시간을 단축시켜 주는 키, 단축키
스피드는 손에서
학창 시절 두꺼비라는 별명으로 유명했던 수학 선생님이 계셨다. 수업 시간마다 선생님은 항상 "수학은 애우야 돼요" (외워야 돼요)라고 외치셨는데, 아직까지도 그 목소리와 표정이 기억에 남아 있다.
수학은 이해가 중요한 과목이라고 하지만, 중요한 개념을 머리로 외우는 게 아니라 손으로 많이 풀어서 몸이 외우게 하는 것이 바로 수학을 잘하는 요령이라는 것을 깨달은 뒤로는 수학은 나에게 가장 재밌고도 쉬운 과목이 되었던 것 같다.
엑셀도 마찬가지다. 아무리 여러 책이나 영상을 봐도 결국에는 손에 익지 않은 기능은 매번 마우스에 의존하는 반복된 동작으로 쓸 수밖에 없다.
엑셀을 잘한다가 아니라 진짜 잘한다는 소리를 듣고 싶다면 마우스 없이 키보드만으로 엑셀을 쓰면 된다. 이를 위한 핵심 포인트가 단축키다.
특히 아래 3번에 정리한 내가 자주 쓰는 단축키를 완벽하게 숙지하면 다른 사람들에게 "왜 이렇게 엑셀을 잘해?"라는 소리를 들을 기회가 생길 것이다. 100% 장담한다.
마우스 왔다 갔다 하는 시간, 클릭하는 시간은 생각보다 길다. 키보드를 손에 익혀서 마우스 사용을 거의 Zero 화 할 수 있도록 하라.
1. 단축키는 머리가 아닌 손으로 외워라.
수많은 단축키를 머리로 외우는 것은 할 필요가 없다. 그냥 손으로 쓰기 시작하면 된다. 10번이고 100번이고 같은 동작을 반복하면 손이 외운다. 1,000번 정도 같은 동작을 반복하면 속도가 생긴다.
(게임을 좋아하는 사람이 키보드 단축키를 외워서 쓰게 되는 원리와 같다.)
예를 들어 흔히 쓰는 복붙기능인 Ctrl+C (복사하기), Ctrl+V (붙이기)를 거의 대부분의 사람들이 알고 있는 이유는 자주 써봤기 때문이다.
같은 요령으로 다양한 엑셀의 단축키를 손으로 익혀라. 반복하고 반복해서 눈감고도 쓸 수 있도록 만들어라. 결국 이 반복이 당신을 엑셀의 달인으로 등극하게 만들어 줄 것이다.
2. 마우스로 자주 쓰는 기능만 손으로 외워라.
당장 쓰지도 않을 기능을 언젠가는 쓰겠지라는 생각으로 외울 이유는 없다. 평소에 마우스로 쓰던 기능만 마우스 없이 키보드로 쓸 수 있도록 하면 된다. 이걸 먼저 완벽하게 손으로 쓸 수 있도록 한 다음에 다른 기능들로 점차 늘려나가면 된다.
엑셀은 공부할 이유가 없다. 하는 업무별로 다른 상황과 기능들이 있을 것이니 각자의 상황에 맞는 마우스로 쓰던 기능을 키보드로 바꾸면 된다.
3. 자주 쓰는 단축키 (내가 쓰는)를 공개한다.
각자의 상황이 다르겠지만 내가 자주 쓰는 단축키를 공개한다. (절대 이 단축키를 다 외우라는 말이 아니라 평소에 아래 단축키 중에서 마우스로 왔다 갔다 클릭하던 키들이 있다면 먼저 외우라는 의미이다.) 특히 아래 3개의 단축키는 무조건 써보길 추천한다. 내가 자주 쓰는 단축키를 완벽하게 숙지하면 다른 사람들에게 "왜 이렇게 엑셀을 잘해?"라는 소리를 들을 기회가 생길 것이다. 생각보다 많은 사람들이 몰라서 안 쓰거나, 알면서도 안 쓰기 때문이다.
F4 : 방금 했던 행동을 다시 반복하는 핵심키다. 생각보다 엄청 많이 쓰이고 편하다.
Ctrl + Shift + L : 자동 필터 적용 (원하는 열의 맨 첫 번째 열을 선택한 후에 자동 필터를 적용하거나 해제할 때 쓰인다. 이걸 쓰는 사람은 기본적으로 엑셀을 잘하는 것처럼 보인다.)
Alt : Alt를 누르면 엑셀 상단의 메뉴에 알파벳이나 숫자가 뜬다. 마우스를 클릭할 이유가 없어진다. Alt + 단축키를 이미 알고 있다면 마우스를 움직일 시간에 그 키를 누르면 바로 된다.
Ctrl + C : 복사하기 (너무 많이 아는 기능이니 설명 생략)
Ctrl + V : 붙이기
Ctrl + X : 자르기
Ctrl + Z : 취소하기
Ctrl + Y : 취소한 것 다시 원복 하기
Ctrl + F : 찾기
Ctrl + H : 바꾸기 (바꾸기 기능은 단순히 데이터를 바꾸는 것뿐 아니라 수식 안의 내용을 바꿀 때 유용하다. 예를 들어 수식 안에 있는 $F 열을 $G 열로 일괄 변경 시에 말이다.)
Ctrl + E : 반복적인 패턴으로 (어떤 기준에 의해 셀에서 정보를 뽑아낼 때) 반복해야 할 때 수식을 입력할 번거로움을 덜어준다. 일단 먼저 제일 첫 번째 셀에서 예시를 입력한 후에 다음 행에서 Ctrl + E만 눌러주면 된다. 빠른 채우기라고 한다.
Ctrl + 방향키 : 해당 방향의 가장 끝으로 이동한다.
Ctrl + Shift + 방향키 : 해당 방향의 끝까지 셀을 선택한다.
Ctrl + Shift + 1 : 천 단위 숫자 서식 변경할 때 쓰인다.
Ctrl + Shift + 5 : 소수점 단위의 숫자를 백분율로 변경할 때 쓰인다. Shift +5 = % 인 것을 생각하면 쉽게 외울 수 있다.
Ctrl + 마우스 휠 위로 굴리기 : 보이는 화면 확대 (회의 시에 유용하다.)
Ctrl + 마우스 휠 아래로 굴리기 : 보이는 화면 축소 (회의 시에 유용하다.)
$ 고정 : 행이나 열을 고정할 때 쓰인다. $A1 (열고정), A$1 (행고정), $A$1 (행열고정) 이런 식으로 쓰인다. (같은 수식을 다른 셀에 복사할 때 수없이 많이 쓰인다.)
Alt + W + F + F : 틀고정 및 해제를 위한 단축키다. 고정할 위치 (행, 열, 셀)를 정한 후에 누르면 된다. (생각보다 많이 쓰인다)
Alt + Shift + → : 선택한 행이나 열을 그룹으로 묶기
Alt + Shift + ← : 선택한 행이나 열의 그룹을 풀기
이 단축키 외에도 정말 수많은 단축키가 있다. 각자의 상황에 맞게 더 발굴해 보면 좋겠다.
내가 마우스로 사용하는 엑셀의 기능을 어떻게 키보드로 빠르고 쉽게 할 수 있을까?
고민할 필요 없이 아주 간단하다.
Chat GPT 나 Perplexity 등 AI에게 물어보면 된다.
이게 엑셀 업무에서 AI 활용의 시작이다.
