다이어리 정리, 이렇게 해보세요~
회사에서 정리정돈 방법
고등학교 때 다이어리 서로 써주기가 친구들 사이에 유행이었던 적이 있었다. 다이어리 속지를 한 장 꺼내주면서 서로 메시지를 적어서 주고 받으며 흐뭇해하던게 기억난다. 그 때 다이어리는 지금도 소중하게 보관하고 있다.
다이어리는 친구들 간에는 추억을 싣기도 하고, 직장에서는 업무를 효과적으로 수행하는데 도움을 주는 소중한 아이템이다.
많은 분들이 다이어리를 활용하고 있지만, 어떻게 쓰면 효과적으로 사용할 수 있는지 잘 모르고 있다.
다이어리, 언제 주로 쓰는가?
많은 회사들은 연말이 되면 직원들에게 다이어리를 지급한다. 다이어리를 적극적으로 사용하는 사람들도 있고, 디지털 세대답게 요즘은 종이 다이어리 대신 모바일 앱을 이용하는 경우도 많다.
다이어리 사용빈도에는 개인차가 있겠지만 여전히 다이어리는 직장인 필수 아이템이다.
임원이나 팀장이 부를 때 몸만 쪼르르 달려갈 수는 없고 받아적기 위해 다이어리가 필요하기 때문이다. 급한 전화가 왔을 때 연락처를 받아적기 위해서도 다이어리가 필요하다.
그 외 잡다한 업무지시사항, 회의 때 중요 정보를 기록하는데 다이어리는 유용하게 쓰인다.
다이어리, 어떻게 정리하면 좋을까?
가장 좋은 방법은 섹션을 구분하는 것이다. 특히 한 번 정리해놓지 않으면 기억에서 사라지기 쉽고 찾기도 힘든 연락처나, 계정 정보들을 관리하는데 섹션은 유용하다.
섹션은 다음과 같이 구분하면 좋다.
1. 목차
어떤 순서로 정리하였는지 적는 것이다. 목차는 꼭 필요한 것은 아니지만 어떤 내용을 쓸 때 어디에 기록하면 좋을지 잘 보이게 하는 역할을 한다.
2. 회의록
회의에 참석했을 때 주요 내용을 정리하는 것이다. 이것저것 정신없이 적었다면 그 중 핵심 몇 가지만 따로 요약해서 정리해 놓자. 만약에 클로버 노트 같은 녹음앱을 사용한다면 그 파일명을 기록하고 핵심만 적으면 관리하기 쉽다.
2월 4일(화) 교육훈련비 예산 배부 회의
-우리팀: 25년 교육비 예산 증액 요청
-인사팀: 전년 대비 10퍼센트 이상 증액은 불가능
결론: 20퍼센트 인상이 필요한 구체적인 근거 보고서 작성 후 재무회계팀 전무님 타당성 검토 결재까지 받을 것
3. 인수인계 받은 사항
어떤 업무를 처음 시작할 때 전임자에게 인수인계 받은 사항이 있으면 기록하자. 메뉴얼 형태로 받으면 좋지만 그런 메뉴얼이 없다면 절차를 작성하자.
펜으로만 작성하면 놓치는 부분이 생기기에 녹음을 같이 해서 놓친 부분을 메꾸자.
실제 일을 혼자서 해보고 스스로 느낀 점은 같이 기록하면 좋다.
[영업정보시스템 입력방법 인수인계]
- 전임자 : 해외영업1팀 OOO 과장
- 주요내용 : 인트라넷 내 위치, 실적 계산방법, 수작업으로 해야하는 예외 케이스, 결재라인, 내가 해보니 틀리기 쉬운 부분
4. 오늘 할 일
오늘 할 일을 적자. 수시로 추가되는 일을 적고 진행상황, 마감시한을 같이 기록하자. 이 부분은 다이어리 말고 엑셀을 활용해도 좋다.
2/4 할 일
- 영업정책 수립 보고서 초안 작성 (10시~12시) 완료
- 예산담당자 회의 (13시~13시30분) 완료
- 신임팀장 리스트 기획팀에 송부(14시까지) 진행 중
5. 계정 정보
회사 인트라넷 외에도 다양한 사이트에 접속해야 할 일이 생긴다. 기록해 놓지 않으면 아이디나 비번이 생각나지 않는 법이다.
[월간 HR 인사이트 계정]
- 아이디 : Hasin
- 비번 : a12345
[영업지원시스템 계정]
- 아이디: Blueberry
- 비번 : angel123
6. 담당자 정보
이 업무는 누가 수행하는지, 연락처나 이메일 주소는 어떻게 되는지 기록하자. 일일이 명함 찾지 않아도 되고 쉽게 찾을 수 있다.
- Zoom 계정 담당자: OOO 프로(010-1111-2222)
- 영업지원시스템 담당자: OOO 대리(010-3333-4444)
- 회사 렌터카 담당자: OOO주임 (010-5555-6666)
7. 업무 프로세스 정리
복잡한 업무의 경우, 시간이 지나면 기억나지 않게 된다. 분기별, 연 단위로 진행되는 업무 역시 기억이 가물가물해지게 된다. 이런 업무는 프로세스를 기록하자.
[1분기 예산 신청방법]
1) PLAN 사이트에 접속한다.
2) 지난 분기 결재를 복사해온다.
3) 금액을 업데이트 한 후 상무님까지 결재자 지정하고 기획팀 참조로 넣는다.
8. 비용
법인카드로 쓴 비용들을 정산할 때 내가 이 금액을 왜 썼는지 기억나지 않는 경우가 많다. 이런 일을 막기 위해서는 비용정리가 필요하다. 회사를 위해서 쓴 돈인데 못 돌려받으면 억울하지 않겠는가?
[1월 법인카드 사용 리스트]
- 1월 3일 : 포스트잇 구매 (2,000원)
- 1월 7일 : 팀 다과 구매 (34,000원)
- 1월 20일 : 부서 점심식사 (84,000원)
- 1월 27일 : 부서 석식 (170,000원)
9. 기타
일하다가 떠오른 생각, 보고서 작성을 위해 끄적거린 많은 정보, 전화왔을 때 받아적기 등등..편하게 글을 쓰는 용도로 활용하자.
마무리하며
다이어리는 아날로그 시대의 전유물이고 지금은 한물 간 아이템으로 생각하기 쉽다. 그러나 회사 정보를 한 권의 책에 체계적으로 기록해 놓으면 이것처럼 편하고 유용한 자료가 없다.
내 스타일에 따라 다이어리 대신 앱이나 MS 프로그램을 쓰더라도 회의록, 오늘 할 일, 비용 등의 정보는 체계적으로 관리하자.
기록되지 않은 것은 기억되지 않는다
