이름을 쓰고 있어서 버전이 얼마인지도 모르겠다.
숫자를 많이 다루는 사무직 회사원에게는 하루 중 엑셀을 사용하는 시간이 가장 많을 것이다. 워낙 사용 빈도가 높아 나는 PC를 처음 켜면 엑셀이 자동으로 실행되도록 설정해 두고 일한 적도 있다. 사무실에서 함께 일하는 동료나 후배들이 엑셀을 사용하는 스타일들을 보면서 어떻게 하면 엑셀 실력이 늘지 않는지를 관찰하게 되었다. 엑셀을 다루는 자격증을 갖고 있는 사람들에게서도 예외 없이 발견하는 패턴을 몇 가지 적어본다. 제목은 엑셀 실력이 늘지 않는 비결이라고 써 보았다. 하지만 이와는 반대로 하길 권한다. 엑셀 실력 향상에 속도가 더 붙을 가능성이 높기 때문이다.
수식에 숫자를 간편하게 직접 입력하기
각 지사에 단가 270씩 일정 수량을 곱하여 계산하는 표이다. 설명을 위해 좀 극단적인 사례로 작성(설마 이렇게 엑셀을 사용하는 사람은 없을 듯)했다. 이렇게 작성하면 당장은 계산을 쉽게 할 수 있고 빠르게(?) 보고서를 작성할 수 있을 것이다. 문제는 나중에 이 파일을 다시 열었을 때 각 셀에 들어있는 숫자가 어떻게 결정된 것인지도 알 수 없어 작업을 다시 해야 한다. 지사별로 수량을 정리한 내용을 별도의 표나 열로 만들어 계산하는 방식으로 파일을 만들어 두었으면 좋았을 텐데... 그럼 나중에 파일을 재사용할 때 수량이나 단가만 바꾸면 재사용이 가능할 텐데... 엑셀 서식을 구조화하지 않은 결과다.
함수를 어느 정도 사용할 줄 아는 N연차 회사원들도 함수와 숫자를 혼합하여 수식을 만들어두고 나중에 그게 어떤 숫자인지 난감해하는 경우를 자주 보게 된다. 엑셀 실력이 잘 늘지 않는 비결이다.
셀을 직접 지정하여 결괏값 얻기
1월과 2월 각각에서 최고의 매출액을 추출하여 표시하는 수식이다. 어딘지 익숙한 방식인 것 같아서 미소 짓는 회사원이 있을지도.... 문제는 이 엑셀 파일을 재사용하기 위하 행이나 열이 추가되고 매출액이 바뀌면 '최고'의 값의 위치가 당연히 바뀐다. 매번 최고 값을 찾아 셀에 입력할 수도 있을 것이다. 하지만 데이터의 양이 매우 많아지면 얘기가 달라진다. 모든 행에서 가장 큰 값을 일일이 지정할 수 도 없고 난감하다. 가장 쓰기 좋은 Max 함수를 사용했더라면 좀 나았을 것을... 엑셀 실력이 잘 늘지 않아 고민하는 회사원의 대표적인 사용법이다.
함수 마법사 적극적으로 사용하기
요즘 자동차 운전에 내비게이션은 필수다.
모처럼 나들이라도 가려면 '삐 소리가 나면 목적지를 말씀하세요~~', '삐~'. 참 편리하고 필수적인 도구임에 틀림없다. 문제는 평소 자주 다니던 길도 '네비님'에게 부탁하여 길을 안내받는 경우가 다반사다. 어느 순간 가까운 곳을 가려고 해도 막상 어디로 갈지 잘 떠오르지 않는다. '길치'가 되어간다.
