상사와 신뢰 쌓기_업무 보고 편

임원으로 가는 길_ 4. 상사와 신뢰 쌓기

Apr 26. 2023

직장 생활에서 직속 상사와 신뢰 관계를 형성하고 유지하는데 도움이 되는 방법에 대하여 ‘업무 측면’과 ‘직장 생활 측면’으로 나누어 경험과 대응법을 공유한다. 본 편에서는 '업무 보고'를 통해 상사와 신뢰를 형성해 가는 방법을 안내한다.

진행 업무에 대하여 수시로 커뮤니케이션한다

간략히 구두 보고 한다

진행 업무의 ‘현재의 진도(보고 일정), 이슈사항, 지원이 필요한 사항 등’을 상사에게 알리는 프로세스는 신임받는(일 잘하는) 직장인이 주요 방법 중의 하나이다. 상사로부터 “그 건은 어떻게 되고 있나?”라는 질문이 나온다면 그것은 감점 요인이고 수세적 입장에 서게 된다.

틈틈이 상사의 생각을 태핑 한다

진행사항에 대한 구두보고와는 별도로 민감한(상사와 의견이 다를 가능성이 높은) 항목에 대해서는 슬쩍 태핑 하는 것이 효율적인 경우가 많다. 상사와 같이 식사를 하거나 이동하거나 (흡연자일 경우) 담배를 피우거나, 대화를 나눌 수 있는 기회가 있을 경우 자신의 의견(가려는 방향과 그 이유)을 가볍게 던진다.

사전에 의사결정권자의 생각을 어느 정도 파악하게 되면 ‘정식 보고’에서 반려될 가능성이 매우 낮아지며, 업무 수행 기간도 단축시킬 수 있고 직원들의 고생도 그만큼 줄일 수 있다.

구두 보고, ‘결론’부터 이야기한다

상사는 항상 바쁘다. (업무가 많지 않아도 바쁜 척하는 경우도 있지만) 그래서 보고하는 사람의 긴 이야기를 들어줄 시간(과 여유가 없다. ‘결론’부터 보고하고 추가적인 질문이 있을 경우 답변을 하는 것이 효율적인 보고 프로세스이다.

구두 보고의 3단계 원칙을 명심하고 실천하자. 질문에 답할 경우에도 마찬가지이다.

* 구두 보고 3단계 원칙 : '주장(결론) → 근거 → 사례'

적지 않은 직원들이 장황하게 보고한다. 그러면 그 이야기를 끊고 한마디 하지 않을 수 없다.

"그래서 결론이 뭔가?", "그래서 주장하는 바가 뭔가?", "그래서 어떻게 하겠다는 건가?", "된다는 거야, 안된다는 거야?"

대면 보고 시 대응법

상사가 다른 의견을 낼 경우 자신의 의견(보고서)을 바로 접으면 안 된다

대표이사로부터 제삼자인 리더에 대하여 다음과 같은 이야기를 몇 번 들은 적이 있었다.

“○팀장은 믿음이 안 가. 조금 전 보고하길래 내 의견을 이야기했더니 바로 내 의견대로 하겠다고 하네.” “그 업무에 대하여 제일 잘 알고, 상당 기간 검토한 사람이 본인인데…” “내 의견대로 바로 바꿀 거면 지금까지 검토한 것들이 대충 했다는 것 아니겠나?”

상사에게 대면 보고하기 전에 보고내용에 대하여 충분히 사전 준비를 하고, 보고 중에 상사가 다른 의견을 내더라도 자신의 주장을 1~2번은 합리적이고 논리적으로 펼쳐야 한다. 상사의 의견에 바로 따르겠다고 하면 그 보고서 전체에 대한 신뢰가 크게 떨어질 수 있기 때문이다.

보충 설명에도 상사와의 의견 일치가 되지 않으면 한걸음 물러선다 (전략적 후퇴)

위에서 이야기한 자기주장을 1~2회 펼쳤으나 먹히지 않을 경우에는 더 이상 고집하지 말고 물러서야 한다. 계속 주장하면 위험해진다.

“말씀 주신 사항에 대하여 추가적으로 검토하여 별도 보고 드리겠습니다.”라고 이야기하고 빠져야 한다. 계속 본인 주장을 하게 되면 업무 관점을 떠나서 상사의 감정(자존심)을 건드릴 수 있기 때문에 극히 위험하다.

再보고 하여도 상사의 의견이 바뀌지 않으면 상사의 의견대로 가야 한다

보완하여 다시 보고하여도 상사의 의견이 바뀌지 않는다면 상사가 그 업무에 대해 이야기해주지 않은 (또는 못한) 배경이 있거나 본인의 소신이 확고한 경우이므로 무조건 상사의 의견대로 가야 한다. 더불어 같이 가기로 정했다면 뒤에서 군소리를 하면 안 된다. 정해진 의사결정에 대해 상사와 한 목소리로 같이 가야 한다.

이러한 모습이 상사는 물론이고 주변 사람들이 바라보는 시각에서도 좋은 평판을 받을 수 있을 것이다.

‘치열하게 의견을 나누고 방향이 정해지면 딴소리 없이 한 방향으로 같이 가는 믿음직스러운 직장인’

상사의 질문에 답할 수 없을 때(모를 때), 솔직하게 이야기한다

모르면서 답하는 경우 대부분의 상사는 보고자의 표정과 말하는 내용을 통해서 모르고 있다는 것을 파악하고 있다. 모르면서 답하거나 거짓을 이야기하다가 스텝이 꼬이면 매우 위험하다. (상사의 신뢰가 한꺼번에 무너질 수 있다.) 특히 모를 경우 딴소리를 장황하게 이야기하게 되는 경우가 많으며, 위에서 언급한 '구두 보고 3단계 원칙'을 지키지 못하게 되어 상사의 질책을 피하기 어렵다.