6하원칙으로 깔끔하게 정리하는 보고서

보고서 작성은 많은 회사에서 조선시대의 과거 시험 같은 전통적 서식에 따라 이루어지며, 이는 암행어사처럼 업무의 효율성을 높이고 상사의 꾸지람을 듣지 않도록 일관된 결과물을 도출하기 위한 중요한 기준이 된다.     

그러나 때때로 기존 서식이 낡은 양반 옷처럼 업무에 맞지 않거나, 서식이 아무리 훌륭해도 내용이 부실할 때가 있다. 이러한 경우에는 무거운 족쇄에서 벗어나 신선한 충격을 줄 수 있는 보다 유연한 접근법이 필요하다.     

특히, 아무리 멋진 옷이라도 속옷을 안 입으면 낭패를 보는 것이기에 6하원칙을 충실히 따르되, 중요한 바이어와의 미팅에 트레이닝복을 입고 갈 수 없듯이 보고서의 주제와 목적에 맞는 형식을 선택하는 것이 중요하다.     

아무리 맛있는 밥상이라도 상이 탐스럽지 않으면 식욕이 떨어지는 만큼 충실한 6하원칙과 주제와 목적에 맞는 형식의 보고서라야 명확하고 일관성 있게 되고, 엉성해 보일 수 있는 정보의 누락을 방지할 수 있다.

           

1. 친숙한 분위기, 신속 배달의 장점을 가진 기존 서식의 보고서     

족보 자체로 권위가 있듯 기존의 전통적인 보고서 서식은 오랜 시간 동안 족보의 위엄과 질서이자 검증된 방식으로, 회사나 조직 내에서 일관성을 유지할 수 있고 보고서의 권위를 높이는 중요한 도구로 작용한다. 이는 가문의 보물과 같은 장점을 제공한다.     

동일한 서식을 사용함으로써 오랜 친구처럼, 서로의 생각을 척하면 척 알아들을 수 있게 되어 작성자와 독자 간의 불필요한 혼동을 줄일 수 있다. 예를 들어, 정해진 서식은 보고서 작성자가 숙련된 택배 기사처럼, 익숙한 길을 따라 빠르게 목적지에 도착할 수 있도록 해주고, 독자가 눈치 빠른 베테랑처럼 빠르게 내용을 파악할 수 있도록 도와준다.     

보고서의 각 항목이 일사불란한 군대 점호처럼 표준화되어 있어, 회사 내에서 숙달된 조교처럼 보고서 제출 및 검토가 일관된 방식으로 이루어질 수 있다. 이는 특히  복잡한 정보도 체계적으로 관리할 수 있어 대규모 조직에서 효과적이다.     

노련한 장인이 만든 명품 틀과 같은 기존 서식은 이미 검토되고 수정된 형태이므로, 작성자는 불필요한 서식 수정에 시간을 낭비할 필요가 없고 안전 검사를 통과한 자동차처럼 안심하고 사용할 수 있다.     

     

2. 낡은 갓과 같은 기존 서식의 단점 및 한계     

하지만 기존 서식은 시대에 뒤떨어진 형식으로 느껴질 수 있는 등 모든 상황에 적합하지 않을 수 있으며, 때때로 지루함과 거부감을 줘서 업무나 주제에 따라 부적절할 수 있다. 다음은 가보의 한계와 같은 그 단점들이다.      

영혼을 갉아먹는 전통적인 서식은 특정한 형식과 구조를 따르기 때문에, 네모난 못을 둥근 구멍에 맞추려는 것처럼 보고서의 내용이나 목적에 맞추어 조정하기 어려울 수 있다. 예를 들어, 창의적이거나 비정형적인 업무 보고서에는 숨 막히는 기존 서식이 불편할 수 있다.     

딱딱한 전통적 서식은 일반적으로 보고서가 다루는 주제와 맞지 않을 수 있고 불편하며 쓸데없는 형식의 정보 과부하로 비효율적일 수 있다. 기술이나 업무 방식의 변화로 인해 기술과 업무 방식이 빛의 속도로 변하는 시대에 기존 서식이 더 이상 효과적이지 않거나 시대에 뒤떨어진 유물일 수 있다.   

       

3. 6하원칙을 따른 유연하고 만족스러운 보고서 작성     

결코 딱딱한 규칙이 아니라 만능 양념 같은 존재인 6하원칙(누가, 언제, 어디서, 무엇을, 왜, 어떻게)을 따른 보고서 작성은 매우 유연하면서도 영양가 있는 핵심적인 정보를 빠짐없이 꽉 채울 수 있도록 돕는다.  

