Chat GPT를 활용하여 성과면담 실시하기
들어가며
성과면담은 조직의 구성원에게 동기를 부여하며, 성과 향상을 도모하는 핵심 활동입니다. 이는 구성원과 리더 간의 소통을 통해 개인의 성장과 조직의 발전을 도모하는 중요한 전략이 됩니다. 풍부하고 유의미한 성과면담은 조직의 협업과 전반적인 성과를 크게 향상시킬 수 있습니다. 이를 성취하기 위해 전문적인 접근과 다양한 자료의 활용이 필수적입니다. 여기서, 인사혁신처의 가이드북과 같은 전문 자료는 성과면담의 효과를 극대화하는 데 큰 도움을 제공합니다.
이번 'HR Analytics 끄적끄적' 글에서는 Chat GPT를 활용하여 성과면담 절차 진행의 효과성을 증진시키는 방법에 대해서 살펴보고자 합니다. 관리자 입장에서의 Chat GPT 활용법에 대해 중점적으로 살펴볼 것이며, 인사혁신처의 '성과면담을 부탁해!' 지침서를 참조하여 진행해 보고자 합니다. 이를 통해 성과면담을 다루고 있는 자료와 Chat GPT를 함께 활용하여 성과면담의 효과성을 어떻게 증진시킬 수 있는지 살펴보도록 하겠습니다.
1. 인사혁신처_성과면담을 부탁해!
인사혁신처의 '성과면담을 부탁해!'는 성과면담을 위한 핵심 지침서입니다. 해당 지침서에는 코칭 대화 기법부터 구체적인 질문 예시까지 포함되어 있으며 이를 활용하여 성과면담을 실시할 경우 면담의 효과를 증진시킬 수 있습니다.
https://www.mpm.go.kr/mpm/comm/pblcateList/?boardId=bbs_0000000000000036&mode=view&cntId=862&category=&pageIdx=1#
<위는 인사혁신처의 코칭 가이드북 다운로드 링크입니다. 성과면담에 사용되는 코칭 대화 기법 등의 상세 내용을 확인하고자 하시면 해당 링크를 통해 자료를 다운로드하여 참고하시기 바랍니다.>
이번 글에서는 인사혁신처의 '성과면담을 부탁해!' 지침서를 Chat GPT에게 탑재한 후 Chat GPT에게 성과면담에 대한 도움을 받고자 합니다.
2. Chat GPT를 활용하여 성과면담 실시하기
PDF 파일을 Chat GPT_Advanced Data Analysis에 직접 업로드하여 분석하는 것이 가능하긴 하지만, 제 경험에 따르면 PDF 파일은 Chat GPT가 잘 인식을 못하는 경우가 있습니다. 따라서 저는 '성과면담을 부탁해!_인사혁신처' PDF 파일을 다운로드하여 txt파일로 변환한 후 해당 파일을 Chat GPT_Advanced Data Analysis에 탑재하여 성과면담 참고자료로 사용하였습니다.
파일 형식 변환은 ezpdf라는 프로그램을 통해 쉽게 변환할 수 있습니다. 개인용 버전(비영리 목적의 개인 및 학생)은 무료이며, 기업용 버전은 유료입니다. 아래는 ezPDF 다운로드 링크입니다.
http://www.ezpdf.co.kr/main/downPage/downPage.jsp
ezPDF 프로그램을 활용하여 아래와 같이 다운로드한 PDF 파일을 어렵지 않게 txt 파일로 변환할 수 있습니다.
성과면담을 부탁해!.txt 파일을 Chat GPT에게 탑재한 후 성과면담의 순서에 대해서 알려달라고 요청하였습니다. 요청결과 Chat GPT는 보고서를 검토하여 정확하게 성과면담의 단계에 대해서 안내해 줍니다. 보고서의 명시된 대로 라포형성, 성과계획면담, 중간면담, 최종평가면담, 사후 피드백 단계에서 각각 어떻게 Chat GPT를 활용할 수 있는지 살펴보도록 하겠습니다.
