놓치면 안되는 세 번의 기회

세 번의 중간보고가 완벽한 보고서를 만든다

어떤 사람은 노트북을 열자마자 보고서를 줄줄 써내려 간다는데, 우리에겐 그런 기적 같은 일은 좀처럼 일어나지 않는다. 보고서 작성은 매번 어렵고, 힘들다.

보고서를 잘 쓰기 위해서는 수많은 시간의 고민과 수천 번의 연습이 필요하다. 송나라의 구양수가 글을 잘 쓰는 방법으로 '다문다독다상량'(많이 듣고 많이 읽고 많이 생각하라)이라고 말했듯이, 글쓰기에는 많은 독서와 글쓰기 연습이 필요하다. 그렇다면 책을 많이 읽고, 많이 생각하면 보고서도 잘 쓸 수 있을까? 나는 동의하지 않는다. 감히 조언컨대 당신의 보고서가 한 번에 통과하기 위해서는 틀리더라도 써봐야 한다.

종종 안타까운 장면을 마주한다. 보고서를 작성하는 과정에서 완벽함에 대한 강박 때문에 힘들어하는 사람들의 모습을 보면 아이를 잃은 어미새와 비슷한 감정이 든다. 많은 사람들이 보고서를 작성하기 전에 완벽한 아이디어와 구조를 구상하려고 애쓴다. 그러나 이는 오히려 창의성을 제한하고, 글쓰기의 흐름을 방해하는 접근이다. 처음부터 완벽한 보고서를 작성하려고 하면, 오히려 시작조차 하지 못하게 되는 경우가 있다. 따라서, 보고서를 작성할 때는 일단 시작하는 것이 중요하다. 틀리더라도, 부족하더라도 일단 글을 써내려가보자.

처음부터 잘 쓰는 사람이 어디있겠나. 보고서를 작성하는 과정에서 실수가 발생할 수 있다는 사실을 수용하는 마음가짐이 중요하다. 처음 작성한 보고서에는 분명히 수정이 필요한 부분이 있을 것이다. 그러나 이러한 오류는 두려워할 필요가 없다. 우리에겐 ‘중간보고’라는 기회가 있기 때문이다.

보고서를 작성한 후에는 상사에게 중간보고를 통해 피드백을 받을 수 있다. 상사는 보고서를 검토하고, 필요한 수정 사항을 제시해 줄 것이다. 당신은 피드백을 통해 새로운 관점을 얻고, 보고서를 더욱 발전시킬 수 있는 기회를 가질 수 있기를 바란다.

중간보고를 통해 상사에게 확인해야 할 세가지를 기억하자. '보고서 작성 이유와 배경'을 물어보자. 방향을 설정하고 나면 나아가야할 길이 보이듯이 보고서도 마찬가지다. 목적을 확인했다면 '보고서 작성 범위'를 점검해야 한다. 어디서부터 어디까지를 쓰면 되는지를 알고 써야만 하지 않아도 되는 일을 하게 되는 불상사를 막을 수 있다. 가장 중요하게 물어봐야 할 것은 '마감일정'이다. 내부 보고서는 1분 늦게 제출한다고 해서 어떤 일이 발생하지 않지만 외부에 공유해야 하는 문서는 1초만 늦게 제출해도 무용지물이 될 수 있다. 기자에게 데드라인이 있다면 직장인에게는 제출기한이 있다는 사실을 기억하자.

이 과정에서 자신의 생각을 정리하고, 더 나은 방향으로 나아갈 수 있는 기회를 얻게 된다. 전문가들이 ‘중간보고를 3번만 하면 완벽한 결과를 만들어낼 수 있다’라고 조언하는 데는 분명한 이유가 있을 것이다. 그러니 두려워하지 말자. 보고서를 잘 쓰는 사람들은 중간보고를 어려워하지 않는다.

보고서 작성은 단순한 기술이 아니라, 지속적인 연습과 피드백을 통해 성장하는 과정임을 잊지 말아야 한다. 이러한 과정을 통해 누구나 훌륭한 보고서를 작성할 수 있을 것이다. 당신도!