    

만능열쇠 같은 6하원칙을 충실히 따르면서, 찰떡같이 주제에 맞는 형식을 선택하는 접근법은 다음과 같은 장점을 가진다.      

6하 원칙으로 똘똘 뭉친 보고서는 잘 정리된 서랍처럼 깔끔하고 명쾌하다. 친절한 안내원처럼 목적지까지 안전하고 빠르게 안내해 주며, 6하 원칙 덕분에 정보들이 질서 정연하게 줄을 서게 되므로 헷갈릴 일은 없다.                

주제에 맞는 형식으로 보고서를 작성할 수 있기 때문에, 필요 없는 형식적 요구 사항을 제거하고, 핵심 내용에 집중할 수 있다. 이는  불필요한 군더더기는 싹 빼고, 핵심만 쏙쏙 담아낸 것이기에 시간 낭비 없이 작성자와 독자 모두에게 효율적이다.   

  

친절한 도우미 같은 6하원칙에 따라 중요한 정보가 촘촘하게 빠짐없이 포함되므로, 보고서의 내용이  정보 부족으로 텅 빈 보고서가 아닌, 풍성한 정보로 가득 찬 보고서로 누락 없이 전달된다.    

 

육하원칙 보고서는 문제(무엇을), 원인(왜), 해결책(어떻게)을 중심으로 하고, 그 외에 언제, 어디서, 누가라는 조력자들을 적절하게 배치하여 한 편의 드라마처럼 흥미진진하게 빈틈없이 정보를 명확하게 전달할 수 있는 형식이다.      

딱딱한 규칙만 따르는 게 결코 아닌 이런 구조는 특히 사건이나 상황을 베테랑 형사처럼 종합적으로 이해하고 분석하는 데 유용하다. 문제 해결 보고서와 잘 맞아떨어진다.          

4. 기존서식과 유연함의 비교     

보고서의 외형을 꾸미는 데 집중하는 기존 서식과 보고서의 핵심 내용을 돋보이게 하는 6하원칙을 따르는 방식은 서로 다른 목적을 가진다.

엄격한 교장 선생님처럼 질서 정연하고 딱딱한 전통적인 서식은 효율성을 높여주는 일관성과 표준화를 중시하며, 딴소리 말고 시키는 대로 하라는 식의 특정 형식을 유지하려는 성격이 강하다.

반면, 호랑이 담배 피우던 시절의 보고서와 달리 6하원칙을 기반으로 한 유연한 방식은 핵심 내용을 놓치지 않고, 명확하고 효율적으로 전달하며, 자유로운 영혼과 센스로 보고서의 주제와 목적에 맞게 형식을 조정하는 데 유리하다.     

짜장면 먹을까 짬뽕 먹을까 고민하는 것처럼, 보고서도 선택의 기로에 놓일 때가 있다. 할머니 손맛처럼 익숙하고 안정적인 족보 스타일의 기존 서식이 필수적일 때는 일관성과 효율성을 고려하여 사용하고, 특정 주제나 업무의 특성에 맞게 맞춤형 보고서로 변형할 필요가 있을 때는 6하원칙을 활용하는 것이 바람직하다.     

업무의 종류와 보고서의 목적에 따라 할머니 밥상 같은 전통적인 서식과 뷔페 음식을 상황에 따라 골라 먹듯 6하원칙 기반의 형식을 상호 보완적으로 사용할 수 있다. 예를 들어, 표준화된 서식이 필요한 정기 보고서에서는 매일 김치찌개만 먹는 것처럼 질릴 수는 있겠지만 기존 서식을 따르고, 창의적이고 분석적인 내용이 요구되는 보고서에서는 세계 각국의 음식을 맛보듯 6하원칙을 중심으로 보고서를 구성할 수 있다.   

  

결국, 보고서 작성의 핵심은 독자가 정신없게 만들거나 당황하지 않도록 쉽게 작성하고, 중요한 정보를 쏙쏙 뽑아내는 기술로 필수적인 정보를 빠짐없이 포함하는 것이다. 기존 서식이 필요한 상황에서는 부모님 잔소리처럼 고리타분할 수 있지만 그 형식을 따르되, 때로는 주제와 목적에 맞게 6하원칙을 적용하여 보다 상황과 분위기에 맞는 최고의 보고서를 작성하는 것이 필요하다.