(출처: 성과면담을 부탁해, 인사혁신처)
1) 라포형성
라포 형성은 성과면담의 시작점이며, 상호 신뢰와 친근감을 기반으로 한 의사소통의 핵심 요소입니다. 평가대상자의 감정과 생각을 깊이 이해하고, 이를 바탕으로 견고한 신뢰 관계를 형성하는 것이 중요합니다. 특히, 평가대상자의 장점을 부각하며 긍정적인 분위기를 만들어, 그들의 이야기에 진심으로 귀 기울이는 태도가 요구됩니다. 이 과정에서 Chat GPT는 평가대상자의 특성을 파악하고, 그에 맞는 질문과 피드백을 제시해 줄 수 있습니다. 이 글에서는 40대 여성 인사기획자를 대상으로 면담을 실시할 때 라포를 형성하는 방안에 대해서 살펴보겠습니다.
(출처: 성과면담을 부탁해, 인사혁신처)각 기관에서 'Pulse Survey'를 수행하고 있다면, 성별, 연령, 직무, 근무부서 등을 활용하여 면담자가 포함된 집단의 특징을 뽑아낼 수 있습니다. Chat GPT_Advanced Data Analysis를 활용하면 Pulse Survey Data 분석을 통해 면담자가 포함 집단을 이해하면 좀 더 면담자의 입장을 이해한 상태에서 면담을 실시할 수 있습니다. 이전 'Chat GPT를 활용하여 조직구성원과 소통하기 1' 글에서 공직생활실태조사 Data를 활용하여 Pulse Survey 분석을 시행한 바가 있는데요. 이 번 글에서도 해당 Data를 조직의 Purse survey Data라 가정하고 성과면담 라포형성을 위해 참고 Data로 함께 넣고 Chat GPT를 통해 성과면담을 위한 질문과 피드백을 제공받았습니다.
2) 성과계획면담
성과계획면담은 조직 및 부서 성과계획과 연계하여 계획을 세우기 위해 면담을 수행하는 과정입니다. 평가자와 평가대상자는 면담을 실시해서 성과계획에 대한 내용을 수정·보완하고 최종적으로 성과계획서를 확정하는 과정을 담고 있습니다. 성과계획 면담을 성공적으로 수행하기 위해서는 평가자와 평가대상자 모두 철저한 준비가 필요합니다. 성과계획면담을 실시할 때에는 적절한 면담 분위기를 조성하고, 면담을 통해 명확한 목표와 핵심활동, 평가 지표 등을 개발하고 지원방안을 마련하여야 합니다.
(출처: 성과면담을 부탁해, 인사혁신처)성과계획면담 단계에서 ChatGPT는 성과계획에 관한 목표 설정, 핵심활동, 평가지표 개발, 지원방안 마련 등에서 평가자와 평가대상자 모두에게 도움을 줄 수 있습니다. 또한 모의 성과계획면담 시나리오 작성을 통해 실제 성과계획면담의 효과를 높일 수도 있습니다. 아래 화면은 'Chat GPT를 활용하여 직무교육계획 수립하기' 글에서 활용하였던 NCS 인사기획 코드와 성과계획서(양식)을 Chat GPT에게 탑재하고 성과계획면담의 시나리오를 제시해 달라고 요청하여 제시받은 내용입니다.
성과면담에서 Chat GPT를 활용하기 위해 가상으로 성과계획서를 작성해 달라고 Chat GPT에게 요청했습니다.
성과계획면담 시행을 통해서 성과계획을 구체화하면 최종적으로 성과계획서를 확정할 수 있습니다. 본 글에서는 성과계획서 파일을 가상으로 만들어 보았습니다. 성과계획서와 성과계획면담 내용이 담긴 파일을 Chat GPT에 제시하면 이후 중간면담, 최종면담에서도 계획 대비 실제 업무가 어떻게 수행되었는지 체크할 시 유용하게 활용될 수 있습니다.
