상사앞에서 헤매지 않고 정보 한번에 찾는 비결
선행학습: 탑다운
차장사관학교에서 자주나올 개념 선행학습
-> 이번글: 챕터 1. 탑다운: 복잡한 정보, 위에서 아래로 정리하는 사고법
“짬뽕이야?”보다
“유럽 음식이야?”가 빠르다
정보분류방식 체계
스무고개 게임을 해봅시다.
상대가 음식 하나를 떠올렸다고 가정해보세요.
당신은 어떻게 질문하시겠습니까?
어떤 사람은 이렇게 묻습니다.
“짬뽕이야?” “물만두야?”
운이 좋으면 맞출 수도 있겠지만,
대부분은 헛다리입니다.
이보다 더 효율적인 접근이 있습니다.
→ “아시아 음식이야?” → “동아시아?” → “중국?” → “면 요리?” → “짬뽕?”
이렇게 큰 분류에서 작은 분류로 내려가며 질문하면
20번 안에 정답에 도달할 확률이 훨씬 높아집니다.
이것이 바로 ‘탑다운’ 방식
**탑다운(Top-Down)**은 정보를 위에서 아래로,
큰 카테고리에서 작은 카테고리로
정리하고 파악하는 방법입니다.
많은 양의 정보 속에서
핵심을 빠르게 찾고자 할 때 매우 유용하죠.
실제로 전세계에 엄청나게 많은 음식중에
한가지를 스무고개로 맞추는 예를 보겠습니다.
분류 사고 순서:
1. 대륙별: 아시아식 / 유럽식 / 아메리카식...
2. 유럽식 중 서유럽
3. 서유럽 → 이탈리아
4. 이탈리아 음식 → 파스타류
. 파스타류 → 오븐구이 파스타
6. 오븐구이 파스타 → 라자냐
이처럼 거대한 정보 속에서 갈래를 나누며 좁혀가는 것이 탑다운 사고입니다.
<탑다운 정보분류의 예: 스무고개로 '라자냐'맞추기>“짬뽕”을 찾고 싶다면, “유럽 음식이야?”부터 시작해
처음 가보는 대형마트에서 ‘골프공’을 찾는다고 해봅시다.
[스포츠/레저] 코너를 먼저 찾고
[운동용품]
[구기 스포츠]
[골프]
[골프공]
이것이 우리가 이미 탑다운 방식에 익숙하고
효율적 방법으로 인식하고 있다는 있다는 증거입니다.
업무에서 어떻게 적용할까?
1. 폴더 구조 정리 업무를 잘하는 사람들의
공통점 중 하나는 정돈된 폴더 구조입니다.
예를 들어 이렇게 정리해봅니다:
[01_정기보고] [02_회의자료] [03_이슈대응] [04_기타]
여기서 포인트는 업무에서
자주 쓰는 항목부터 위에 배치하는 것입니다.
팁: 정렬 기준을 알파벳 순서도 좋지만
빈도순으로 설정하는게 편할수 있습니다.
실제로 마트도 입구에서 가장 잘 팔리는
품목부터 배치하는 이유가 이것입니다.
2. 파일 제목, 이메일 제목에도 활용
-나쁜 예시- 알파 배터리팩 2Q 실적 보고_명신
-좋은 예시- 명신_배터리팩_알파프로젝트_재무실적보고_25년_2분기
→ 상대가 한눈에 “상대회사,
그 회사와의 사업들중 어떤 사업,
어떤 내용”인지 파악할 수 있습니다.
→ 제목이 곧 요약이 됩니다.
→ 여러파일들이 모여있으면 자동으로 정리가 됩니다.
실무자가 반드시 익혀야 할 이유
정보량이 많을수록 탑다운은 더욱 효과적입니다
보고서를 쓰든,
정리하든,
질문을 하든 핵심으로 빠르게 접근할 수 있게 해줍니다
업무 커뮤니케이션 속도와 품질이 향상됩니다
핵심은 '어떻게 나누느냐'에 있다
탑다운 방식의 핵심은 단지
위에서 아래로 구조를 세운다는 데에 있지 않습니다.
진짜 중요한 건,
“어떤 기준으로 상위 카테고리를 설정하느냐” 입니다.
예를 들어,
앞에서 라자냐를 찾아간 과정을 다시 보면
1단계에서 ‘아시아식 / 유럽식 / 아메리카식 / 아프리카식 / 오세아니아식’ 으로 나누었습니다.
왜 음식 종류가 아니라 지역으로 나눴을까요?
그 이유는 다음과 같은 사고과정이 있었기 때문입니다:
'음식이란 전 세계 사람들이 각자 먹는 것이므로,
지역을 기준으로 나누면 전 세계 모든 음식을 빠짐없이 커버할 수 있다.'
그럼 자연스럽게 지역별로 큰 카테고리를 나누고,
세부 분류는 그 아래에 붙이면 되겠다는 판단이 가능해진 것입니다.
반대로 처음부터 음식 종류로 ‘면류 / 오븐요리 / 볶음요리 / 스튜 / 음료’ 등으로 나누었다면 어떨까요?
각 나라 음식이 어느 항목에 들어갈지 애매한 경우가 생길 수 있고,
처음부터 너무 많은 가지수를 설정하게 되어 혼란이 커지고 효율성은 떨어집니다.
즉, 탑다운의 성공 여부는 카테고리 설정의 설계력에 달려 있습니다.
큰 분류가 자연스럽고,
빠짐이 없고,
중복되지 않으며,
효율적인 구조가 되어야
그 아래의 모든 정리도 깔끔하게 이어질 수 있습니다.
그래서 저는 “카테고리를 나누는 데 시간을 가장 많이 쓰라” 고 조언합니다.
그리고 상위 카테고리를 잘 나누면,
아래 정리는 훨씬 쉬워집니다.
정리 탑다운 방식은 단순한 정보의 정리 방법만이 아니라,
수많은 정보에서 특정정보를 효율적이며
효과적으로 빠르게 도출하는 방법인듯합니다.
앞으로 종종 쓰일 개념이니 익혀두도록 하면 좋을것 같습니다.
연습문제
당신은 신입사원을 위한 온보딩 자료를 정리하는 역할을 맡았습니다.
아래 자료들을 읽고, 적절한 상위 카테고리를 2~4개 설정한 뒤 분류해보세요.
엑셀 기본 사용법
조직도 설명
근무시간 규정
보고서 작성법
복리후생 안내
이메일 매너
휴가 신청 절차
직급별 역할 설명
모범답안예시
상위 카테고리
회사 조직의 이해
→ 회사의 구조, 역할 체계, 인사제도에 대한 기본 정보
회사 생활 및 운영 규정
→ 신입사원이 회사 생활을 하면서 반드시 알아야 할 제도 및 규범
업무 실무 스킬
→ 실제 일을 하면서 직접 사용하는 기술과 커뮤니케이션 스킬
▶ 항목 분류
1. 회사 조직의 이해
- 조직도 설명
- 직급별 역할 설명
2. 회사 생활 및 운영 규정
- 근무시간 규정
- 휴가 신청 절차
- 복리후생 안내
3. 업무 실무 스킬
- 엑셀 기본 사용법
- 보고서 작성법
- 이메일 매너
<그림처럼 머릿속에 폴더 구조가 그려지기 시작했다면,
당신은 이미 탑다운 사고를 시작한 겁니다.>
