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Dec 14. 2022
팀즈 표준화
(Azure AD 계정 표준화)
#4 Microsoft teams 100% 활용하기
마이크로소프트(Microsoft)에서도 가르쳐 주지 않는 팀즈 활용 및 사용자 편의성 향상을 위한 팀즈 표준화에 대해서 이야기하고자 합니다.
우리가 팀즈를 도입한 이유는 여러 가지가 있습니다. 코로나 사태에 대한 대응으로 비대면 업무를 위한 회사도 있고, 사내 커뮤니케이션 활성화를 위해 채팅 도구로 도입하기도 합니다. 해외 커뮤니케이션이 많은 회사의 경우에는 아날로그 전화를 대신한 디지털 전화(VOIP)로 사용하기도 합니다.
하지만 많은 회사에서 결코 싸지 않은 협업 도구를 도입하고 일부 기능만 사용하면서 "왜 이리 불편하지?"라는 의문과 함께 현업들은 외부 커뮤니케이션을 위해 카카오톡 쓰게 해 달라는 요구가 빗발칩니다.
왜 계정을 표준화해야 되나?
우리는 회사에서 보안과 협업이라는 저울 앞에서 불편성과 업무 편의성을 같이 이야기하고 있습니다. 공존이 가능한 이야기일까요? 필자는 공존시키기 위해 팀즈 표준화라는 주제를 꺼내고 있습니다. "뭔 상관이지?"라는 생각들 수 있습니다.
마이크로소프트(Microsoft)의 SaaS 솔루션(Solution)인 Office 365와 Microsoft 365 내에서 사용하는 사용자 정보(User Profile)는 모두 Auzre AD(Azure Active Directory, Microsoft Cloud 계정 관리 시스템)를 기반으로 동작합니다. 하지만 마이크로소프트의 Office 365나 Microsoft 365 단순한 하나의 프로그램이 아닌 마이크로소프트의 오피스 솔루션들과 보안 솔루션들의 집합체입니다. 솔루션도 방대하고 그 내에서 관리하는 체계 또한 복잡한 형태입니다. 하지만 사용자 계정/정보는 Azure AD에서 통합 관리되고 있습니다. 물론 하이브리드 형태로 계정 관리하는 형태는 조금은 다른 구조로 구성되어서 동기화되고 있습니다.
마이크로소프트 엔지니어들이 전지전능하여 체계가 잘 만들어져 있으면 좋겠지만 이메일(Exchange), 팀즈(Teams), 문서관리(Sharepoint), 보안(Security) 등 여러 가지 솔루션들에서 계정 정보와 메타 정보는 여러 곳에 분산되어 관리되고 있습니다. 사용자의 검색 또한 이메일 서버인 익스체인지(Exchange)에서와 팀즈(Teams)와 문서관리 서버인 쉐어포인트(Sharepoint) 모두 개별로 동작하는 구조입니다.
이전과 다르게 요즘 시스템은 검색 기능을 기반으로 많은 부분을 정리하게 됩니다. 글로벌 업체의 경우 모두 Alias와 영문명을 기반으로 사용자를 검색하게 되지만 우리나라에서는 한국어, 한자, 영어 등 여러 가지 언어를 혼재해서 쓰고 있습니다.
필자도 마이크로소프트에 근무할 때부터 초기 Office 365부터 사용해 왔지만 외국계 회사지만 자국어 이름을 사용하지 못하면 불편한 부분이 많습니다. 그래서 기존에 한국 기업들에게 컨설팅할 때 대부분은 성과 이름 필드를 자국어와 영어를 넣어서 설계했었는데 최근 컨설팅하는 분들과 이야기해 보니 클라우드 시대가 되면서 필드를 표준 용도에 맞게 쓰지 않으면 여러 가지 애플리케이션에서 이름이 표출될 때 문제가 생길 수 있다는 이야기를 들었습니다.
결국 원칙으로 돌아가야 되는 상황에서 자국민들 간에도 원활한 커뮤니케이션을 하고 해외 법인이나 파트너와도 소통하기 쉬운 셋업을 찾아내는 것이 관건입니다.
많은 국내 기업들은 로컬(On-Premise)에 AD(Active Directory)를 쓰면서 클라우드(Cloud)에 있는 Azure AD를 사용하고 있습니다. 여러 가지 이유가 있지만 회사 내 PC에 대한 통제권과 하이브리드(Hybrid) 형태의 아키텍처(Architeture) 때문에 이러한 구조를 유지하고 있습니다.
Last Name, First Name, Display, Simple Display, Location, Company, Department 등 나의 정보가 들어가는 많은 속성 값을 표준화하고 이 속성 정보를 통해 대화 상대가 커뮤니케이션 상대방을 파악하고 조금 더 많은 정보를 볼 수 있다면 커뮤니케이션 효율이 더 좋아질 수 있다고 감히 말할 수 있습니다. 조직이 작은 규모면 서로 아는 관계에서 대화하지만 조직이 중견기업 이상만 되어도 어떤 사람이 어느 조직인지 모두 기억하고 커뮤니케이션하기는 더 힘들어지는 상황입니다. 이러한 상황에 상대방의 정보와 조직에 대한 정보를 바로 인지할 수 있다는 것만 해도 커뮤니케이션 오류를 줄일 수 있는 대안으로 사용할 수 있습니다.
조직 내에는 많이 쓰이는 이름의 경우 동명이인이 존재하는 경우가 많이 있습니다. 어떤 회사에서는 한글명 뒤에 한자를 붙이는 곳, 어디는 사번을 보여주는 곳(사번은 대외비 정보 중 하나 임), 이름에 숫자를 붙이는 곳 다양하게 구별 짓고 있습니다. 이러한 조직에서도 프로파일을 표준화하고 조직명을 같이 포함하면 조금은 더 커뮤니케이션 오류를 줄이는 데 도움이 될 수 있다고 생각이 듭니다.
뭘 표준화해야 되나?
- Account Name : 사용자 계정 이름
- Fist Name : 이름
- Last Name : 성
- Display Name : 표시 이름
- Department : 부서
- Location : 위치
- Office : 사무실
- Manager : 관리자
- Mail : 메일
- Mail Alias : 메일 애칭
- 기타 속성 : 등등 사번 / 회사번호 / 휴대폰 번호
추가적인 고려 사항은 영문명과 자국명을 어떻게 처리하는 것이 효율적이고 사용자들이 쉽게 검색하는 방법은 어떤 게 있지에 대한 고려가 필요합니다.
마지막으로 카카오톡을 왜 쓰셔야 되죠? 여러 가지 많은 이야기를 할 수 있습니다. 하지만 카카오톡과 팀즈는 서로의 단점을 잘 알고 있기에 서로의 기능을 계속 보완하고 있습니다.
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※ Microsoft teams 100% 활용하기
#1 협업 도구의 선택 방법 https://brunch.co.kr/@df79991e83ed416/60
#2 협업도구(팀즈)를 사용하는 목적 https://brunch.co.kr/@df79991e83ed416/62
#3 협업도구(팀즈)를 활용한 문서 협업 https://brunch.co.kr/@df79991e83ed416/63
#4 팀즈 표준화 (Azure AD 표준화) https://brunch.co.kr/@df79991e83ed416/61
#5 문서 보안 체계 (협업과 공존 방법) https://brunch.co.kr/@df79991e83ed416/65
#6 팀즈의 주요 기능
#7 팀즈 채팅
#8 팀즈 팀
#9 팀즈 일정
#10 팀즈 전화
#11 팀즈 협업
#12 팀즈 팁
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