3) 중간면담
중간면담은 성과계획에 따라 업무가 계획되로 진행되고 있는지 수시로 점검하고 진행상황에 대해 피드백을 주는 면담과정입니다. 피드백을 통해 진행상황에 대한 보완사항이나 개선 방향을 찾아내고 실천하는 과정입니다. 중간면담에서 이루어진 면담결과는 기록하여 추후 프로세스 진행을 위한 기초자료로 활용합니다.
(출처: 성과면담을 부탁해, 인사혁신처)ChatGPT는 중간면담 단계에서도 면담의 효과성을 올리기 위한 도구로 활용될 수 있습니다. 평가자는 Chat GPT를 이용해 이전 성과계획, 면담결과 등을 분석하여 업무진행 상황을 체크할 수 있습니다. 평가대상자는 환경변화 속 성과계획 수정 및 보완해야 할 사안에 대해 검토할 수 있습니다. 더불어 Chat GPT는 면담준비를 위한 시나리오 작성이나 질문 및 피드백 전략에 대해서도 도움을 제공할 수 있습니다.
중간면담에서의 Chat GPT 활용을 제시하기 위해 가상으로 면담일지(중간면담용)를 Chat GPT를 통해 작성하였습니다.
5월 25일에 진행하는 중간면담을 가정하고 성과계획서와 면담일지(중간면담용)을 탑재한 후 성과면담을 위한 시나리오를 작성해 달라고 요청하였습니다. Chat GPT는 성과계획서와 면담일지(중간면담용)을 분석한 후 중간면담에서 다뤄야 할 내용을 제시해 줍니다.
중간면담에서도 Chat GPT를 활용하여 'Pulse Survey' Data를 활용하여 도출한 평가대상자 특징(성별, 연령, 근무부서 등)을 고려한 질문을 제공받을 수 있습니다. 또한 평가대상자가 목표를 초과 달성하고 있는 경우의 피드백, 동기가 떨어진 평가대상자에게 동기부여를 위해 진행하는 코칭 피드백, 환경변화로 인해 목표 수정이 필요한 경우의 피드백 등 Chat GPT는 다양한 상황에 대응하는 피드백을 제시하는데 도움을 줄 수 있습니다.
앞서도 언급했던 바와 같이 중간면담에서 진행된 면담내용은 면담일지에 기록되어야 합니다. 이렇게 쌓아둔 데이터는 추후 면담 절차를 진행할 때 기초 자료로 활용될 수 있습니다. 본 글에서는 성과면담에서의 Chat GPT 활용법 설명을 위해 성과계획서와 면담일지를 임의로 작성하였지만, 실제 성과면담 면담일지에는 더욱 상세한 정보를 기록하게 됩니다. 이와 같은 좀 더 상세한 데이터를 기반으로 성과면담 프로세스에서 Chat GPT에게 도움을 구하면, Chat GPT는 훨씬 더 정밀하고 효과적인 조언을 제공할 수 있습니다.
최종평가면담에서의 Chat GPT 활용을 위한 데이터로 활용하기 위해 Chat GPT를 통해 가상으로 면담일지를 작성하였습니다.
위 "면담일지(final).xlsx" 파일에는 수시적으로 진행된 중간면담의 내용이 기록되어 있습니다. 이와 같은 면담일지를 바탕으로 다음 단계인 최종평가면담에서 평가 및 면담을 진행하게 됩니다.
4) 최종평가면담
최종평가면담은 객관적인 평가절차, 평가요소, 평가기준 등을 통해 평가대상자의 성과와 기여도를 종합적으로 평가하는 단계입니다. 성과계획서, 성과면담결과서 등 평가대상자의 업무와 관련된 기록을 확인하고 평가대상자의 실적을 종합적으로 검토한 후 평가 및 피드백을 수행합니다.
(출처: 성과면담을 부탁해, 인사혁신처)Chat GPT는 평가자와 평가대상자가 기존 진행되어온 성과계획서 및 면담기록 자료 등을 분석을 효율적으로 수행하는데 도움을 제공할 수 있습니다. 또한 최종면담 시 논의될 주요 쟁점들이나, 평가대상자의 장점과 단점에 대한 피드백을 제안해주는 역할도 수행할 수 있습니다. 이와 같이 최종평가면담 단계에서 Chat GPT를 적절하게 활용하면 면담의 효과성을 증대시킬 수 있습니다.
