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by 디자인오다 Apr 15. 2024

인테리어회사의 노션 도입기:실전편

HOW WE WORK 03 : 실제 사례로 보여드릴게요 노션 매뉴얼

이 아티클은 전편 인테리어회사의 노션 도입기:기초편에서 이어집니다.

HOW WE WORK 시리즈

: 공간 디자인 회사, 디자인오다의 일하는 방식 만들기

이 아티클은 이런 사람에게 추천합니다

✔ 노션 도입을 고려하는 회사
✔ 디자인회사가 어떻게 일하는지 궁금한 클라이언트
✔ 동종업계의 애환을 가진 사람
✔ 생산성, 협업 키워드에 관심 있는 사람

구체적인 사용법이 궁금할 분들을 위해 디자인오다에서 터득하고 정비한 노션 일부를 공유합니다. 다만 기초적인 노션 사용법을 알고 있을 때 유용할 거라 생각합니다. 혹시 몰라 노션에서 쓰는 용어는 공식 가이드를 링크로 첨부하니, 모르는 용어는 클릭해보세요!

STEP 1:

현장 모아보기

1편에서 노션의 가장 큰 장점을 "자료를 한 눈에 모아보는 것"으로 꼽았습니다. 그런 의미에서 가장 유용하게 쓰는 것은 '현장 모아보기' 카테고리입니다.

현장 모아보기에서는 진행중인 모든 프로젝트를 확인할 수 있습니다. 문의가 들어온 순간부터 해당 현장의 페이지를 생성합니다. 정해진 양식이 있어 페이지를 생성한 다음에는 내용을 채워놓기만 하면 됩니다. 데이터베이스의 속성 항목으로는 현장명, 평수, 업종, 착공시기, 상담경로 등을 채워넣습니다.

✔ 팁 1. 프로젝트가 어느 단계에 있는지 확인하세요

"상태" 속성은 진행상황을 파악할 때 유용합니다. 각 프로젝트가 상담 단계에 있는지, 도면 작업 단계에 있는지, 시안견적 단계에 있는지, 착공을 했는지 한눈에 볼 수 있습니다. 특히 보기의 레이아웃을 "보드"로 선택하면, 칸반보드*로 활용할 수 있는데요. 각 작업 단계마다 몇 개의 프로젝트가 할당되어 있는지 확인할 때 편합니다.

✔ 팁 2. "전체 프로젝트"와 "진행중 프로젝트"를 구분하세요

노션 데이터베이스의 좋은 점은, 같은 자료를 가지고도 여러 개의 보기를 이용해 필요한 정보만 뽑아 볼 수 있다는 점인데요. 완공된 프로젝트까지 한 번에 보면 개수가 너무 많기 때문에, 전체 프로젝트 표와 완공 전까지의 프로젝트 표를 따로 만들어서 쓰는 것이 좋습니다. 필터를 적용하면 '완공'을 제외한 목록만 나오게 할 수 있습니다.

● 심화 : 전체 프로젝트에 이런저런 필터를 적용해, 통계를 뽑아볼 수도 있답니다!

(EX. 분기별 상담 건수, 단계별 미팅 횟수 등...)

칸반보드의 예시 (출처: 컨플루언스)

(*칸반(Kanban)보드 : 프로젝트의 워크플로우를 카드 형태로 문서화한 것. 포스트잇 같은 '카드'와 업무 단계를 나타내는 '열'로 구성되어 있다.)

STEP 2:

일정(종합)

일정(종합)에서는 앞서 말한 것처럼 클라이언트 미팅, 회의, 회식, 촬영, 연차와 예비군훈련까지(...중요합니다) 한눈에 일정을 확인할 수 있습니다. 데이터베이스의 보기를 "캘린더"로 설정해서 만들 수 있어요. 이름 그대로 달력 같은 형태로 나옵니다.

✔ 팁 1. 일정은 카테고리로 분류하세요

"선택" 속성으로 "상담미팅", "계약미팅", "샘플미팅", "연차", "회식" 등의 카테고리를 미리 만들어두세요. 이후에는 일정이 생길 때마다 해당되는 카테고리를 선택하기만 하면 됩니다.

✔ 팁 2. 컬러로 대분류를 만들어요

비슷한 카테고리는 같은 컬러로 묶어보세요. 이를테면 착공 전 미팅은 파란색, 착공 후 미팅은 보라색, 연차 등의 개인 일정은 노란색으로요. 컬러가 대분류의 역할을 해줍니다.

STEP 3:

현장 캘린더

착공된 프로젝트만 따로 정리하는 현장 캘린더입니다. 크게 3가지 내용을 정리하는 데 쓰여요. 첫째로 현장이 진행되는 시기를 체크하고, 둘째로 배정된 현장 담당자를 확인합니다. 셋째로 현장주소와 공기도 표시합니다!

✔ 팁 1. 시기를 체크하는 "타임라인" 보기

이때 "캘린더" 보기보다 "타임라인" 보기를 사용하는 것이 더 유용한데요. 착공일과 완공일이 한눈에 보이고, 프로젝트가 겹치는 시기를 확인할 수 있기 때문입니다. 달력처럼 생긴 "캘린더" 보기(STEP 2. 일정 참고)와 달리, "타임라인" 보기는 날짜가 일직선의 선형으로 표기되며, 하루짜리 일정보다 몇 주 혹은 몇 달까지 연속되는 일정을 체크하는 데 효율적입니다.

● 심화 : 관계형과 롤업(링크)을 사용하면, 현장 캘린더와 현장 모아보기의 정보를 연동할 수 있답니다!

STEP 4:

자료 아카이브

그 밖에도 다양한 자료를 아카이브하는 카테고리가 여럿 있습니다. 그중 두 개를 소개해드릴게요. 디자인오다 내부용 큐레이션 '오다픽'과 디자인오다의 로고, 서체 등 브랜드 자료를 정리하는 '브랜드에셋'입니다.

✔ 팁 1. 이미지가 중요할 땐 "갤러리" 보기

이 두 카테고리의 쓰임새는 서로 다르지만 정리하는 원리는 같습니다. "갤러리" 보기를 이용한 것인데요. 이미지 자료를 정리하는 가장 효율적인 방법입니다. 각 페이지의 가장 첫 이미지가 썸네일이 됩니다.

✔ 팁 2. 날짜 순으로 정렬하기

자료가 많아지면 정렬하는 순서도 중요합니다. 날짜로 기준 삼아 정렬하는 방법은 두 가지 정도가 있는데요. 하나는 "날짜" 속성을 이용해 직접 날짜를 지정하는 것이고, 또 하나는 "생성일시" 속성을 이용해 페이지를 만든 날짜를 자동으로 표기하는 것입니다.

출처: 노션

회사의 노션 사용법은 정말이지 무궁무진합니다! 사내 규정이나 회사생활을 안내하는 포탈로도, 고객 미팅 일정을 관리하는 CRM 채널로도, 프로젝트 관리 시스템으로도, 간략한 버전의 회사 홈페이지로도 사용할 수 있습니다. 노션은 유연하고, 활용법이 열려 있어요. 그만큼 "우리가 뭘 필요로 하는지"를 바탕으로 사용법을 정리하는 것이 중요하다는 이야기를 전달하고 싶습니다.