회사 서랍장! 정리가 중요해요
정리정돈 잘하는 방법
우리가 자주 가는 편의점에 놀라운 비밀이 숨겨져 있는 것을 아는가?
상품 배치는 심리학 이론을 기반으로 이루어진다. 손님의 심리를 이용해 최대한 상품을 많이 구입하도록 유도한다.
1) 매출액의 거의 절반을 차지하는 커피, 음료는 들어오자마자 눈에 띄는 가장 안쪽에 배치한다. 손님들이 안으로 들어오면서 자연스럽게 과자, 초콜렛 등을 같이 보도록 유도한다.
2) 종이컵, 노트, 방향제 등 생활필수품은 눈에 잘 안 띄는 구석에 배치한다. 이 물건들을 사는 사람들은 꼭 이걸 사려고 온 사람이기에 굳이 눈에 띄는 곳에 배치하지 않아도 되기 때문이다.
3) 컵라면 근처에 김치, 맥주 근처에 땅콩, 오징어를 배치한다. 그래서 같이 구매하도록 유도한다.
4) 계산대 근처에는 소형 초콜렛, 껌, 사탕 등을 배치한다. 손쉽게 구매할 수 있는 상품을 두는 것이다.
정리정돈이 중요한 이유
편의점 상품 배치와 같이, 정리정돈을 잘 하는 것만으로도 업무효율이 크게 향상된다.
업무를 하면서 정리 정돈을 잘하면 좋은 것이 세 가지 (서랍장, 다이어리, 컴퓨터 파일)인데, 하나씩 다루고자 한다.
그 중 첫 번째는 '회사 서랍장 정리'이다.
회사 서랍장은 보통 3단 서랍인 경우가 많다. 대부분의 회사들은 열쇠로 잠글 수 있는 서랍장을 제공한다.
정보 보안이 강조되는 요즘, 책상 위에 문서나 다이어리 등 회사 정보가 담긴 자료를 두는 것은 엄격하게 금지된다. 따라서 서랍장 정리는 효율성 외 보안성까지 동시에 고려해야 한다.
그렇다면 왜 정리정돈이 중요한 것일까?
다들 아시겠지만 필요한 물건을 손쉽게 꺼내기 위해서이다.
자료를 찾아야 하는데, 내가 보관했는지 기억도 가물가물하고 어디에 있는지도 모르겠고... 급한데 찾을 수 없어서 진땀을 뺀 기억이 다들 있으실 것이다.
스카치테이프나 포스트잇, 수정펜 등 일 할 때 꼭 필요한 사무용품들이 서랍장에 비치되어 있다면 굳이 빌리지 않아도 되고 서랍장에서 빼서 바로 사용할 수 있다.
즉, 필요한 자료나 물건이 비치되어 있으면 바로 쓸 수 있는 것이다. 일을 못하는 사람들 대부분은 정리 정돈에 취약하다. 물건을 쌓아두다 보니 정작 필요할 때 사용하지 못한다.
창고에 소화기를 가득 비치해 두었는데, 그 공간에 온갖 잡동사니를 다 쌓아놓아서 불이 났을 때 소화기를 못 쓰는 상황과 같은 것이다.
서랍장 정리정돈 방법
아래 순서에 따라 정리하자. 서랍장은 한 달에 한 번은 꼭 정리해야 한다. 그렇지 않으면 물건이 쌓이고 관리가 어려워지게 된다.
1) 서랍장 속 모든 물건 다 꺼내기
일단 서랍장을 싹 다 비운다. 물건 일부만 덜어내는 방법으로는 결코 정리를 할 수 없다. 다 꺼냈으면 물티슈로 서랍장을 싹 닦는다.
2) 버릴 물건 싹 다 버리기
거래처에서 예전에 준 소개자료들, 오래된 명함들, 온갖 보고서들, 예전에 했던 연말정산 서류 등등.. 다 꺼내서 필요 없는 자료는 싹 다 파쇄하자. 혹시라도 두면 써먹을 수 있는 자료라고 생각하면 스캔해서 폴더에 저장하자 (막상 이 자료들 중 한 번이라도 쓸 자료는 거의 없다.
일단 다 비워야 채울 수 있는 법이다. 과감하게 버릴 것 싹 다 버리자. 교육에서 오래된 지식은 싹 다 잊어버리자는 '폐기 학습' 이라는 용어가 한 때 유행했었는데, 서랍장도 '폐기 정리' 가 필요하다.
3) 유사한 물건끼리 한 곳에 모으기
필기도구, 서류, 명함, 개인용품(화장품, 과자, 누가 준 선물들)을 그룹을 지어 한 곳에 모은다. 그래야 찾기가 쉽고 관리가 용이하다
4) 정리 도구 활용하기
칸막이가 있는 트레이, 필기도구 전용 보조서랍, 투명 파일, 서류 정리 파일 등 정리를 쉽게 하는 다양한 도구들이 있다. 이 도구들을 활용하면 정리가 쉬워진다.
칸막이 트레이5) 각 서랍장마다 용도 정하기
일반적으로 사무실 서랍장은 3단 서랍을 쓴다. 각 서랍마다 용도를 정하도록 하자.
1) 가장 윗쪽 첫번째 서랍은 손을 뻗기 가장 좋은 위치이다. 수시로 꺼내야 하는 사무용품들을 정리하는 것이 좋다. 클립, 포스트잇, 스카치테이프, 수정테이프, 인덱스 태그 등이다.
2) 중간에 있는 두번째 서랍은 종이로 된 자료를 보관한다. 무작정 종이를 쌓아두는 것이 아니라, 서류 보관 파일을 활용하면 좋다.
각 비밀마다 인덱스 태그로 표시해두자. 예를 들어 '24년 보고서','24년 보고서','출석부','제안서' 이렇게 분류하는 것이다. 각 항목에 맞게 서류를 꽂아두면 필요할 때 쉽게 찾을 수 있다.
서류 보관 파일3) 가장 아래에 있는 세번째 서랍에는 개인 물품을 두면 편하다.
일반적으로 가장 아래 서랍은 부피가 가장 큰 경우가 많다. 오후 시간을 달래줄 과자나 선물받은 물건들, 예비용 마우스나 방향제 등 부피가 큰 개인 물품들을 보관하면 좋다.
서랍장 정리가 중요한 이유
일을 못하는 사람은 정리 정돈에 취약한 경우가 많다. 본인 업무가 머릿 속에 잘 정리되지 않다 보니 뭐가 필요한 자료이고 아니고 잘 구분하지 못한다. 무조건 쌓아 놓거나 무조건 버리거나 하는 경우가 많다.
정리를 하다보면 내가 어떤 업무를 했는지 머리 속에 히스토리를 그릴 수 있고, 체계적으로 정리하면서 생각을 정리하는 훈련도 할 수 있다. 별 것 아닌 정리 작업이지만 여기서 많은 것을 배울 수 있다.
직장상사가 자료를 찾을 때, 누가 사무용품이 필요하다고 발을 동동 구를 때 빨리 주면 좋은 이미지를 줄 수 있다. 티끌 모아 태산이라고 이런 모습 하나가 쌓여서 내 평판을 만드는 것이다.
