프로젝트 발표, 두 가지만 기억하세요

청중을 주목시킬 수 있는 당신만의 내용으로

by Karel Jo Mar 21. 2025

프로젝트는 직장을 다니는 회사원이라면 부서를 막론하고 피할 수 없는, 언젠가 한 번은 내 손에 떨어지는 힘든 친구라고 부를 수 있다. 그건 단순히 어떤 현상이나 매번 반복되는 문제를 가진 업무를 해결하기 위한 단기성 프로젝트일 수도 있고, 회사의 명운을 결정할 만한 영향을 가진 초대형 투자를 동반한 프로젝트일 수도 있다.

그 모든 것을 통틀어 프로젝트의 핵심을 얘기하자면, 일상적이지 않은 업무라고 할 수 있다. 단기성 프로젝트든, 장기성 프로젝트든 그 목적을 달성하고, 일정이 종료되었을 때 프로젝트는 업무로서 종결되고, 성공적이었는지 아닌지에 대한 평가를 기다리게 된다. 다시 말해, 프로젝트의 핵심은 '목적성'에 있다고 봐도 과언이 아닐 것이다.

Finance, 재무회계팀의 입장에서 프로젝트는 직접적으로 진행에 참여한다기보다는, 그 프로젝트를 진행해야 하는 타당성이 있는지에 대해 수익과 미래 가치를 두고 판단하는 입장에 있다 보니 주도적으로 프로젝트를 경험하는 일은 많지 않다. 모든 프로젝트가 이익으로 환산하여 수치화할 수는 없는 일이겠지만, 회사는 기본적으로 이익을 추구하기 위해 모인 이익집단이 아니겠는가.

그럼에도 불구하고, 이런 지원부서에서도 여러 프로젝트는 내가 알아차리지 못하는 지금 이 순간에도 어딘가 진행되고 있다. 앞서 말한 프로젝트의 종류에서, 회사의 명운을 강타할 수 있을 정도는 아니겠지만, 어딘가 꽉 막혀 우리를 괴롭히는 그 병목 현상에 빠진 힘든 업무들을 좀 더 쉽게 풀어내기 위해서.

따라서 오늘의 이 글은 그런 업무 개선 프로젝트에 대한 경험을 토대로, 성공적으로 발표하기 위한 준비와 자세를 풀어내려 한다.

앞서 말한 '목적성'을 기반으로 프로젝트를 성공적으로 발표하고, 그를 위한 자료 준비를 하기 위해서는 이 두 가지가 반드시 필요하다.

왜 이 프로젝트가 필요한가?

이 프로젝트를 통해 우리가 무엇을 얻을 수 있는가?

물론, 이 두 가지 외에도 프로젝트를 준비하기 위해서는 여러 가지 생각을 곁들여 내야 하지만, 이 두 가지 질문과 그에 대한 답은 프로젝트의 주춧돌이며, 뼈대와도 같은 무너지면 안 되는 핵심이다. 조금 더 세부적으로 얘기하자면 다음과 같다.

1. 왜 이 프로젝트가 필요한가?

: 당신이 프로젝트를 추진하거나, 참여하게 되었다면 그 프로젝트는 분명 어느 답답한 현상을 개선하기 위해서일 것이다. 이를테면 승인 절차가 너무 복잡해 절차를 간소화하기 위해서라거나, 각 부서 간의 중복된 업무를 제거하고 각자의 역할에 맞는 일을 하기 위해서라거나, 또는 느려터진 시스템을 개선하기 위한 새로운 시스템의 도입일지도 모른다.

이 모든 것의 설명을 위해, 당신은 그렇기 때문에 '필요성' 또는 '당위성'에 대해 충분한 자료 조사와 근거를 뒷받침해주어야 한다. 지금의 우리가 얼마나 불편한 상황에 놓여 있는지, 또는 우리가 현재의 경험을 통해 밝혀낸 개선사항이 무엇인지를 먼저 서두에 배치하고, 충분한 시간을 활용하는 것이 좋다.

2. 이 프로젝트를 통해 우리가 무엇을 얻을 수 있는가?

: 앞서 충분히 이 프로젝트가 얼마나 절실하게 우리에게 필요했는지에 대해 피력했다면, 그다음에는 이를 통해 변화할 우리의 모습에 대한 청사진을 보여줘야 한다. 또는 미래에 대한 목표를 정리해 낼 수도 있겠으나, 좀 더 효율적인 면은 경험에서 미루어볼 때 프로젝트의 결과로 '무엇이 얼마나' 줄어들어 그 비용이나 시간을 '새로운 가치'에 투자할 수 있다를 설명할 때 효과가 좋았다.

이를 위해 힘들어도 여러 방면으로 수치화를 해 보는 게 좋다. 예를 들면 프로세스를 단순히 개선하는 일이라 할 때, 그로 인해 얼마나 시간이 줄어드는지, 그 줄어드는 시간을 다른 업무를 강화하기 위해 활용하거나 기존에 하지 않던 새로운 업무를 만들어낸다든지 하는 방향으로 말이다.

가끔 나는 재무회계의 입장에서 프로세스 개선이나, 새로운 시스템을 도입하는 프로젝트를 주관해 발표를 준비해야 하는 입장이 되면 아이폰을 처음 발표하던 스티브 잡스의 PT를 돌려 보곤 한다. 그가 발표한 내용은 내가 추진하는 프로젝트와 여러 모로 급은 다르겠지만, 핵심적인 가치는 크게 다르지 않다고 생각하기에 방향이 좌초된 기분이 들 때마다 그 영상을 보며 원점으로 되돌아가 보곤 한다.

발표는 조별과제 발표서부터 이런 제품의 발표까지 어느 발표나 쉬운 게 없다. 그러나 만약 당신이 핵심 가치인 두 가지를 축으로 준비한다면, 발표 중간부터 청중은 당신에게 완전히 매료될 것이다.

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