5) 사후피드백
사후피드백은 평가가 모두 마무리된 이후에 평가자의 향후 성과와 역량 향상을 위해 수행하는 피드백을 의미합니다. 이는 평가대상자의 강점은 개발하고 약점은 보완할 수 있도록 피드백을 제시하는 미래지향적인 면담이라 할 수 있습니다.
(출처: 성과면담을 부탁해, 인사혁신처)
(출처: 성과면담을 부탁해, 인사혁신처)ChatGPT는 사후피드백 과정에서도 유용하게 활용될 수 있습니다. Chat GPT는 기존 성과계획서, 면담일지, 최종평가 등을 모두 종합적으로 분석하여 평가대상자의 강점과 약점을 도출해 낼 수 있습니다. 또한 강점을 살리고 약점은 보완할 수 있도록 피드백 기법을 추천해 줄 수도 있습니다. 이를 통해 평가대상자는 자기계발계획을 세울 수 있습니다. 아래는 '공무원 인재개발 업무처리지침'의 자기계발계획서 양식을 참고하여, 평가대상자와의 사후 피드백 진행 방안에 대해 Chat GPT에게 시나리오 작성을 요청했을 때 받은 결과입니다.
나가며
이번 'HR Analytics 끄적끄적'에서는 공무원의 성과관리 체계를 중심으로 성과면담의 과정에서 Chat GPT를 활용하는 방안에 대해서 살펴보았습니다. 각 조직의 성과관리 체계가 상이하더라도 성과 기법에 맞게 Chat GPT를 활용하면 동일한 효과를 창출해 낼 수 있습니다. Chat GPT의 적용은 반복적이거나 정리에 시간이 많이 소요되는 작업의 효율성을 향상시키고, 면담자의 동기 부여를 위한 질문이나 피드백 제안 등에 큰 도움을 제공합니다. 더불어, 성과목표나 단위과제 설정에도 유용하게 사용될 수 있습니다.
성과면담은 조직 구성원이 더 나은 성과를 창출하기 위한 핵심 프로세스입니다. 이를 통해 관리자와 구성원 간에 조직의 비전, 미션 및 업무 관련 생각을 공유하면서 상호 신뢰와 협력을 강화합니다. Chat GPT를 성과평가와 면담에 활용하면, 위에서 언급한 바와 같이 부수적인 업무에 대한 부담을 줄여 평가자와 평가대상자는 성과평가와 면담의 본질적 목적에 더 깊게 접근할 수 있습니다. 잘 진행된 성과면담은 구성원의 만족도를 높이고, 긍정적인 조직문화 변화를 촉진하여 조직의 전반적인 성장을 이끌어 낼 수 있습니다.
Reference
HRKIM. 2023. "Chat GPT를 활용하여 직무교육계획 수행하기".HRKIM(브런치). 2023년 10월 14일 작성. 2023년 10월 14일 접속.https://brunch.co.kr/@publichr/79
HRKIM. 2023. "국가직무능력(NCS) 기반 채용". HRKIM(브런치). 2023년 3월 5일 작성. 2023년 10월 14일 접속.https://brunch.co.kr/@publichr/10
HRKIM. 2023. "공공조직의 경쟁력 강화 방안: 코칭리더십". HRKIM(브런치). 2023년 8월 6일 작성. 2023년 10월 22일 접속.https://brunch.co.kr/@publichr/65
HRKIM. 2023. "Chat GPT를 활용하여 조직구성원과 소통하기1". HRKIM(브런치). 2023년 10월 3일 작성. 2023년 10월 22일 접속.https://brunch.co.kr/@publichr/77
인사혁신처. 2020. "성과면담을 부탁해"(부서장을 위한 성과면담 및 코칭가이드). 인사혁신처 홈페이지. 2020년 3월 작성, 2023년 8월 6일 접속. https://www.mpm.go.kr/mpm/comm/pblcateList/?boardId=bbs_0000000000000036&mode=view&cntId=862&category=&pageIdx=1#
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