회사일을 성공적으로 수행하는 법 - 1
내가 맡은 업무 끝내는 법
"오늘은 뭐부터 해야 하지?"
출근해서 모니터를 켜고 멍하니 화면을 바라봅니다.
메일도 확인해야 하고, 보고서도 써야 하고, 회의 준비도 해야 하는데...
어디서부터 시작해야 할지 머릿속이 복잡해집니다.
ADHD를 가진 우리에게 업무 관리는 특히 어려운 과제입니다.
갑자기 떠오르는 생각들에 집중이 흐트러지고, 이것저것 동시에 하려다가 결국 아무것도 제대로 못 하게 되고, 중요한 메일을 놓치거나 마감일을 잊어버리기도 하죠.
하지만 우리도 충분히 업무를 잘 해낼 수 있습니다.
그 시작은 '아침 루틴'입니다.
첫째, '아침 업무 정리'로 하루 시작하기
출근하자마자 15분, 오늘의 계획을 세워보세요.
- 자리에 앉자마자 노트 펼치기
- 오늘 해야 할 일 모두 나열하기
- 각 업무의 소요 시간 예상하기
- 마감시간 있는 일 체크하기
- 중요도 표시하기
이때 중요한 건 '모든 것'을 적는 겁니다.
사소해 보이는 일이라도 적어두면 나중에 안심이 되죠.
둘째, '반복 업무 시스템화'하기
매일, 매주 반복되는 일들은 시스템을 만들어둡니다.
기본적으로 우리는 변화 없이 반복되는 업무에 지루함을 느끼기 쉽습니다.
그래서 이런 반복 업무를 줄여야 업무 템포를 올리고, 일에 흥미가 떨어지는 상황을 막을 수 있어요!
- 자주 쓰는 메일 양식 템플릿 만들기
- 주간 보고서 기본 틀 준비해 두기
- 자주 찾는 파일들 바로가기 모아두기
- 반복되는 일정은 캘린더에 등록해 두기
- 매크로 등을 통해 일부 업무 자동화하기
이렇게 여러 가지 방법을 통해 매번 새로 시작하는 부담을 줄일 수 있습니다.
셋째, '우선순위에 따라 즉시 시작'하기
계획을 세웠다면 바로 실행으로 옮기세요:
- 가장 급한 일부터 먼저 처리하기
- "이건 금방 끝나!"라는 생각에 속지 않기
- 어려운 일 미루지 않기
- 시작이 어렵다면 5분만이라도 해보기
- 중간중간 진행상황 체크하기
넷째, '효율적인 메일 관리'하기
메일은 우리의 주의력을 가장 많이 뺏아가는 요소입니다.
- 하루 중 정해진 시간에만 메일 확인하기
- 받은 메일 즉시 처리 또는 분류하기
- 중요한 메일은 상단에 고정해 두기
- 메일함 정리를 위한 폴더 시스템 만들기
- 액션이 필요한 메일은 캘린더와 연동하기
특히 메일 관리는 이런 규칙을 만들어보세요.
1) 2분 안에 답할 수 있는 메일 - 즉시 처리
2) 시간이 필요한 메일 - 별표 표시 후 할 일 목록에 추가
3) 참고용 메일 - 관련 폴더에 보관
4) 불필요한 메일 - 바로 삭제
이런 시스템을 구축하는 게 처음에는 번거롭게 느껴질 수 있습니다.
하지만 이는 우리의 업무 집중력을 지켜주는 든든한 울타리가 되어줄 거예요.
물론 계획대로 되지 않는 날도 있을 겁니다.
갑작스러운 업무가 들어오거나, 집중력이 자꾸 흐트러질 수도 있죠.
하지만 이제 우리에겐 시스템이 있습니다.
흐트러져도 다시 돌아올 수 있는 기준점이 있는 거죠.
내일 아침, 출근하자마자 노트를 펼쳐보세요.
시스템이 우리의 동료가 되어 업무를 더욱 순조롭게 만들어줄 테니까요.
