복잡한 이슈를 쉽게 설명하는 법
북미식 프레젠테이션 스킬에서 배워보자!
분명히 듣고 있는데. 분명히 듣고 있었는데, 한 귀로 듣고 한 귀로 흘리게 되는 경우가 있다.
분명 뭔가를 복잡하게 설명해 주고 있긴 한데. 뭔가 유식해 보이긴 하는데. 도대체 무슨 말인지. 결론이 뭔지 도통 감이 안 잡히는 경우도 있다.
이직하고 처음 팀 미팅에 들어갔을 때 종종 느끼는 경험이다. 넘치는 약자와 업계 용어의 범람 속에서 키 메시지를 찾아 헤매는 하이에나가 되는 순간이랄까. 발표자는 뿌듯했을지 몰라도, 청자는 미팅을 이해하기 위한 미팅을 또 할 판이다. 왜 이런 일이 생길까?
복잡성을 위한 복잡성
청자를 제대로 고려하지 않는 경우
복잡한 이슈란, 결론으로 가는 과정이 여러 가지이거나, 여러 가지 옵션 때문에 결론을 명확하게 내릴 수 없는 경우를 말한다. 그 이외의 것은 불필요하게 만들어진 복잡함이다.
회사에 처음 입사한 사람이라면 알아들을 수 없는 약어. 회사에서만 쓰는 표현. 배경 설명이 하나도 없는 프레젠테이션. 모드 정보가 발표자 머릿속에만 있고, 듣는 사람의 이해도는 고려하지 않는 경우. 모두가 불필요한 복잡성을 불러일으킨다.
발표의 목적과 주요 메시지가 불분명할 때
목적성이 분명하지 않은 발표는 망한다. 참석자들이 듣고 싶어 하지 않는 얘기를 하지 않는 자는 망한다.
발표를 하기 전에 꼭 생각해 봐야 하는 질문이 있다. 당신은 발표를 왜 하는가? 크게 아래 두 가지 이유다.
1. 담당자 및 의사 결정권자들에게 정보를 주려고
2. 내 권한을 넘어서는 일에 승인을 받기 위해
정보 제공형 발표에서는 대게 정보를 제공하는 것 자체의 목적이 있거나 (예: 성과보고), 정보를 제공해서 토의를 유도하거나, 각자 맡은 일을 명확하게 하거나 (예: 프로젝트), 다음 해야 할 일을 정하는 등 후속 아이템이 따라오게 마련이다.
승인의 경우도 마찬가지이다. 승인만 받으면 일이 모두 끝나는 것이 아니므로, 승인받은 후 어떻게 일이 진행되고, 일이 모두 마무리된 후에 어떻게 성과를 보고할지 후속 조치 논의가 반드시 이루어져야 한다. 그리고 이 모든 것을 아주 명확하게 설명해야 한다. 다른 사람의 생각을 가정하면 안 된다. 누가, 무엇을, 어떻게 해야 하는지 분명하게 알리고 모두의 동의를 얻는 것이 무엇보다 중요하다.
다음 주까지 피드백을 받아야 한다면, '다음 주쯤 주겠지' 생각하지 말고 말해야 한다. 어떤 사람이, 언제까지, 무슨 내용을, 어떤 형식으로 보내주면 앞으로 어떻게 하겠다는 계획까지 명확하게 밝혀야 한다. '내가 말로 안 해도 다들 이해했겠지', '내가 이 정도쯤 했으니 다들 알아서 하겠지' 하고 생각하는 경우가 많은데, 직장생활을 할 때는 반드시 피해야 할 행동 중 하나다. 특히 여러 나라 사람들과 일하는 경우 특히 그렇다.
목적이 분명하고, 전달해야 할 메시지만 분명하게 알고 있으면 프레젠테이션이 복잡해질 이유가 없다. 각 프레젠테이션에서 주요 메시지는 한 개 내지는 두 개면 충분하다.
문제는 공유할 내용이 실제로 복잡한 이슈일 경우다. 이런 경우, 어떻게 복잡한 문제를 청자가 알아듣기 쉽게 설명할 수 있을까? 이 문제를 먼저 고민한 엔지니어링/과학계 사람들이 있었다.
복잡한 이슈를 쉽게 설명하는 방법
주장-증거 방식 (Assertion-Evidence Approach)
이들이 만들어 낸 공식은 간단하다. 슬라이드에서 주장하려는 바를 '슬라이드 제목'으로 만들고, 주장을 뒷받침하는 증거를 사진, 비디오, 차트, 다이어그램 같은 시각적 증거로 제공하는 것이다. 시간 관리와 관련되어 지난주에 배웠던 우선순위 매트릭스를 기억하는가?
https://brunch.co.kr/@canadanomad/58
그것을 주장-증거 방식으로 바꾸면 다음과 같다.
주장-증거 방식 (c) 캐나다 노마드물론 지난주에 올렸던 매트릭스도 도표에 가깝긴 하다. 다만 조금 더 도표식으로 만들면 프레젠테이션의 글씨를 다 읽지 않고도 보다 직관적인 이해가 가능할 것이라고 본다.
일반 발표자료 (c) 캐나다 노마드주장-증거 방식의 발표는 일반 프레젠테이션의 장점에 플러스를 더한 방식이다. 발표자가 전달하려는 메시지를 확실하게 정해야 하고, 청자에 대해 저절로 고려하게 만드는 구조이기 때문이다. 발표의 전반적인 목적만 분명히 한다면, 발표자도 자기가 전달하려는 핵심 메시지를 잊지 않을 수 있고, 프레젠테이션을 보는 사람들도 발표자의 말에 집중할 수 있는 일석이조의 효과를 얻을 수 있다.
복잡한 이야기를 풀어야 할 때, 앞으로 이 방식을 활용해 보도록 하자.
